Создание шаблона заявки, подача заявки по QR-коду

В этом разделе вы узнаете:

Как создать шаблон заявки и QR-код;
Как посмотреть паспорт объекта и подать заявку в мобильном приложении исполнителя и заказчика;
Как настроить Роли для доступа к паспорту объекта;
Как экспортировать QR-коды;
Как использовать QR-коды для подтверждения пребывания на объекте.

Шаблон заявки – образец Заявки с заполненными основными полями: Тип заявки, Объект, Заказчик, Вид работ, Критичность, Описание заявки, Исполнитель. Шаблон заявки привязывается к объекту (оборудованию) с помощью QR-кода. Шаблон используется при создании заявок с помощью сканирования QR-кода в мобильных приложениях исполнителя и заказчика, а также для подачи заявок пользователями, незарегистрированными в системе (любой человек с мобильным устройством может отсканировать QR-код через приложение сканера штрихкодов и оставить заявку).

Также шаблон заявки необходим для настройки интеграции HubEx с электронной почтой. Подробнее читайте в статье: Интеграция по электронной почте, подача заявок по электронной почте.

Паспорт объекта – это данные Объекта|Оборудования, которые отражаются в мобильном приложении исполнителя или заказчика при сканировании QR-кода по кнопке Подача заявки (на главном экране в правом нижнем углу). Если шаблон заявки по объекту является публичным, то паспорт объекта (неполный паспорт) будет доступен при сканировании QR-кода в любом приложении со сканером QR-кодов.

Обратите внимание! Если вы не привяжете QR-код к Объекту, при сканировании такого QR-кода паспорт объекта будет пустой.

Мобильное приложение HubEx исполнитель вы можете скачать для Android или для iOS.

Мобильное приложение HubEx заказчик вы можете скачать также для Android или для iOS.

Пример создания QR-кода и подачи Заявки через приложение вы можете посмотреть в нашем обучающем видеоролике.

Cоздание шаблона заявки и QR-кода

Создать QR-код и шаблон заявки можно в web-приложении двумя способами:

В карточке Объекта на вкладке QR-коды по кнопке Маркировать. Этот вариант перекинет вас в форму создания шаблона заявки из пункта 2.
После создания QR-код будет отображаться в карточке Объекта на вкладке QR-коды.
В меню Заявки - Маркировка по кнопке Создать QR-код. На форме шаблона заполните основные поля:
- Описание QR-кода можно внести согласно наименованию объекта;
- флажок Опубликовать отвечает за доступность паспорта объекта для незарегистрированных пользователей: если флажок установлен, то любой человек сможет увидеть при сканировании QR-кода паспорт объекта (неполный паспорт), в противном случае только зарегистрированные пользователи смогут просмотреть паспорт. Если этот флажок установлен и указано Приглашение (поле внизу формы), то незарегистрированные ранее пользователи смогут подать заявку по данному шаблону и пройти регистрацию в HubEx;
- Разрешить подачу заявки из Web: установленный флажок означает, что незарегистрированный пользователь при сканировании QR-кода с помощью любого сканера кодов на мобильном устройстве сможет открыть паспорт объекта в мобильном браузере и подать Заявку (появится кнопка Подать заявку);
- Тип заявки - если используете разные Типы заявок, укажите самый востребованный, при подаче Заявки его можно изменить;
- в поле Заказчик укажите компанию-владельца выбранного Объекта;
- в поле Объект|Оборудование укажите тот объект или оборудование, к которому хотите присвоить (распечатать и наклеить) QR-код;
- в поле Вид работ укажите самый основной или популярный вариант, если их на объекте несколько. Выбор Вида работ осуществляется из тех, что установлены в карточке Объекта. Вид работ при подаче заявки можно будет изменить;
- Критичность и Описание заявки заполняется на усмотрение, эти поля также можно будет менять при подаче Заявки;
- Приглашение указывается для того, чтобы потенциальный пользователь смог зарегистрироваться в HubEx и в дальнейшем отслеживать через приложение заказчика историю заявок и подавать новые. Приглашение можно создать в меню Пользователи - Приглашение. В качестве Роли можно выбрать, например, Заказчика (с этой ролью будет создан новый пользователь), подробнее читайте в статье: Настройка ролей. В поле Участок вы можете указать конкретный Участок (если у вас будут разные приглашения по участкам) или указать все. Подробнее читайте в статье: Подача заявок по QR-коду без приложения, самостоятельная регистрация нового пользователя.
После заполнения всех полей нажмите кнопку Сохранить. После сохранения будет сгенерирован QR-код. QR-код будет также отображаться в карточке указанного Объекта на вкладке QR-коды.

По нажатию на кнопку Скачать QR-код, QR-код будет сохранен в папку загрузок на вашем компьютере. Вы можете открыть его и распечатать.

Обратите внимание! После сохранения на форме появляется поле Код шаблона - это поле отвечает за связь между шаблоном заявки и шаблоном объекта.

Рассмотрим еще один способ, в результате которого, шаблон заявки создается автоматически.

