Как начать работу с HubEx

Для начала работы вам будет выдан именной тенант. Если вы его уже получили, то для того чтобы зайти в систему HubEx вам необходимо установить пароль для вашей учетной записи. Обязательно проверьте ваш почтовый ящик, в который после регистрации придёт письмо для подтверждения вашего аккаунта.

Чтобы облегчить вам работу, мы уже создали в системе вашу компанию, также вы можете увидеть предопределенные Роли для пользователей, Типы заявок и Виды работ.

Для успешного начала работы выполните следующие шаги:

1. Создайте пользователей вашей системы(ваших инженеров, администраторов).

Для создания пользователя необходимо перейти в пункт «Сотрудники» бокового меню. По нажатию на кнопку «Добавить сотрудника» откроется форма создания пользователя.

Создание Начальника Сервисной Службы/Администратора Для создания пользователя с ролью начальника сервисной службы заполните необходимые персональные данные пользователя (необходимо заполнить поля «Фамилия» и «Имя», а также одно из полей «Телефон» или «Электронная почта»), затем присвойте пользователю роль «Начальник сервисной службы».
Создание сервисного инженера Для создания сервисного инженера заполните необходимые персональные данные пользователя (необходимо заполнить поля «Фамилия» и «Имя», а также одно из полей «Телефон» или «Электронная почта»), затем присвойте пользователю роль «Сервисный специалист». Перейдите на вкладку «Квалификация», чтобы указать те области, в которых может работать данный специалист, также при наличии нескольких участков, на которых располагается ваше предприятие, на вкладке «Квалификация» вам необходимо будет указать, на каком из участков работает данный сотрудник. Перейдя же на вкладку «Трудоустройство», вы можете заполнить подробную информацию о работнике, такую как должность, график работы, срок контракта и прочее. После заполнения всей информации не забудьте сохранить пользователя.

2. Создайте компании, которые вы обслуживаете

Для создания компании необходимо перейти в пункт «Компании» бокового меню. По нажатию на кнопку «Добавить компанию» откроется форма создания компании.

Введите данные обслуживаемой компании.

После того как вы проверили введенную информацию, нажмите кнопку “Сохранить”.

3. Заведите оборудование обслуживаемых вами компаний в систему

Для добавления обслуживаемого оборудования необходимо перейти в пункт «Объекты» бокового меню. По нажатию на кнопку «Создать объект» откроется форма создания оборудования. При создании нового оборудования Вы можете увидеть галочку «Разрешить подавать заявки по этому объекту» в таком случае, вы сможете подавать заявки по этому оборудованию, однако, если вы хотите добавить в систему объект, который в данный момент не обслуживаете или который нуждается в дальнейшем редактировании, а позже при необходимости вы можете опубликовать это оборудование, сделав его доступным. Это позволит вам оптимизировать список объектов и рассматривать как те объекты, которые уже обслуживаются, так и те по которым вы еще не проводите работы.

Заполните все необходимые данные объекта.

В поле «Компания» выберите, какой компании принадлежит обслуживаемое вашей сервисной службой оборудование. Выбор осуществляется из списка созданных вами компаний.

В поле «Участок» выберите, к какому участку принадлежит оборудование. Объект может принадлежать к нескольким участкам одновременно.

При создании нового объекта во вкладке контакты вы можете указать контактную информацию ответственного за объект человека, например охранника или вахтёра. Также при необходимости, вы можете ввести дополнительные контакты, такие как почта или доп. номер телефона, чтобы было можно было удобнее связаться с ответственным по оборудованию.

На вкладке «Обслуживание» доступен выбор необходимых видов работ по данному оборудованию, даты окончания гарантии, а также возможность добавить чек-лист по объекту.

4. Создание заказчика

Для создания заказчика перейдите в пункт «Сотрудники» бокового меню, откройте форму создания пользователя, в пункте «Тип» выберите «Заказчик» и добавьте роль «Заказчик». Выберите одну или несколько компаний, представляемых данным пользователем. Заполните необходимые персональные данные заказчика.

