Создание обслуживаемых компаний
В этом разделе вы узнаете
Виды компаний
Компании – это юридические или физические лица, которые выступают заказчиками и (или) подрядчиками. Также в справочник Компании вносятся данные по организации, от лица которой ведется учет в системе (наша компания).
Виды компаний (виды клиентов):
- Компания-подрядчик - сторонняя компания, оказывающая услуги.
- Компании-заказчики - потребители услуг. Заказчики необходимы для:
- учета заявок в разрезе объектов заказчиков;
- формирования платежных документов;
- создания пользователей, которые могут работать с заявками в мобильном приложении заказчика.
По каждому заказчику в системе можно настроить индивидуальные правила расчета крайнего срока закрытия заявок. Подробнее читайте в статье: SLA - Правила расчета крайнего срока закрытия заявки.
- Наша компания - компания, от лица которой ведется учет в системе HubEx. Ввод данных нашей компании необходим
для:
- формирования платежных документов для заказчика: банковские реквизиты для оплаты отражаются в Акте выполненных работ и Счете на оплату;
- создания пользователей, которые могут работать в системе в web и мобильном приложении исполнителя.
С помощью Компаний и настройки Ролей в системе можно разграничить доступ пользователей. Например, Заказчики, создавая Заявки, будут видеть только Объекты своей компании (заказчика).
Основные данные компании
Создать новую Компанию можно в меню Компании по кнопке Создать компанию. Перед вами откроется карточка Компании, которая состоит из нескольких вкладок:
- Компания: здесь необходимо заполнить основную информацию о компании, выбрать вид компании, указать банковские реквизиты и т.д.
- Объекты|Оборудование: на вкладке будут отображаться все, принадлежащие этой компании Объекты, также на вкладке доступна кнопка создания новых Объектов;
- Договоры: здесь находятся все договоры с компанией.
Рассмотрим подробнее заполнение вкладки Компания:
- Вид клиента: Заказчик, Подрядчик, Наша компания;
- Тип контрагента: Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо, Юридическое лицо. От выбранного типа зависит набор юридических реквизитов Компании;
- Юридические реквизиты: ИНН, КПП и т.д.;
Обратите внимание! Юридические реквизиты можно заполнить автоматически по данным ИНН: введите ИНН и нажмите кнопку +Заполнить по ИНН.
- Банковские реквизиты: платежные реквизиты вашей Компании будут фигурировать в Акте выполненных работ и Счете на оплату для покупателя. По ним Заказчики смогут оплатить ваши услуги. Если вы не нашли в списке необходимый банк, напишите в Чат с поддержкой в web-приложении или на почту support@hubex.ru;
- Файлы: вы можете прикрепить договор, дополнительное соглашение с клиентом и любые другие важные документы;
- Контактная информация: Телефон, Электронная почта, Веб-сайт, Фактический адрес;
- ERP ID: идентификатор Компании во внешней системе, например, 1С или Битрикс, который используется при интеграции;
- Код компании - идентификатор для Заявок от этой Компании;
- Контактные лица: по кнопке Добавить можно внести одно или несколько контактных лиц для связи.
На вкладке Объекты|Оборудование будут отображаться все Объекты, принадлежащие компании. Также на этой вкладке вы можете создать новый Объект или Оборудование для текущей Компании.
После добавления Сотрудников, создания Заявок карточка Компании станет более наполненной.
Вы можете ускорить процесс созданий Компаний с помощью функции Импорта.
Выгрузить информацию по Компаниям из системы HubEx можно с помощью функции Экспорта.
Договор с клиентом
Договор (или контракт) необходим для фиксации взаимоотношений с клиентом. С его помощью можно отслеживать сроки действия и классифицировать Заявки.
Прочтите инструкцию ниже или ознакомьтесь с обучающим видеороликом Договор в HubEx: как создать договор на объект/оборудование.
Создать новый договор можно на вкладке Договоры в карточке Компании.
Рассмотрим заполнение полей Договора:
- в карточке Договора обязательным для заполнения является поле Наименование и номер договора;
- поля Описание и Условия договора заполняются в свободной форме - это дополнительная информация о деталях договора;
- Срок действия необходимо заполнять, если вы контролируете срок окончания, в договоре имеются особые денежные условия;
- Объекты по договору - Объекты позволяют классифицировать договоры, в Заявке можно будет выбрать только тот Договор, который принадлежит выбранному Объекту;
- в Файлах вы можете прикрепить электронную версию договора (текстовый документ, картинки);
- если хотите подключить уведомление на электронную почту об окончании договора, поставьте флажок Напомнить о завершении договора и заполните контактные данные;
Для договоров также предусмотрено создание дополнительных полей. Подробнее читайте в статье: Создание дополнительных полей для договора.
Обратите внимание! В Заявке выбрать договор можно будет только после выбора Объекта. В случае просрочки договора в Заявке вы увидите соответствующую информационную подсказку.
