Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Создание заявки

В этом разделе вы узнаете:

Учет по Заявкам позволяет:

Заявки создаются в разрезе Объектов, что позволяет хранить историю всех обращений (Заявок) по каждому Объекту.

С помощью настройки различных Типов заявок можно реализовать как простые процессы прохождения Заявки (Новая→Назначена диспетчером→ Принята исполнителем→ Выполнена), так и более сложные. Тип заявки определяет по каким стадиям должна проходить Заявка, срок ее закрытия. Например, когда Заявка создана она находится в стадии Новая, после назначения сервисного специалиста Заявка переходит в стадию Назначена. Когда сервисный специалист выезжает на объект, он переводит Заявку в стадию Выехал на объект и т.д. Одной из конечных стадий Заявки может быть стадия Закрыта. Подробнее читайте в статье: Переход заявки по стадиям и удаление заявки.

Создание Заявки в web-приложении

Создать Заявку можно в меню Заявки - Все заявки. В списке будут находиться все Заявки по вашей компании (или компаниям). Нажмите кнопку Создать заявку. Обратите внимание: Заявка на момент создания имеет только одну вкладку слева - Заявка. После сохранения Заявки на форме появятся еще несколько вкладок: Сообщения, Чек-листы, Дочерние заявки, Выполнение, Акт выполненных работ История изменений.

Обратите внимание! Состав полей на форме Заявки можно настраивать в разрезе Ролей и Стадий заявки. Например, вы можете запретить мобильному сотруднику изменять исполнителя в Заявке на стадии Назначена. Подробнее читайте в статьях: Поля на форме заявки: настройка доступа к полям заявки, Настройка ролей.

Для удобства заполнение вкладки Заявки разделено на смысловые блоки - Заявка, Обслуживание заказчика, Трудозатраты.

Рассмотрим заполнение полей на вкладке Заявка:

На вкладке Сообщения можно вести переписку всем заинтересованным лицам по данной Заявке. Подробнее читайте в статье: Сообщения по заявке.

На вкладке Чек-листы вы увидите Чек-лист, если он был привязан к Объекту. Вы можете добавить Чек-лист вручную по кнопке Добавить чек-лист или удалить не нужный в контекстном меню (три точки) - Удалить. Подробнее читайте в статье: Чек-листы.

Заявки в системе могут иметь иерархическую структуру: дочерние заявки подчиняются родительским. На вкладке Дочерние заявки можно создавать дочерние заявки (по кнопке +Создать дочернюю заявку ) и просматривать уже созданные. С помощью дочерних заявок можно дробить объемные задачи, назначать нескольких специалистов. Подробнее читайте в статье: Дочерние заявки.

На вкладке Выполнение будут отражаться работы по Заявке, которые внесет исполнитель. Обратите внимание на поля Стоимость и Ставка/час. Они необходимы для расчета итоговой стоимости работ по Заявке и отражаются в Акте выполненных работ. Подробнее читайте в статье: Прикрепление выполненных работ в web- и мобильном приложении. Все выполненные работы по Заявке располагаются в списке справа.

На вкладке Акт выполненных работ автоматически формируется Акт для заказчика. Акт заполняется по данным выполненных работ. В мобильном приложении можно получить подпись заказчика к Акту. Подробнее читайте в статье: Акт выполненных работ.

Вкладка История изменений хранит все действия над Заявкой с момента ее первого сохранения. Подробнее читайте в статье: История изменений заявки.

Для того чтобы выгрузить всю информацию по Заявкам из системы HubEx воспользуйтесь функцией Экспорта.

Создание объектов и заказчиков из формы создания заявки

Вы можете создать Заказчика и Объект напрямую из формы создания Заявки без предварительного заполнения в соответствующих справочниках. А также можете создать Вид работ, если у вас есть права администратора для входа в консоль. О создании Вида работ можно прочитать здесь.

Еще один способ создать новый Объект: создать его через форму выбора объекта из списка существующих. Пример: вы вводите значение в поисковую строку, вам выдаются результаты поиска. Вы можете выбрать найденных Объект или создать новый Объект.

Создание заявки в мобильном приложении

Чтобы создать Заявку в мобильном приложении необходимо:

  1. Нажать на кнопку Подачи заявки в правом нижнем углу.
  2. Если у Объекта есть QR-код, то отсканировать этот QR-код. Если у Объекта нет QR-кода, то после нажатия кнопки подачи Заявки в правом нижнем углу, нажмите кнопку Выбрать из списка на экране сканирования QR-кода. Далее самостоятельно выберите необходимый Объект. Подробнее о создании Заявок с помощью QR-кодов читайте в статьях: QR-код в HubEx: основные понятия, Создание шаблона заявки, подача заявки по QR-коду.
  3. Укажите Тип заявки, Вид работ, Исполнителя, заполните описание проблемы. Подробнее о назначении полей читайте в разделе Создание Заявки в web-приложении этой статьи. Во вкладке Дополнительные поля вы можете выбрать Критичность и указать Начало выполнения. Срок исполнения не доступен для изменения и будет рассчитан автоматически с помощью правил расчета крайнего срока закрытия иди по параметрам Вида работ или Типа заявки. Подробнее об этом читайте в разделе Крайний срок закрытия этой статьи.
  4. По окончанию заполнения нажмите кнопку Создать заявку.
Альтернативные способы подачи Заявок

В данной статье рассмотрен основной вариант подачи Заявок - в ручном режиме. Существует еще несколько вариантов, о которых подробнее будет рассказано в следующих статьях:


Следующие шаги: