Как выбрать нескольких исполнителей в заявке

В этом разделе вы узнаете:

• Как выбрать нескольких исполнителей в одной Заявке в web-приложении;
• Как назначить несколько исполнителей с помощью Дочерних заявок;
• Как выбрать исполнителей с помощью группового редактирования Заявок в web-приложении;
• Как выбрать нескольких исполнителей в одной Заявке в мобильном приложении HubEx исполнитель.

Выбор нескольких исполнителей в одной Заявке в web-приложении

Для организации работы группы специалистов или бригады рабочих в системе HubEx предусмотрена возможность выбирать в Заявке нескольких специалистов. Вы сможете распределять задачи персонально на исполнителей. Это позволит держать под контролем их выполнение, обозначит ответственность исполнителей в рамках своих задач. Как это можно сделать рассмотрим далее.

Как создать и заполнить все поля Заявки читайте в статье Создание заявки.

Здесь мы рассмотрим способы выбора нескольких специалистов для работы с Заявкой:

1. Первый способ: с помощью выбора нескольких исполнителей в Заявке.

Данный способ отлично поможет учесть время работы всех специалистов и отразить их трудозатраты в Акте выполненных работ. Сделать это можно как в web-версии, так и в мобильном приложении инженера.

Чтобы выбрать сотрудника, нажмите кнопку +Добавить исполнителя. Перед вами откроется форма выбора исполнителей. Список исполнителей может быть отсортирован по одному из двух вариантов:


1. По релевантности: этот вариант сортирует список сотрудников учитывая следующие параметры:
   • Вид работ, указанный в Заявке;
   • параметр Ответственный за объект, который устанавливается в карточке выбранного Объекта;
   • параметры Участок, Навыки и График работ, указанные также в карточке Объекта.

   Чем больше указанных параметров в Заявке и Объекте совпадет с теми, что указаны в карточке Сотрудника, тем выше он будет в списке по релевантности.

   Иконки критериев релевантности будут отображаться справа от ФИО исполнителей.

   

   При наведении на иконки будет всплывать подсказка с расшифровкой. На картинке ниже представлена расшифровка всех возможных криетериев отбора.

   

2. ФИО исполнителя: этот вариант сортирует список по алфавиту от А до Я.
   

Установите флажки слева у нескольких специалистов для назначения их на Заявку. Чтобы проверить занятость выбранного сотрудника, нажмите кнопку Календарь справа от имени. Календарь занятости будет отображаться в поле справа. Вы можете выбирать любую дату в календаре для просмотра загрузки специалиста. Обратите внимание! Чтобы смотреть загрузку разных специалистов, нажимайте на кнопку Календарь рядом с их именем. Когда календарь одного из сотрудников активен, то его кнопка Календарь становится синего цвета.



Каждый из выбранных специалистов получит уведомление о назначении на Заявку, сможет добавлять выполненные работы и переводить Заявку на стадии в мобильном приложении HubEx исполнитель.



При добавлении новой выполненной работы автоматически будут добавлены выбранные исполнители. Время выполнения заявки для выбранных специалистов будет общим. То есть если вы укажете, что специалисты выполняли работы 2 часа, то в Акте выполненных работ для каждого специалиста будет отражено 2 часа.

В web-версии при заполнении выполненных работ также можно указать часовую ставку для исполнителей. Ставки будут умножаться на количество указанных часов, итоговая сумма отразится при формировании Акта выполненных работ. Заполните стоимость Вида работ, внесите израсходованные материалы, если это необходимо. Стоимость Вида работ и материалов также отразится в Акте выполненных работ.

Таким образом вы получите двух специалистов, которые одновременно выполняли работы по Заявке.



В результате вы получите Акт выполненных работ на одну единицу работы и с учетом работы двух специалистов одновременно.



В мобильном приложении также каждый из исполнителей может со своего устройства добавить выполненную работу. Если работы выполнялись в разное время, то каждый исполнитель может добавить выполненную работу и указать там только свою фамилию. Сделать это можно в Заявке на стадии В работе либо на стадии Выполнена. В мобильном приложении откройте список заявок (Мои).



В Заявке перейдите на вкладку Выполнение и добавьте выполненную работу.



