Интеграция с Telegram

В этом разделе вы научитесь:

• Настраивать интеграцию с Telegram;
• Подавать Заявки через Telegram-бота;
• Устанавливать аватарку для Telegram-бота.

Процесс подачи Заявок через Telegram (Телеграм) - простой и эффективный способ решения задач ваших заказчиков.

Telegram (Телеграм) - самая популярная платформа для обмена сообщениями. Поэтому автообработка заявок обладает рядом преимуществ:

• пользователи легко смогут подавать Заявки через Telegram-бота и быть в курсе прогресса выполнения этих Заявок;
• интеграция поможет снизить нагрузку на персонал, например, диспетчеров, которые принимают Заявки по другим каналам связи;
• для многих пользователей Telegram понятная, простая для пользования платформа, которой они пользуются ежедневно.

Прочтите подробную статью ниже или начните знакомство с темой с обучающего видеоролика Интеграция с Telegram.

Настройка интеграции с Telegram

Подключение Telegram к HubEx реализуется с помощью подключения Telegram-бота. Заявки будут отправляться пользователями в чат с ботом и создаваться в HubEx.

Создать можно один или несколько Telegram-ботов, которые смогут добавить себе в Telegram ваши заказчики (для разных Типов заявок и разных Критичностей).

Для настройки интеграции с Telegram перейдите в консоль администратора в меню Интеграция - Приложения - Telegram и нажмите кнопку Создать связку Telegram.

В открывшемся окошке вверху приведена подробная инструкция создания Telegram-бота (инструкция открывается и скрывается при нажатии на строку Как создать Telegram-бота):

• откройте Telegram и по поиску найдите бота @BotFather (это главный бот в Telegram, с помощью которого можно зарегистрировать свой бот);

• в диалоге с @BotFather нажмите команду Запустить (Start).

  Обратите внимание! Исходящие команды для @BotFather отправляются на английском языке. Входящие ответы от @BotFather также приходят на английском языке.


• затем введите команду /newbot для создания нового бота;

• введите название для бота, например, Бот для сбора заявок по ремонту. Название для бота можно написать как на русском, так и на английском языке;

• введите никнейм (пользовательское наименование) для бота обязательно на английском языке, чтобы его было легко найти вашим заказчикам (пользователям): имя может состоять из названия вашей компании, аббревиатуры и т.д. Например, для компании Сервис "Газ и Автоматизация" можно назвать бот SGA_Service_Bot;

  Обратите внимание! Никнейм для бота обязательно должен заканчиваться словом bot.

• в ответ вы получите сообщение об успешной регистрации бота. В сообщении будет ссылка на ваш бот. Этой ссылкой вы можете делиться со своими заказчиками и пользователями, именно в этот бот нужно будет отправлять заявки;
• также в сообщении будет указан API Token - это ключ для привязки бота к HubEx, который нужно скопировать и указать в настройках связки в HubEx.

Вернемся в HubEx в настройку связки:

• в поле Название связки укажите наименование, например, оно может быть таким же, как и название Telegram-бота (Бот для сбора заявок по ремонту);
• в поле Telegram токен вставьте скопированный API Token, который прислал в последнем сообщении @BotFather;
• в поле Тип заявки и Критичность выберите параметры, с которыми будут создаваться все Заявки поступающие из Telegram-бота. Вы можете создать разных ботов для обработки разных Типов заявок и с разным уровнем Критичности, если это необходимо;
• далее необходимо заполнить блок Ответы Telegram-бота - это автоматические сообщения, которые будут отправляться заказчикам (пользователям):
  1. Приветственное сообщение для запроса номера телефона: вы можете оставить шаблонный текст сообщения, а можете изменить его, но смысл сообщения должен сохраниться. Пользователь должен будет в ответ на это сообщение ввести свой номер телефона.

     Номер телефона пользователя необходимо получить для проверки его регистрации в HubEx: если пользователь с таким номером существует в HubEx, то Заявка будет создаваться от имени существующего пользователя (пользователя, который уже создан в меню HubEx Пользователи - Заказчики), если такого пользователя нет, то будет создан новый пользователь (пользователь будет создан в меню HubEx Пользователи - Заказчики, данные ФИО будут заполняться согласно тем, что указаны у этого пользователя в его Telegram).

