Создание пользователя вашей системы

Содержание статьи:

• Введение;
• Основные поля карточки сотрудника;
• Что представляет собой список сотрудников;
• Участок, виды работ, навыки и склады;
• Компания, роль и график;
• Дополнительные функции.

Введение

В системе HubEx существует два типа пользователей: Сотрудники и Заказчики.

Сотрудники – пользователи, которые могут создавать и выполнять Заявки. Сотрудники являются лицензируемыми пользователями системы. Для Сотрудников доступно web- и Мобильное приложение HubEx для исполнителя. Сотрудником может являться диспетчер вашей организации, который создает заявки в web-приложении, руководитель вашей организации (например, Начальник сервисной службы), исполнитель (например, Сервисный инженер).

Заказчик - пользователь, который может создавать Заявки в мобильном приложении заказчика. Заказчик привязывается к компании-заказчику.

Подробнее о создании заказчика читайте в статье: Создание заказчика.

Для работы Сотрудников доступна web-версия HubEx и мобильное приложение HubEx исполнитель.

Мобильное приложение доступно для скачивания на Android и на iOS.

Войти в свой аккаунт HubEx сотрудник или заказчик сможет только после создания аккаунта для него и подтверждения регистрации по телефону или почте.

Прочтите подробную статью ниже или начните знакомство с темой с обучающего видеоролика "Как создать нового пользователя в HubEx".

Основные поля карточки сотрудника

Создать нового пользователя можно в меню "Пользователи" - "Сотрудники" по кнопке "Добавить сотрудника"

Карточка сотрудника — это единая форма на одной странице. Рассмотрим основные поля.

• Фамилия, Имя, Отчество: Фамилия и Имя обязательны для заполнения, Отчество — по желанию;
• Пол;
• Мобильный сотрудник: чаще всего включается для выездных сотрудников, работающих с HubEx. Эта функция разрешает сотруднику участвовать в автоматическом распределении на Заявку и указывать его, как исполнителя уже выполненных работ.

Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.

• Отслеживание местоположения: определяет, будут ли собираться и показываться на карте координаты сотрудника. Доступны три режима:
  • Всегда — координаты собираются в мобильном приложении в обязательном порядке;
  • С разрешения пользователя — координаты собираются, только если сотрудник разрешил доступ к геопозиции в мобильном приложении;
  • Выключить отслеживание местоположения сотрудника — координаты не собираются; автоназначение заявок при этом продолжает работать, но без учёта удалённости сотрудника.

  Включить Мобильный сотрудник и одновременно выключить отслеживание местоположения можно — раньше система не позволяла сохранить такое сочетание.

• Точность сбора геокоординат: доступна, если отслеживание местоположения включено (режим «Всегда» или «С разрешения пользователя»). Регулирует баланс между точностью отслеживания и расходом батареи мобильного устройства:
  • Максимальная точность (по умолчанию) — координаты фиксируются максимально точно и часто, расход батареи высокий;
  • Сбалансированный режим — координаты фиксируются с умеренной частотой, оптимальный баланс точности и энергопотребления;
  • Минимальная точность — координаты определяются приблизительно, с редкими обновлениями, минимальный расход батареи.

  Изменения вступают в силу после ближайшей синхронизации мобильного приложения.

  
• Контактные данные:
  • Мобильный телефон и/или Электронная почта: как минимум одно из этих полей будет являться логином для входа в аккаунт. После создания и сохранения карточки Сотрудника на указанный телефон/электронную почту придёт сообщение/письмо с подтверждением регистрации и созданием пароля;
  • Рабочий телефон и Другой телефон: необязательные поля;
  • SSO Login: логин сотрудника во внешней системе единого входа (SSO). Если в организации настроена интеграция с SSO, сотрудник сможет входить в HubEx под своей корпоративной учётной записью, без отдельного пароля HubEx. Подробнее читайте в статье: Универсальная интеграция SSO для всех клиентов HubEx.
• Стартовая страница: раздел системы, который откроется сотруднику сразу после входа в web-версию (например, Заявки, Объекты, Календарь, Карта, Склады, Аналитика или страница одного из подключённых плагинов). Если не задана, сотрудник попадает на стандартный экран «Все заявки». Изменить это поле может только пользователь с полномочием «Настройка стартовой страницы» в роли — без него поле недоступно для редактирования (отмечено значком замка).

