Создание пользователя вашей системы
В этом разделе вы узнаете:
- Как создать сотрудника: пример создания Сервисного инженера и Начальника сервисной службы;
- Как перевести Сотрудника в Заказчики;
- Как повторно отправить сотруднику приглашение для регистрации.
В системе HubEx существует два типа пользователей: Сотрудники и Заказчики.
Сотрудники – пользователи, которые могут создавать и выполнять Заявки. Сотрудники являются лицензируемыми пользователями системы. Для Сотрудников доступно web- и мобильное приложение исполнителя. Сотрудником может являться диспетчер вашей организации, который создает заявки в web-приложении, руководитель вашей организации (например, Начальник сервисной службы), исполнитель (например, Сервисный инженер).
Заказчик - пользователь, который может создавать Заявки в мобильном приложении заказчика. Заказчик привязывается к компании-заказчику. Подробнее читайте в статье: Создание заказчика.
Для Сотрудников доступно web- и мобильное приложение HubEx исполнитель, которое можно скачать для Android или для iOS.
Войти в приложение пользователь сможет только после создания его в системе и подтверждения регистрации по телефону или почте.
Прочтите подробную статью ниже или начните знакомство с темой с обучающего видеоролика Как создать нового пользователя в Hubex.
Пример создания Сервисного инженера и Начальника сервисной службы
Создать нового пользователя можно в меню Пользователи - Сотрудники по кнопке Добавить сотрудника. Форма создания нового сотрудника состоит из нескольких вкладок: Общее, Квалификация, Трудоустройство. На вкладке Общее обязательными для заполнения являются следующие поля:
- Фамилия;
- Имя;
- Телефон или Электронная почта: телефон или электронная почта будет являться логином. После создания и сохранения карточки Сотрудника на указанный телефон/электронную почту придет сообщение/письмо с подтверждением регистрации и созданием пароля;
- Мобильный сотрудник: эта функция разрешает сотруднику участвовать в
автоматическом распределении на Заявку и указывать его, как исполнителя уже выполненных работ.
Автоматическое распределение сотрудников настраивается с помощью специальных правил в консоли администрирования (по видам работ, графику работ и тд) и позволяет системе HubEx автоматически подбирать подходящих на Заявку специалистов. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
Также включенная настройка Мобильный сотрудник позволяет исполнителю участвовать в получении оценок и подсчете итогового рейтинга. Подробнее читайте в статье: Оценка заявок и рейтинг сотрудников.
- Включение настройки Отслеживать местоположение сотрудника позволит отслеживать пользователя на карте и назначать Заявки на ближайшего сотрудника;
- Роль - это набор прав и полномочий, которые определяют уровень доступа к функционалу системы. Создать и настроить Роль можно в консоли администратора.
Подробнее читайте в статье Настройка ролей.
Для сервисного инженера роль будет Сервисный специалист, для начальника - Начальник Сервисной Службы.
Роль Начальника Сервисной Службы предоставляет больше прав для работы с системой: по умолчанию для этой роли доступны переходы Заявки по различным стадиям, просмотр абсолютно всех Заявок и т.д. Сервисный специалист по умолчанию может принимать и выполнять Заявку, видеть только назначенные на него Заявки и т.д.
На вкладке Квалификация указываются:
- Ставка для клиента - это стоимость работы исполнителя за 1 час. Ставка используется при подсчете итоговой стоимости работ по Заявке при формировании Акта выполненных работ. Ставка может изменяться вручную при заполнении Выполненных работ в Заявке. При расчете итоговой стоимости ставка умножается на количество часов, потраченных на выполнение работы. Подробнее читайте в статье: Акт выполненных работ.
- Участок - классификация Объектов, Типов заявок, Сотрудников, Заказчиков по различным критериям: географическим, функциональным и т.д.
С помощью настройки Ролей по Участкам можно разграничить доступ Сотрудников и Заказчиков к работе с определенными Объектами и Типами заявок.
Например, можно создать участок «Электрооборудование» и отнести к нему все подходящие объекты. Далее создать тип заявки, например, «Ремонт электрооборудования», который будет иметь специфический жизненный цикл, и указать у него участок «Электрооборудование». Затем указать у сотрудника тот же участок. Таким образом, этот сотрудник сможет создавать заявки с типом «Ремонт электрооборудования» и выбирать объекты только по участку «Электрооборудования».
Для Cотрудника, Объекта, Заказчика и Типа заявки можно указать несколько Участков. Участки создаются и настраиваются в консоли администратора. Подробнее читайте в статьях: Настройка участков, Настройка ролей. - Виды работ - специфический вид деятельности (услуг), который может выполняться Сотрудником и быть направлен на Объект. Например, ваш Сотрудник квалифицируется на
Монтаже оборудования и (или) Ремонте. Виды работ в карточке Сотрудника можно использовать для настройки правила автоназначения на Заявки. Система будет подбирать исполнителя по совпадению Вида работ в карточке Сотрудника и выбранного Вида работ в Заявке. Подробнее читайте в статье: Правила выбора исполнителя. Чтобы в Заявке выбрать определенный Вид работ, необходимо сначала указать Виды работ в карточке этого Объекта.
Новый Вид работ можно создать в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Виды работ.
- Навыки - дополнительные, особые умения, необходимые для выполнения определенной работы. С помощью Навыков в системе можно настроить точное автораспределение сотрудников на Заявки. Навыки создаются в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Навыки.
- Доступные склады указываются для того, чтобы при заполнении Выполненных работ в Заявке можно было указать материалы, потраченные в ходе выполнения. Подробнее читайте в статье: Загрузка материалов и создание складов.
На вкладке Трудоустройство в разделе Компания необходимо указать:
- Компанию, в которой работает Сотрудник;
- Должность в свободной форме;
- Табельный номер - не обязателен для заполнения.
Также на вкладке Трудоустройство вы можете указать График работы. Он поможет учитывать рабочее время специалиста при назначении на Заявки. График работы можно учесть при настройке автоматического назначения исполнителей. Подробнее читайте в статьях: График работы исполнителей, Правила автоназначения исполнителя.
После внесения всей необходимой информации не забудьте сохранить пользователя.
Обратите внимание на реквизит Бан пользователя. Он появляется после сохранения данных о новом Сотруднике напротив его имени. Бан используется в случае увольнения сотрудника, чтобы запретить ему доступ в систему. Удалить пользователя на совсем из системы нельзя. Подробнее читайте в статье: Почему нельзя удалить объекты/сотрудников/заявки и т.д. навсегда?
Перед началом работы в мобильном приложении пользователю нужно подтвердить использование геолокации. Геолокация позволит увидеть Сотрудника в меню Карты - Карта и отслеживать его перемещение.
Перевод Сотрудника в Заказчики
Если вы случайно создали Сотрудника вместо Заказчика, тип Пользователя можно изменить. Сделать это необходимо, так как права Заказчика и Сотрудника различаются. Например, отсканировав QR-код, пользователь с типом Сотрудник может увидеть больше данных, чем нужно.
Откройте карточку Сотрудника и нажмите на Контекстное меню (3 точки), которое находится в правом верхнем углу. В этом меню выберите пункт Перевести к заказчикам.
Нажмите кнопку Подтвердить в появившемся диалоговом окне.
При переводе пользователя из Сотрудников в Заказчики его Роль необходимо изменить вручную, если это необходимо.
Повторная отправка приглашения для регистрации
Если после ввода телефона/электронной почты при заполнении и сохранении новой карточки Сотрудника, на указанный телефон/электронный адрес приглашение так и не пришло, то можно отправить его повторно.
В карточке Сотрудника или в общем списке всех Сотрудников нажмите на контекстное меню (три точки) и выберите пункт Отправить приглашение повторно.
Для ускорения процесса добавления Сотрудников в систему HubEx можно использовать функцию Импорта.
Для выгрузки данных по Сотрудникам из системы HubEx можно воспользоваться функцией Экспорта.