     После отправки своего номера телефона пользователь сможет написать сообщение, на основании которого будет создана Заявка в HubEx.

  2. Сообщение об успешности создании заявки: здесь также можно оставить шаблон сообщения, а можно ввести свой текст, который придет пользователю в чат с Telegram-ботом после создания Заявки;
  3. Сообщение о закрытии заявки: здесь также можно оставить шаблон сообщения, а можно ввести свой текст, который будет отправлен пользователю в чат с Telegram-ботом после закрытия Заявки.
• после заполнения всех полей необходимо нажать кнопку Сохранить.

В общем списке будут располагаться все подключенные боты. Включать и выключать связку можно с помощью переключателя: положение вправо - связка подключена, положение влево - связка выключена и Заявки не принимаются.

Подача Заявок через Telegram-бота

Теперь разберем, как подавать Заявки через бота, и посмотрим, как они будут создаваться в HubEx.

Обратите внимание! Подавать Заявки можно как через web-версию Telegram, так и через мобильную версию Telegram. В рамках текущей статьи будет рассмотрена подача Заявок через web-версию Telegram. Отличий от мобильной версии нет.

1. Откройте Telegram и найдите в списке чатов Telegram-бот, созданный ранее в рамках текущей инструкции. Найти бота можно по ссылке или по никнейму бота, который задали при генерации бота.

   При первом обращении через бота нужно нажать кнопку Запустить (или Начать, или Start).

   

2. Перед подачей заявки пользователь получит приветственное сообщение с просьбой оставить номер телефона. Для этого необходимо нажать кнопку Поделиться контактом (или Предоставить номер телефона), тогда автоматически будет отправлен номер телефона, с которого пользователь обращается через Telegram.

   Номер телефона необходимо передать для проверки регистрации в HubEx: если пользователь с таким номером существует в HubEx, то Заявка будет создаваться от имени существующего пользователя (пользователя, который уже создан в меню HubEx Пользователи - Заказчики или Пользователи - Сотрудники), если такого пользователя нет, то будет создан новый пользователь (данные ФИО будут заполняться согласно тем, что указаны у этого пользователя в его Telegram).

   
   

   Предоставленный по кнопке контакт отобразится, как отправленное сообщение.

   

3. Далее нужно написать сообщение, которое будет преобразовано в Заявку в HubEx. Рекомендуем в обращении указать наименование компании-заказчика, по возможности - наименование объекта и описать ситуацию, которую необходимо разрешить. Вся введенная в сообщении информация заполнится в Заявку в HubEx в поле Описание заявки.

   После отправки сообщения с информацией по заявке, пользователю в Telegram придет сообщение-подтверждение о том, что заявка принята (Спасибо, заявка принята!).

   

   Заявка в HubEx будет создана по введенному сообщению с незаполненными полями Заказчик, Объект, Вид работ и т.д., автоматически заполняются только поля Тип заявки, Критичность, Описание заявки и Инициатор. Сотрудник вашей компании (например, диспетчер) должен будет обработать такие Заявки в web-приложении HubEx и заполнить недостающие поля самостоятельно. Обратите внимание! У созданной Заявки нельзя изменить Тип заявки, но можно изменить Критичность.

   Также в поле Метод подачи заявки будет указано значение Телеграм, а в поле Инициатор заявки указано ФИО пользователя, подавшего заявку через Telegram-бота.

   

4. Диспетчер или исполнитель могут ответить в web-версии HubEx или в мобильном приложении HubEx исполнитель в чате с заказчиком и уточнить детали по Заявке. Такой ответ придет пользователю, подавшему заявку через Telegram-бот, как ответ бота. Таким образом, пользователь (заказчик) сможет общаться с сотрудником вашей компании, уточнять детали по Заявке и получать информацию о ходе ее выполнения;
   
   

5. После сообщения-подтверждения от бота (Спасибо, заявка принята!) все следующие сообщения пользователя (заказчика) в Telegram-бот будут отображаться в HubEx как сообщения в чате с заказчиком по созданной Заявке. Сообщения будут приходить в чат до момента закрытия Заявки.

