Создание обслуживаемых компаний
Содержание статьи:
- Что такое "Компания" в HubEx;
- Основные поля для создания компании;
- Что представляет собой список созданных компаний;
- Контактные лица;
- Юридические и банковские реквизиты;
- Договоры;
- Импорт и экспорт;
- Для интеграций (дополнительно).
Что такое "Компания" в HubEx
Компании – это юридические или физические лица, которые выступают заказчиками и (или) подрядчиками. Также в компании вносятся данные по организации, от лица которой ведется учет в системе (наша компания).
Компании привязываются к объектам/оборудованию, к сотрудникам и заказчикам. В дальнейшем компании участвуют в распределении полномочий между сотрудниками и заказчиками. Например, за компанией "ООО Ромашка" закреплен один заказчик и две единицы оборудования, соответственно заказчик будет видеть только то оборудование, которое закреплено за его компанией.
Основные поля для создания компании
Создать новую Компанию можно в разделе левого бокового меню "Компании" по кнопке "Создать компанию".
Основные поля для заполнения в карточке компании:
- Вид компании:
- Компания-подрядчик - компания, взявшая на себя обязательства выполнить определенную работу по оказанию работ/услуг.
- Компании-заказчики - компания, заинтересованная в выполнении работ/услуг нашей компанией или компанией-подрядчиком, как правило, выступает инициатором и потребителем работ/услуг.
Компании-заказчики необходимы для:
- учета заявок в разрезе объектов заказчиков;
- формирования платежных документов;
- создания пользователей, которые могут работать с заявками в мобильном приложении заказчика.
- Наша компания - компания, от лица которой ведется учет в системе HubEx. Ввод данных нашей компании необходим для:
- формирования платежных документов для заказчика: банковские реквизиты для оплаты отражаются в Акте выполненных работ и Счете на оплату;
- создания пользователей, которые могут работать в системе в web и мобильном приложении исполнителя.
- Название компании: Наименование компании;
- Тип контрагента: Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо, Юридическое лицо.
- Телефон: Телефон компании;
- Веб-сайт: Веб-сайт компании;
- Электронная почта: E-mail компании;
- Код компании: Идентификатор для Заявок от этой Компании. Используется в маске номера заявки для определенного типа заявки;
- Фактический адрес: Адрес компании;
- Файлы: Вы можете прикрепить любые файлы, например, дополнительное соглашение с компанией или любые другие важные документы.
Что представляет собой список компаний
Список всех созданных компаний в бизнес-аккаунте HubEx представляет собой карточный вид:
Вы можете фильтровать список всех созданных компаний по фильтрам справа:
Карточка компании отображает:
- Название компании;
- Вид компании;
- Количество объектов/оборудования, принадлежащих к компании;
- Количество пользователей, закрепленных за компанией.
Если перейти в уже созданную компанию, то вы сможете посмотреть:
- Количество сотрудников, принадлежащих к выбранной компании;
- Количество заказчиков, принадлежащих к выбранной компании;
- Количество заявок, созданных на объекты/оборудование, принадлежащих к выбранной компании.
Также вы сможете просмотреть список объектов, принадлежащих к выбранной компании.
Контактные лица
По кнопке "Добавить контактное лицо" можно внести одно или несколько контактных лиц для связи:
Контактное лицо можно выбрать из списка (ранее созданных контактных лиц), либо создать новое контактное лицо по кнопке "+".
Подробнее о контактных лицах вы можете почитать в статье: Как заполнить контактные лица в карточке компании.
Юридические и банковские реквизиты
Закрепить данную информацию можно в карточке компании, на вкладке "Компания":
- Юридические реквизиты: это ИНН, КПП и т.д.;
Обратите внимание! Юридические реквизиты можно заполнить автоматически по данным ИНН: введите ИНН и нажмите кнопку +Заполнить по ИНН.
- Банковские реквизиты: платежные реквизиты вашей Компании будут фигурировать в Акте выполненных работ и Счете на оплату для покупателя. По ним Заказчики смогут оплатить ваши услуги. Если вы не нашли в списке необходимый банк, напишите в Чат с поддержкой в web-приложении или на почту help@hubex.ru.
Договоры
Договор (или контракт) необходим для фиксации взаимоотношений с клиентом. С его помощью можно отслеживать сроки действия и классифицировать Заявки.
Прочтите инструкцию ниже или ознакомьтесь с обучающим видеороликом Договор в HubEx: как создать договор на объект/оборудование.
Просматривать и редактировать Договоры сразу всех ваших Компаний можно на отдельной странице — подраздел Договоры раздела Компании. На странице отображается список всех договоров с указанием названия и номера, компании, описания, условий и срока действия. Список можно фильтровать по кнопке Фильтры. При наведении на договор в списке появляется кнопка дополнительных действий (три точки), через которую договор можно удалить. Обратите внимание! Удалить Договор можно только если на момент удаления по нему не созданы активные Заявки.
Создать новый договор можно двумя способами: на этой странице по кнопке Создать договор, либо на вкладке Договоры в карточке конкретной Компании.
Рассмотрим заполнение полей Договора:
- в карточке Договора обязательным для заполнения является поле Наименование и номер договора;
- поля Описание и Условия договора заполняются в свободной форме - это дополнительная информация о деталях договора;
- поле Компания является обязательным, из списка созданных вами Компаний необходимо выбрать ту, к которому данный Договор относится;
- Срок действия необходимо заполнять, если вы контролируете срок окончания, в договоре имеются особые денежные условия;
- Объекты по договору - Объекты позволяют классифицировать договоры, в Заявке можно будет выбрать только тот Договор, который принадлежит выбранному Объекту;
- в Файлах вы можете прикрепить электронную версию договора (текстовый документ, картинки);
- если хотите подключить уведомление на электронную почту об окончании договора, поставьте флажок Напомнить о завершении договора и заполните контактные данные.
Для договоров также предусмотрено создание дополнительных полей. Подробнее читайте в статье: Создание дополнительных полей для договора.
Обратите внимание! В Заявке выбрать договор можно будет только после выбора Объекта. В случае просрочки договора в Заявке вы увидите соответствующую информационную подсказку.
Импорт и экспорт
Вы можете ускорить процесс созданий Компаний с помощью функции Импорта.
Выгрузить информацию по Компаниям из системы HubEx можно с помощью функции Экспорта.
Для интеграций (дополнительно)
- ERP ID: идентификатор Компании во внешней системе, например, 1С или Битрикс, который используется при интеграции.