5. Создание заявки

Создание заявки на WEB-сайте. Для создания заявки на обслуживание оборудования необходимо перейти в пункт «Заявки» бокового меню. Здесь будут перечислены поданные в вашу сервисную компанию заявки. По нажатию на кнопку «Создать заявку» откроется форма создания заявки.

Укажите объект, по которому необходимо обслуживание, адрес, опишите проблему, выберите критичность работы, прикрепите необходимые документы, заполните остальные поля. На вкладке «Дополнительно» укажите необходимые контактные данные по заявке.

Создание заявки в мобильном приложении. Чтобы создать заявку в мобильном приложении необходимо нажать на кнопку подачи заявки

Отсканируйте QR-код, привязанный к объекту, по которому необходимо обслуживание. В форме создания заявки введите описание проблемы, прикрепите дополнительные файлы. При необходимости вы можете нажать на кнопку «Показать дополнительные поля», чтобы указать адрес, телефон и др. Далее нажмите «Создать заявку».

6. Переход заявки по стадиям

Заявка обладает несколькими стадиями выполнения, настраиваемыми отдельно для каждой сервисной компании администратором. Различные стадии необходимы для отображения прогресса выполнения заявки. Стадия заявки отображается в списке заявок. Для перевода заявки по стадиям, перейдите в список заявок через боковое меню, выберите необходимую заявку, затем в пункте «Перейти на стадию» выберите стадию, на которую требуется перевести данную заявку. Сохраните.

7. Прикрепление выполненных работ в WEB и мобильном приложении

Добавление выполненных работ по заявке необходимо для отслеживания и подтверждения выполнения необходимых работ, согласования с требованиями заказчика и т.д.

Для прикрепления подтверждения выполнения работ по заявке выберите заявку из списка, перейдите на вкладку «Выполнение», нажмите «Добавить работу». В открытой форме выполненной работы заполните необходимые поля, добавьте фотографии.

8. Шаблоны оборудования + маркировка

Шаблоны оборудования необходимы для упрощения процесса добавления нового типового оборудования.

1) Cоздание шаблона в WEB-приложении

Перейдите в пункт «Объекты» бокового меню, на вкладку «Шаблоны оборудования». Нажмите кнопку «Создать шаблон». На странице создания шаблона оборудования заполните необходимые поля, а затем сохраните.

2) Маркировка оборудования через Мобильное приложение для инженера HubEx

Перейдите в пункт «Приемка и маркировка» бокового меню мобильного приложения инженера. Отсканировав QR-код, произойдет переход на экран маркировки, чтобы связать ваш QR код с этим оборудованием.

Выбрав пункт «Новое оборудование», отобразится список шаблонов оборудования. Выберите один из созданных ранее шаблонов оборудования, чтобы создать новое оборудование с использованием информации из шаблона. По нажатию на «Продолжить без шаблона» отобразится форма создания нового оборудования с незаполненными полями.

Если же при сканировании QR кода, вы не хотите маркировать ваше оборудование, а просто добавить новое оборудование в систему, то нажмите на кнопку «Продолжить без маркировки», тогда на экране вашего смартфона отобразится список шаблонов для создания нового оборудования, а также возможность продолжения без шаблона.

3) Публикация объекта после маркировки

Для создания заявок на обслуживание объектов, которые были созданы по шаблону, необходимо сначала опубликовать новый объект. Для того, чтобы найти объекты, созданные с помощью маркировки или еще неопубликованные, на вкладке «Объекты» есть специальный фильтр «Доступность объектов», который может отобразить как объекты по которым Вы уже разрешили подавать заявки, так и те по которым вы только планируете разрешить подавать заявки впоследствии. фильтр.png Чтобы опубликовать оборудование, откройте страницу оборудования и нажмите на кнопку «…», после чего в выпадающем меню выберите пункт «Опубликовать». опубликовать.png

9. Шаблоны заявок и паспорт объекта

Для быстрой подачи заявки на обслуживание конкретного оборудования имеется возможность создать заявку с заполненными полями, используя для создания шаблон заявки.