Если у вас уже есть QR-код, наклеенный на объект (оборудование) и неиспользованный ранее в HubEx, то при привязке его к объекту автоматически будет создан шаблон заявки. В дальнейшем при сканировании такого кода вы также сможете подать Заявку. Подробно о привязке существующего QR-кода читайте в статье: Создание шаблона оборудования, приемка и маркировка по QR-коду.

Шаблон заявки будет создан там же в меню Заявки - Маркировка. Но он будет не опубликован и в нем не будут заполнены поля Тип заявки, Вид работ, Приглашение и разрешение на подачу Заявки. Вы можете дозаполнить шаблон и сохранить его.

Паспорт объекта и подача заявки в мобильном приложении исполнителя и заказчика

Паспорт объекта - это данные объекта (оборудования), которые отражаются в мобильном приложении HubEx исполнитель и HubEx заказчик при сканировании QR-кода по кнопке подачи заявки (на главном экране в правом нижнем углу). Также паспорт объекта отображается при сканировании QR-кода через камеру телефона незарегистрированными в системе пользователями (без использования мобильных приложений HubEx, паспорт открывается в мобильном браузере). Подробнее читайте в статье: Подача заявок по QR-коду без приложения, самостоятельная регистрация нового пользователя.

Теперь рассмотрим, как использовать созданный выше QR-код в мобильных приложениях HubEx.

Зайдите в мобильное приложение HubEx исполнитель:

Нажмите кнопку подачи заявки;
Перед вами откроется список Объектов, нажмите кнопку подачи заявки по QR-коду в правом нижнем углу;

Отсканируйте QR-код: перед вами откроется паспорт объекта. В нем вы можете просмотреть Историю обслуживания - это перечень всех заявок по объекту. История доступна только в приложении исполнителя;
Для подачи заявки нажмите кнопку Подать заявку и заполните необходимые поля, описание заявки и нажмите кнопку Создать заявку. Подробнее о заполнении полей заявки в мобильном приложении читайте в статье: Создание заявки.

Зайдите в мобильное приложение HubEx заказчик:

Нажмите кнопку подачи заявки;
Перед вами откроется список Объектов, нажмите кнопку подачи заявки по QR-коду в правом нижнем углу;

Отсканируйте QR-код: для приложения заказчика просмотр паспорта объекта не доступен по умолчанию;
Для подачи заявки нажмите кнопку Подать заявку и заполните необходимые поля, нажмите кнопку Создать заявку. Подробнее о заполнении полей заявки в мобильном приложении читайте в статье: Создание заявки.

Настройка Роли для доступа к паспорту объекта

Для того, чтобы паспорт объекта был доступен при сканировании QR-кода необходимо в настройке Роли в разделе Приложения включить настройку Электронный паспорт оборудования.

Настройку необходимо включать также для той Роли, которая указывается в Приглашении для подачи Заявок незарегистрированными пользователями.

Экспорт QR-кодов

Если вы создаете сразу множество QR-кодов для того, чтобы наклеить их на объекты (оборудование), воспользуйтесь экспортом QR-кодов. С помощью экспорта все созданные QR-коды будут скачаны в виде архива (.zip).

Внутри архива вы найдете все созданные вами QR-кода по отдельности.

Использование QR-кодов для подтверждения пребывания на объекте

При работе с Заявкой ваш специалист сможет подтвердить свое нахождение на объекте в мобильном приложении HubEx исполнитель с помощью QR-кодов.

В чем преимущества этого функционала для вашей компании?

Гарантия качественного выполнения задачи.
Предотвращение факта мошенничества, непрофессионального поведения.
Повышение уровня ответственности исполнителей.

Ознакомьтесь с обучающим видеороликом Контроль присутствия сотрудника на объекте. В нем мы на примере показываем, как выглядит подтверждение пребывания по QR-коду. Подробную инструкцию можно прочитать ниже.

Как работает функционал подтверждения пребывания на объекте?

Сотрудник в мобильном приложении HubEx исполнитель при переводе Заявки на стадию В работе должен будет отсканировать QR-код Объекта. Только после этого исполнитель сможет внести выполненные работы и перевести Заявку на следующие стадии (Выполнение и т.д.).

Как создать QR-код описано в текущей статье в разделе Cоздание шаблона заявки и QR-кода.

Настройка подтверждения пребывания на объекте находится в консоли администрирования в меню Настройки заявки - Стадии заявки:

откройте стадию (например, В работе) и в поле Требование выберите пункт Отсканировать QR код объекта;
после внесения изменений нажмите кнопку Сохранить.

Подробнее читайте в статье: Стадии заявки.

В мобильном приложении HubEx исполнитель, когда сотрудник нажмет кнопку перехода на стадию В работе, появится окошко с запросом сканирования QR-кода.

QR-код будет проверяться на соответствие QR-коду из карточки Объекта, выбранного в Заявке.

Если QR-код не совпадет, то сотрудник получит уведомление о том, что QR-код неверный. Если QR-код будет корректным, то будет осуществлен переход на стадию В работе.

Следующие шаги:

Перейти в меню