Импорт заявок, объектов, компаний, пользователей

Импорт

В данном разделе вы научитесь:

Импортировать объекты;
Импортировать пользователей;
Импортировать компании;
Импортировать заявки.

Импорт в HubEx позволяет с помощью готовых табличных шаблонов загрузить в систему Объекты, Пользователей (Сотрудников и Заказчиков), Компании и Заявки. Кнопка импорта находится в каждом их перечисленных справочников сверху в правой части.

Загрузить данные можно только в формате специального шаблона Excel. Скачать шаблон можно после нажатия на кнопку импорта в форме выбора. Вы можете дополнять шаблон для импорта и загружать повторно. При этом информация загруженная ранее дублироваться не будет.

Важные ограничения при работе с импортом:

При импорте данных существует определенное ограничение на количество загружаемых единоразово строк: для Заявок до 2000 строк, для Объектов до 2000, для Компаний до 100 строк.
Не рекомендуется использовать сторонние сервисы для работы с шаблонами Excel из-за возможных ограничений функционала.
Функции Экспорт и Импорт полностью совместимы с Excel ExcelOnline, частично с Google Spreadsheet, и НЕ совместимы с Mac Spreadsheet.

Обратите внимание! Для заполнения шаблона Excel можно использовать копирование данных из сторонних файлов. При копировании информации из сторонних табличных файлов Excel (формата .xls, .xlsx) вставлять в шаблон импорта нужно только значения ячеек. Рассмотрим на примере шаблона для объектов и оборудования процесс копирования и вставки:

выделите необходимые ячейки в стороннем файле Excel и скопируйте их с помощью быстрых клавиш Ctrl+C или по нажатию на правую кнопку мыши - Копировать;

откройте скачанный из HubEx шаблон для импорта, щелкните правой кнопкой мыши на первую пустую ячейку шаблона и выберите Параметр вставки: Зачения.

Если воспользоваться стандартной вставкой (через Ctrl+V), то скопированы будут не только значения, но и формат этих данных. В случае стандартной вставки в шаблоне для импорта будут стерты данные справочников для заполнения шаблона (Типы оборудования, Компания, Вид работ и т.д.);

после вставки значений в ячейки шаблона будут вставлены только содержимое ячеек с сохранением данных из справочников в шаблоне.

Импорт объектов

Ознакомьтесь с видеороликом Как использовать импорт объектов для быстрого старта работы в Hubex? или прочтите статью ниже.

Импорт объектов находится в меню Объекты|Оборудование - Объекты|Оборудование. Нажмите кнопку Импорт, скачайте шаблон и заполните данные. После заполнения шаблона в форме выбора нажмите Загрузить готовый шаблон и выберите заполненный файл.

Обратите внимание! За один раз можно загрузить до 2000 объектов обслуживания.

Поля в шаблоне соответствуют полям в карточке Объекта (за исключением географических координат для адреса). Подробнее о назначении полей читайте в статье: Создание обслуживаемого оборудования.

При заполнении шаблона обратите внимание на поля, отмеченные красной звездочкой - они являются обязательными для заполнения:

в Названии введите наименование объекта или оборудования;
в поле Компания вы можете выбрать из выпадающего списка уже созданную ранее Компанию, либо вписать новую. Если вы вводите Компанию при импорте шаблона, то эта она будет автоматически создана и добавлена в список Компаний;