Для создания шаблона заявки перейдите в пункт «Заявки» бокового меню на вкладку «Шаблоны заявок». Нажмите на кнопку «Создать шаблон». Заполните необходимые поля на форме создания шаблона, сохраните. Для того, чтобы иметь возможность подать заявку с использованием созданного шаблона, необходимо опубликовать шаблон. Откройте выпадающее меню на странице готового шаблона и выберите пункт «Опубликовать».

Паспорт объекта

При сканировании QR кода можно получить паспорт объекта, в котором указаны основная информация и публичные файлы и документы по объекту.

10. Саморегистрация и подача заявок

Чтобы любой желающий мог подать заявку по этому оборудованию, вам требуется сделать данный шаблон заявки публичным. Для того, чтобы новый пользователь при регистрации получил определенные роль и тип в системе, вам необходимо привязать Шаблон сотрудника к Шаблону заявки. Сделать это можно посредством добавления приглашения при создании Шаблона заявки. Приглашение.png

Для того, чтобы новый пользователь самостоятельно подал заявку ему необходимо скачать приложение HubEx для Заказчика из App Store или Play Google и регистрирует новую заявку. В дальнейшем зарегистрированный пользователь может подавать заявки напрямую через приложение.

11. Ограничение видимости файлов

При создании новой заявки или объекта вы можете прикрепить дополнительные документы, и для того, чтобы их могли видеть только нужные вам люди, в нашей системе есть специальная кнопка «Права доступа». Данная функция становится доступной только после того, как вы добавите файлы. После прикрепления файла, вам необходимо навести курсор на иконку добавленного приложения и нажать на появившуюся галочку, после чего указать права доступа.

С помощью этой кнопки вы можете распределить права доступа для определенных ролей.

12. Сообщения по заявке и вкладка сообщения(в мобильном приложении и WEB)

Для того, чтобы связаться с исполнителем заявки, заказчиком, обсудить затраты и выполненные работ, вам доступна возможность использовать сообщения по заявке. Перейдите в пункт «Заявки» бокового меню, выберите заявку, по которой необходимо написать сообщение, после чего на открывшейся странице заявки перейдите на вкладку «Сообщения». сооб.png

После написания первого сообщения по заявке, диалог будет добавлен в пункт «Сообщения» бокового меню. Также здесь будут отображаться непрочитанные сообщения по заявкам.

Для написания сообщений по заявке в мобильном приложении, выберете заявку из списка, на экране заявки нажмите на иконку сообщения в правом верхнем углу.

13. Чеклисты

Для удобства проверки вашего оборудования в нашей системе есть функция Чеклисты. С помощью неё, перед тем как завершить ремонт или иное тех обслуживание вашего оборудования, сервисный специалист должен будет проверить каждый пункт чеклиста, который вы можете указать самостоятельно, чтобы убедиться в технической исправности Вашего оборудования. Для создания чеклиста перейдите на вкладку «Чеклисты», после чего нажмите «Создать чек-лист».

Заполните графы название, описание, после чего перейдите к выбору пунктов чеклиста, в них также заполните пустые строчки. Далее по нажатию кнопки «добавить атрибут» открывается список возможных работ. Выберите необходимые пункты.

Перейдя к выбору объектов и видов работ, обратите внимание, что при создании чеклиста можно указать как несколько видов работ и объектов одновременно, так и ни одного.

14. Аналитика

С помощью нашей системы аналитики вы можете увидеть различную статистику по статусам ваших заявок. Чтобы открыть раздел аналитики вам необходимо перейти на вкладку «Аналитика» в боковом меню. Для того чтобы отследить заявки на конкретной стадии, вы можете нажать на стрелочку перехода рядом с одним из пунктов статуса.

В этом отделе отображается диаграмма по статусам всех заявок, а также анализ заявок по компаниям и по исполнителям.