По умолчанию в выполненную работу будут добавлены все назначенные исполнители. Каждый специалист может самостоятельно заполнить свою выполненную работу в своем приложении, если работы выполнялись неодновременно. Также заполните материалы, если это необходимо. Обратите внимание! Для роли сервисного специалиста могут быть введены ограничения на установление часовой ставки и оценки стоимости работы.


2. Второй способ: создание Дочерних заявок. Подробнее читайте в статье Дочерние заявки.

Заявки в системе могут иметь иерархическую структуру: дочерние заявки подчиняются родительским. С их помощью можно разбить заявку на несколько задач по исполнителям, видам работ, времени.

Создание дочерних заявок доступно только в web-приложении в Заявке на вкладке Дочерние заявки. Также здесь отображаются ранее созданные дочерние заявки.

Нажмите кнопку +Создать дочернюю заявку, откроется краткая форма полей заявки. Заполните необходимые поля и выберите исполнителя, он может отличаться от выбранного в родительской заявке. Нажмите кнопку Создать в правом нижнем углу для сохранения дочерней заявки. После чего она отобразится на вкладке Дочерние заявки и появится в общем списке заявок.



Щелкните по дочерней заявке в списке, перед вами откроется полная форма заявки. Отличие дочерней заявки от родительской заключается в заполненном поле Родительская заявка.



В мобильном приложении инженера дочерние заявки будут отображаться как обычные Заявки.

Групповое редактирование Заявок для назначения исполнителей в web-приложении

Для списка Заявок доступно групповое назначение исполнителей. Можно назначить как одного, так и сразу нескольких исполнителей одновременно на группу Заявок. Также с помощью этого функционала можно снять назначение исполнителей с Заявок.

Для этого откройте меню Заявки - Все заявки:

• включите карточное или табличное отображение заявок;

• наведите мышкой на одну из необходимых Заявок с левой стороны и установите флажок. Установите флажки для всех Заявок, для которых требуется назначить одних и тех же исполнителей;
• нажмите кнопку Редактировать, которая появится над списком Заявок;

• в открывшемся меню напротив поля Исполнитель нажмите кнопку Изменить;

• выберите одного или нескольких исполнителей, либо выберите вариант Нет исполнителя, чтобы снять назначение всех исполнителей по выбранным Заявкам;
• нажмите кнопку Выбрать;

• затем нажмите кнопку Применить.

Список Заявок обновится и для каждой из выбранных Заявок отобразятся назначенные исполнители.

Выбор нескольких исполнителей в одной Заявке в мобильном приложении HubEx исполнитель

В мобильном приложении HubEx исполнитель пользователь также может назначать нескольких исполнителей на Заявку:

• откройте необходимую Заявку из списка Мои или Все в мобильном приложении;
• нажмите на поле Исполнитель;

• с помощью флажков выберите одного или нескольких исполнителей, выбранные исполнители будут перемещаться вверх списка;
• нажмите кнопку Применить;

• нажмите кнопку Сохранить;

Назначенных исполнителей в мобильном приложении можно редактировать:

• откройте необходимую Заявку из списка Мои или Все в мобильном приложении;
• нажмите на поле Исполнитель и далее следуйте одному из двух вариантов работы с назначением исполнителей:

1. если вы хотите удалить одного или нескольких исполнителей, то нажмите на значок корзины справа от имени специалиста;

2. если вы хотите еще и назначить других специалистов, то нажмите кнопку Изменить исполнителя и в открывшемся окошке удалите одного или нескольких специалистов с помощью значка корзины или кнопки Очистить выбор, а затем выберите новых исполнителей с помощью флажков. Нажмите кнопку Применить;


• после редактирования назначения нажмите кнопку Сохранить.

Обратите внимание! Настраивать доступ к выбору и редактированию исполнителей для каждого пользователя можно в консоли администрирования в меню Настройки заявки - Поля на форме заявки. Настройка осуществляется в разрезе Ролей и Стадий заявки. Подробнее читайте в статье: Поля на форме заявки: настройка доступа к полям заявки.

---

Следующие шаги:

• Создание заявки
• Индивидуальный график работы: функционал “На смене”
• Как исполнителю назначить на себя новую заявку из общего списка?

---

• Перейти в меню