обязательно заполните Тип - это Тип объекта (оборудования). Тип можно выбрать из выпадающего списка. Список формируется из списка Типов объектов, которые уже были созданы в системе. Типы объектов создаются в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Типы оборудования;
Класс и Участок также выбираются из списков уже ранее созданных в системе Участков и Классов. Если вы не используете Классы оборудования, выберите вариант По умолчанию. В поле Участок можно выбрать вариант Все участки. Вы можете вписать Класс или Участок, которого нет и он будет создан автоматически;
Вид работ при импорте можно указать только один, либо выбрать вариант Все виды работ. Создать новый Вид работ можно в консоли администратора. В дальнейшем с помощью массовых действий над объектами вы сможете добавить или удалить Виды работ. Подробнее читайте в статье: Массовые действия для списка объектов, Виды работ;
в поле Родительский элемент из выпадающего списка выберите тот Объект, который будет являться родителем. Если вы оставите поле пустым, вы сделаете данный элемент родительским. Указание родительского элемента создает иерархию хранящихся Объектов. Например, вы создаете Здание по адресу Невский проспект 32 (с типом Объект) и создаете несколько вариантов оборудования в нем, например 5 кондиционеров (с типом Оборудование). Для родительского элемента обязательно указание адреса. Для дочернего - необязательно, он будет копировать адрес от родителя;
в поле Адрес укажите адрес местонахождения Объекта. Его адрес будет отображаться в Заявках. Это позволит определять отдаленность исполнителей от места Заявки;
можно назначит Ответственного за Объект сотрудника. Например, закрепить ответственного за ремонт определенного оборудования. Этот параметр может быть учтен при настройке автоматического распределения. Подробнее об этом читайте в статье: Правила выбора исполнителя;
параметр Мобильное оборудование может принимать одно из двух значений. Укажите, меняет ли Объект свое местоположение. Если укажете Да, значит вы сможете изменять адрес Объекта при заполнении Заявки. Если укажете Нет, значит в Заявке адрес изменить будет невозможно;
поля Часовой пояс, Страна вы можете заполнить исходя из вашего месторасположения.

Импорт пользователей

Импорт пользователей предполагает раздельный импорт Сотрудников и Заказчиков. Находится в меню Пользователи - Сотрудники и в меню Пользователи - Заказчики. Шаблоны для Заказчиков и Сотрудников одинаковые. Поэтому рассмотрим на примере импорта сотрудников. Нажмите кнопку Импорт, скачайте шаблон и заполните данные. После заполнения шаблона в форме выбора нажмите Загрузить готовый шаблон и выберите заполненный файл.

Поля в шаблоне соответствуют полям в карточке Сотрудника и Заказчика. Подробнее о назначении полей читайте в статьях: Создание пользователя вашей системы, Создание заказчика.

Фамилия, Имя должны быть заполнены обязательно;
Телефон или Электронная почта будут являться логином для входа в систему HubEx: номер телефона вводится в формате 79057569874, либо 89057569874. На указанный номер телефона или почту придет сообщение для подтверждения регистрации и создания пароля;
в поле Тип укажите, кем является пользователь - Штатный сотрудник (диспетчер, бухгалтер и т.д.), Мобильный инженер (исполнитель), Заказчик. В случае заполнения шаблона для импорта Заказчиков выберите - Заказчик;
укажите Роль пользователя. Роль определяет уровень доступа пользователя. Роли создаются и настраиваются в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Настройка ролей;

Участок выбирается из списков уже ранее созданных в системе Участков;
Должность заполняется в свободной форме;
График работы выбирается из выпадающего списка для импорта Сотрудников. График работы исполнителей позволяет учитывать рабочее время Сотрудников при назначении на Заявки. Все варианты Графиков работ встроены в систему. Если вы не нашли подходящий, напишите в Чат с поддержкой в web-приложении или на почту support@hubex.ru. Подробнее читайте в статье: График работы исполнителей;
Ставка сотрудника и Валюта ставки заполняются при импорте в справочник Сотрудники. Ставка и валюта необходимы для подсчета итоговой суммы в Акте выполненных работ по Заявке. Подробнее читайте в статье: Акт выполненных работ.

Импорт компаний

Импорт компаний находится в меню Компании. Нажмите кнопку Импорт, скачайте шаблон и заполните данные. После заполнения шаблона в форме выбора нажмите Загрузить готовый шаблон и выберите заполненный файл.

Обратите внимание! За один раз можно загрузить до 100 компаний.

Поля в шаблоне соответствуют полям в карточке Компании. Подробнее о назначении полей читайте в статье: Создание обслуживаемых компаний.

в поле Название введите наименование компании. Оно будет отображаться в Заявке и Акте выполненных работ;
поле Код - это идентификатор Заявок от этой Компании. Вы можете задать определенный цифровой код, который можно использовать в номере Заявки. Подробнее читайте в статье: Типы заявок;
ERPID - это внешний идентификационный номер для работы с интегрируемыми системами (например, 1С или CRM-системы). Код необходим для выгрузки/загрузки данных;
в полях Адрес сайта, Телефон, Эл почта можно указать контактные данных для компаний;
в поле Тип контрагента выберите юридическую форму компании из списка: ИП, Физическое лицо или Юридическое лицо. От выбора Типа контрагента зависит заполнение юридических реквизитов. Реквизиты КПП, ОГРН, ОКПО, банковские счета и т.д. доступны для заполнения непосредственно в карточке Компании;
укажите Вид клиента, выбрав вариант Да или Нет в полях Заказчик, Подрядчик, Наша компания. Заказчик – покупатель услуг. Подрядчик – исполнитель. Наша компания – компания от лица которой создаются и ведутся Заявки в системе. Реквизиты нашей компании попадают в Акт выполненных работ.

