Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Создание обслуживаемых компаний

В этом разделе вы узнаете

Виды компаний

Компании – это юридические или физические лица, которые выступают заказчиками и (или) подрядчиками. Также в справочник Компании вносятся данные по организации, от лица которой ведется учет в системе (наша компания).

Виды компаний (виды клиентов):

  1. Компания-подрядчик - сторонняя компания, оказывающая услуги.
  2. Компании-заказчики - потребители услуг. Заказчики необходимы для:
    • учета заявок в разрезе объектов заказчиков;
    • формирования платежных документов;
    • создания пользователей, которые могут работать с заявками в мобильном приложении заказчика.

    По каждому заказчику в системе можно настроить индивидуальные правила расчета крайнего срока закрытия заявок. Подробнее читайте в статье: SLA - Правила расчета крайнего срока закрытия заявки.

  3. Наша компания - компания, от лица которой ведется учет в системе HubEx. Ввод данных нашей компании необходим для:
    • формирования платежных документов для заказчика: банковские реквизиты для оплаты отражаются в Акте выполненных работ и Счете на оплату;
    • создания пользователей, которые могут работать в системе в web и мобильном приложении исполнителя.

С помощью Компаний и настройки Ролей в системе можно разграничить доступ пользователей. Например, Заказчики, создавая Заявки, будут видеть только Объекты своей компании (заказчика).

Основные данные компании

Создать новую Компанию можно в меню Компании по кнопке Создать компанию. Перед вами откроется карточка Компании, которая состоит из нескольких вкладок:

  1. Компания: здесь необходимо заполнить основную информацию о компании, выбрать вид компании, указать банковские реквизиты и т.д.
  2. Объекты|Оборудование: на вкладке будут отображаться все, принадлежащие этой компании Объекты, также на вклакде доступна кнопка создания новых Объектов;
  3. Договоры: здесь находятся все договоры с компанией.

Рассмотрим подробнее заполнение вкладки Компания:

На вкладке Объекты|Оборудование будут отображаться все Объекты, принадлежащие компании. Также на этой вкладке вы можете создать новый Объект или Оборудование для текущей Компании.

После добавления Сотрудников, создания Заявок карточка Компании станет более наполненной.

Вы можете ускорить процесс созданий Компаний с помощью функции Импорта.

Выгрузить информацию по Компаниям из системы HubEx можно с помощью функции Экспорта.

Договор с клиентом

Договор необходим для фиксации взаимоотношений с клиентом. С его помощью можно отслеживать сроки действия и классифицировать Заявки.

Создать новый договор можно на вкладке Договоры в карточке Компании.

Рассмотрим заполнение полей Договора:

Обратите внимание! В Заявке выбрать договор можно будет только после выбора Объекта. В случае просрочки договора в Заявке вы увидите соответствующую информационную подсказку.

Дополнительно ознакомьтесь с обучающим видео Договор в HubEx: как создать договор на объект/оборудование.

Следующие шаги: