Создание обслуживаемых компаний
Содержание статьи:
- Что такое "Компания" в HubEx;
- Основные поля для создания компании;
- Что представляет собой список созданных компаний;
- Контактные лица;
- Юридические и банковские реквизиты;
- Договоры;
- Импорт и экспорт;
- Для интеграций (дополнительно).
Что такое "Компания" в HubEx
Компании – это юридические или физические лица, которые выступают заказчиками и (или) подрядчиками. Также в компании вносятся данные по организации, от лица которой ведется учет в системе (наша компания).
Компании привязываются к объектам/оборудованию, к сотрудникам и заказчикам. В дальнейшем компании участвуют в распределении полномочий между сотрудниками и заказчиками. Например, за компанией "ООО Ромашка" закреплен один заказчик и две единицы оборудования, соответственно заказчик будет видеть только то оборудование, которое закреплено за его компанией.
Основные поля для создания компании
Создать новую Компанию можно в разделе левого бокового меню "Компании" по кнопке "Создать компанию".
Основные поля для заполнения в карточке компании:
- Вид компании:
- Компания-подрядчик - компания, взявшая на себя обязательства выполнить определенную работу по оказанию работ/услуг.
- Компании-заказчики - компания, заинтересованная в выполнении работ/услуг нашей компанией или компанией-подрядчиком, как правило, выступает инициатором и потребителем работ/услуг.
Компании-заказчики необходимы для:
- учета заявок в разрезе объектов заказчиков;
- формирования платежных документов;
- создания пользователей, которые могут работать с заявками в мобильном приложении заказчика.
- Наша компания - компания, от лица которой ведется учет в системе HubEx. Ввод данных нашей компании необходим для:
- формирования платежных документов для заказчика: банковские реквизиты для оплаты отражаются в Акте выполненных работ и Счете на оплату;
- создания пользователей, которые могут работать в системе в web и мобильном приложении исполнителя.
- Название компании: Наименование компании;
- Тип контрагента: Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо, Юридическое лицо.
- Телефон: Телефон компании;
- Веб-сайт: Веб-сайт компании;
- Электронная почта: E-mail компании;
- Код компании: Идентификатор для Заявок от этой Компании. Используется в маске номера заявки для определенного типа заявки;
- Фактический адрес: Адрес компании;
- Файлы: Вы можете прикрепить любые файлы, например, дополнительное соглашение с компанией или любые другие важные документы.
Что представляет собой список компаний
Список всех созданных компаний в бизнес-аккаунте HubEx представляет собой карточный вид:
Вы можете фильтровать список всех созданных компаний по фильтрам справа:
Карточка компании отображает:
- Название компании;
- Вид компании;
- Количество объектов/оборудования, принадлежащих к компании;
- Количество пользователей, закрепленных за компанией.
Если перейти в уже созданную компанию, то вы сможете посмотреть:
- Количество сотрудников, принадлежащих к выбранной компании;
- Количество заказчиков, принадлежащих к выбранной компании;
- Количество заявок, созданных на объекты/оборудование, принадлежащих к выбранной компании.
Также вы сможете просмотреть список объектов, принадлежащих к выбранной компании.
Контактные лица
По кнопке "Добавить контактное лицо" можно внести одно или несколько контактных лиц для связи:
Контактное лицо можно выбрать из списка (ранее созданных контактных лиц), либо создать новое контактное лицо по кнопке "+".
Подробнее о контактных лицах вы можете почитать в статье: Как заполнить контактные лица в карточке компании.
Юридические и банковские реквизиты
Закрепить данную информацию можно в карточке компании, на вкладке "Компания":
- Юридические реквизиты: это ИНН, КПП и т.д.;
Обратите внимание! Юридические реквизиты можно заполнить автоматически по данным ИНН: введите ИНН и нажмите кнопку +Заполнить по ИНН.
- Банковские реквизиты: платежные реквизиты вашей Компании будут фигурировать в Акте выполненных работ и Счете на оплату для покупателя. По ним Заказчики смогут оплатить ваши услуги. Если вы не нашли в списке необходимый банк, напишите в Чат с поддержкой в web-приложении или на почту support@hubex.ru.
Договоры
Договор (или контракт) необходим для фиксации взаимоотношений с клиентом. С его помощью можно отслеживать сроки действия и классифицировать Заявки.
Прочтите инструкцию ниже или ознакомьтесь с обучающим видеороликом Договор в HubEx: как создать договор на объект/оборудование.
Создать новый договор можно на вкладке Договоры в карточке Компании.
Рассмотрим заполнение полей Договора:
- в карточке Договора обязательным для заполнения является поле Наименование и номер договора;
- поля Описание и Условия договора заполняются в свободной форме - это дополнительная информация о деталях договора;
- поле Компания является обязательным, из списка созданных вами Компаний необходимо выбрать ту, к которому данный Договор относится;
- Срок действия необходимо заполнять, если вы контролируете срок окончания, в договоре имеются особые денежные условия;
- Объекты по договору - Объекты позволяют классифицировать договоры, в Заявке можно будет выбрать только тот Договор, который принадлежит выбранному Объекту;
- в Файлах вы можете прикрепить электронную версию договора (текстовый документ, картинки);
- если хотите подключить уведомление на электронную почту об окончании договора, поставьте флажок Напомнить о завершении договора и заполните контактные данные.
Для договоров также предусмотрено создание дополнительных полей. Подробнее читайте в статье: Создание дополнительных полей для договора.
Обратите внимание! В Заявке выбрать договор можно будет только после выбора Объекта. В случае просрочки договора в Заявке вы увидите соответствующую информационную подсказку.
Импорт и экспорт
Вы можете ускорить процесс созданий Компаний с помощью функции Импорта.
Выгрузить информацию по Компаниям из системы HubEx можно с помощью функции Экспорта.
Для интеграций (дополнительно)
- ERP ID: идентификатор Компании во внешней системе, например, 1С или Битрикс, который используется при интеграции.