Импорт заявок

Импорт заявок находится в меню Заявки - Все заявки. Нажмите кнопку Импорт, скачайте шаблон и заполните данные. После заполнения шаблона в форме выбора нажмите Загрузить готовый шаблон и выберите заполненный файл.

Обратите внимание! За один раз можно загрузить до 2000 заявок.

Поля в шаблоне соответствуют полям в Заявке. Подробнее о назначении полей читайте в статье: Создание заявки.

Обратите внимание! Импорт заявок происходит в фоновом режиме: Заявки загружаются в систему постепенно в течение небольшого количества времени. Это позволяет пользователям работать в привычном режиме, без сбоев и длительных откликов от системы.

укажите Номер, под которым Заявка будет создана в системе. Данный номер Заявки также будет присвоен Акту выполненных работ. Например, вы можете задать номер в формате ддммгггг00№ - 26102020001, 26102020002 и т.д.;
в поле Тип заявки из выпадающего списка выберите необходимый Тип заявки. Тип заявки определяет стадии, через которые она проходит и срок ее закрытия. Для импорта Заявок в системе должен быть создан хотя бы один Тип заявки. Типы заявок создаются в консоли администратора. Подробнее об этом читайте в статье: Типы заявок;
в поле Описание заявки в свободной форме введите подробную информацию по Заявке. Это может быть описание неисправностей и любые другие замечания;
Заказчик – это компания-покупатель. Выберите необходимого Заказчика в ячейке из выпадающего списка. Если Заказчика нет, его необходимо создать в разделе Компании. Подробнее читайте в статье: Создание обслуживаемых компаний;
Оборудование или Объект – элемент инфраструктуры, на который направлено предоставление услуг. Выбор Оборудования в Заявке позволит разделить их по обслуживаемым объектам, позволит просматривать историю выполненных работ. Если в списке нет необходимого Оборудования, его нужно создать в системе HubEx. Подробнее читайте в статье: Создание обслуживаемого оборудования;
укажите, в каком Часовом поясе должны создаваться Заявки. Это позволит указывать в них корректное время, а также они корректно по времени будут отображаться в мобильном приложении исполнителя;
Вид работ необходимо выбрать из выпадающего списка. Виды работ создаются в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Виды работ;
Критичность визуально разделит ваши Заявки цветными маркерами в общем списке. Например, вы можете создать Срочную, Плановую и Стандартную критичность в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Критичность заявки;
Стадия – один из этапов жизненного цикла, которые проходит Заявка в зависимости от выполняемых над ней действий;
Срок исполнения - это крайний срок закрытия Заявки позволит отслеживать выполнение работ в установленный промежуток времени и видеть в списке просроченные Заявки. Срок исполнения вносится в формате дд.мм.гггг чч:мм. Например, 15 октября 2020 года, 15 часов дня будет выглядеть как 15.10.2020 15:00;
выберите Исполнителя из внесенных в систему, либо распределите Заявки уже в системе HubEx. Создать Исполнителя можно в справочнике Пользователи-Сотрудники. Подробнее читайте в статье: Создание пользователя вашей системы;
указание Контактного лица позволит ускорить решение вопросов по данной Заявке. Например, контактным лицом может выступать ответственный за приемку выполненных работ и подписание акта. Введите все необходимые данные и Контактное лицо будет создано автоматически в системе HubEx;
в поле Обращение от можно указать от чьего имени была создана Заявка. В выпадающем списке вы увидите всех внесенных в систему Сотрудников и Заказчиков вместе.

Обратите внимание! В шаблонах импорта некоторые поля сопровождаются подсказками. Ячейка, обозначенная красным флажком в правом верхнем углу ячейки, имеет подсказку.

Следующие шаги:

Перейти в меню