   Обратите внимание! Нельзя создать две активных Заявки подряд!

   
   

6. Когда Заявку переводят на стадию Закрыта, то в Telegram-бот уходит сообщение о закрытии заявки (Ваша заявка успешно выполнена! Чтобы подать новую заявку отправьте сообщение в чат.).
   

7. Следующее сообщение после закрытия Заявки будет создавать новую Заявку в HubEx.
   
   

8. Файлы, прикрепленные при подаче Заявки через Telegram-бот будут отображаться в самой Заявке и в чате с заказчиком. Если ваш сотрудник (диспетчер) при ответе клиенту в чате с заказчиком приложил файл, то это вложение также отобразится для заказчика, как ответ от Telegram-бота.
   
   

   Чтобы отправить файл в чат с ботом, нажмите на значок скрепки слева от строки сообщения. В появившемся окошке выберите файл. В мобильной версии прикрепление файлов происходит также по щелчку на значок скрепки и выбору файлов из мобильной галереи.

   
   

Повторим еще раз основные моменты при подаче Заявок через Telegram-бота:

• при отправке пользователем первого сообщения (после передачи номера телефона) автоматически в HubEx создается новая Заявка с Типом заявки и Критичностью, указанными в настройках связки;
• следующие сообщения пользователя в Telegram-бот будут отображаться в HubEx как сообщения в чате с заказчиком по созданной Заявке. Сообщения будут приходить в чат до момента закрытия Заявки. Следующее сообщение после закрытия Заявки будет создавать новую Заявку в HubEx;
• новая Заявка может быть создана через Telegram-бот только тогда, когда предыдущая Заявка была закрыта и пользователь получил сообщение о закрытии заявки (Ваша заявка успешно выполнена! Чтобы подать новую заявку отправьте сообщение в чат.);
• сотрудник в web-приложении HubEx может ответить в чате с заказчиком, такой ответ придет пользователю, подавшему заявку через Telegram-бот, как ответ бота. Таким образом, пользователь (заказчик) сможет общаться с сотрудником вашей компании, уточнять детали по Заявке и получать информацию о ходе ее выполнения;
• Заявка в HubEx создается с незаполненными полями Заказчик, Объект, Вид работ и т.д., автоматически заполняются только поля Тип заявки, Критичность, Описание заявки и Инициатор. Сотрудник вашей компании (например, диспетчер) обрабатывает такие Заявки в web-приложении HubEx и заполняет недостающие поля самостоятельно. Обратите внимание! У созданной Заявки нельзя изменить Тип заявки, но можно изменить Критичность;
• файлы, прикрепленные при подаче Заявки через Telegram-бот будут отображаться в самой Заявке и в чате с заказчиком. Если ваш сотрудник (диспетчер) при ответе клиенту в чате с заказчиком приложил файл, то это вложение также отобразится для заказчика, как ответ от Telegram-бота.

Установка аватарки для Telegram-бота

Для своего Telegram-бота, который вы создали в рамках первого пункта текущей инструкции, можно установить аватарку. Аватарка будет также отличать ваш бот среди чатов в Телеграм.

Чтобы установить аватарку для бота, выполните следующие действия:

• откройте Telegram, перейдите в диалог с ботом, которого создали для сбора Заявок (в нашей инструкции это Бот для сбора заявок по ремонту);
• нажмите на контекстное меню (три точки) в верхнем правом углу и выберите команду Manage bot;

• щелкните по значку с фотоаппаратом (слева от наименования);

• нажмите на пункт меню Выбрать фотографию;

• в открывшемся диалоговом окне выберите ваш логотип (в диалоговом окне вы выбираете логотип из файловой системы вашего компьютера);


Обратите внимание! Telegram обрезает аватарки по форме круга, поэтому лучше использовать логотипы квадратного формата (.jpg, .png).

• в окне редактирования вы можете подвигать рамку для выбора и затем нажать кнопку Установить фотографию;

• в окошке редактирования бота проверьте, что логотип установился и нажмите кнопку Сохранить.


Таким образом, можно установить ваш логотип в качестве аватарки для бота.

---

• Перейти в меню