Что представляет собой список сотрудников

Список всех сотрудников представляет собой карточный вид:

Вы можете фильтровать список сотрудников, используя правое боковое меню:

В списке всех сотрудников карточка одного сотрудника отображает:

• Аватар (фото);
• ФИО;
• Должность;
• Рейтинг сотрудника;
• Активные заявки на сотруднике для "Сотрудника";
• Кнопка вызова по телефону.

Дополнительные настройки (три точки) дают возможность:

1. Копировать сотрудника;

2. Отправить приглашение повторно. Если пользователь в течение суток не успел перейти по отправленной ему ранее ссылке-подтверждению регистрации, то эту ссылку можно получить повторно. В карточке Сотрудника или в общем списке всех Сотрудников нажмите на контекстное меню (три точки) и выберите пункт "Отправить приглашение повторно".

3. Удалить сотрудника.


Обратите внимание! Вы можете удалить сотрудника из системы только при условии, что на момент удаления на сотрудника не назначены какие-либо из активных заявок.

Сотрудников можно импортировать или экспортировать.

Подробнее об импорте вы можете прочитать в статье Импорт пользователей.

Подробнее об экспорте вы можете прочитать в статье Экспорт пользователей.

Участок, виды работ, навыки и склады

• Ставка для клиента: стоимость работы исполнителя за 1 час.

Ставка используется при подсчете итоговой стоимости работ по Заявке при формировании Акта выполненных работ. Ставка может изменяться вручную при заполнении Выполненных работ в Заявке. При расчете итоговой стоимости ставка умножается на количество часов, потраченных на выполнение работы. Подробнее читайте в статье: Акт выполненных работ.

• Участок: классификация Объектов, Типов заявок, Сотрудников, Заказчиков по различным критериям: географическим, функциональным и т.д.

С помощью настройки Ролей по Участкам можно разграничить доступ Сотрудников и Заказчиков к работе с определенными Объектами и Типами заявок. Например, можно создать участок «Электрооборудование» и отнести к нему все подходящие объекты. Далее создать тип заявки, например, «Ремонт электрооборудования», который будет иметь специфический жизненный цикл, и указать у него участок «Электрооборудование». Затем указать у сотрудника тот же участок. Таким образом, этот сотрудник сможет создавать заявки с типом «Ремонт электрооборудования» и выбирать объекты только по участку «Электрооборудования». Для Cотрудника, Объекта, Заказчика и Типа заявки можно указать несколько Участков. Участки создаются и настраиваются в консоли администратора. Подробнее читайте в статьях: Настройка участков, Настройка ролей.

• Виды работ: специфический вид деятельности (услуг), который может выполняться Сотрудником и быть направлен на Объект.

Например, ваш Сотрудник квалифицируется на монтаже оборудования и (или) Ремонте. Виды работ в карточке Сотрудника можно использовать для настройки правила автоназначения на Заявки. Система будет подбирать исполнителя по совпадению Вида работ в карточке Сотрудника и выбранного Вида работ в Заявке.

Подробнее читайте в статье: Правила выбора исполнителя. Чтобы в Заявке выбрать определенный Вид работ, необходимо сначала указать Виды работ в карточке этого Объекта.

Новый Вид работ можно создать в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Виды работ.

• Навыки - дополнительные, особые умения, необходимые для выполнения определенной работы. С помощью Навыков в системе можно настроить точное автораспределение сотрудников на Заявки. Навыки создаются в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Навыки.
• Доступные склады указываются для того, чтобы при заполнении Выполненных работ в Заявке можно было указать материалы, потраченные в ходе выполнения. Подробнее читайте в статье: Загрузка материалов и создание складов.

Компания, роль и график

• Компания: в которой работает Сотрудник. После того как компания выбрана, в форме дополнительно появляются поля:
  • Должность: в свободной форме;
  • Табельный номер: несет исключительно информационный характер. Необязательно для заполнения.
• Роль: набор прав и полномочий, которые определяют уровень доступа к функционалу системы. Создать и настроить Роль можно в консоли администратора.

  Для сервисного инженера роль будет "Сервисный специалист", для начальника - "Начальник Сервисной Службы". Роль "Начальника Сервисной Службы" предоставляет больше прав для работы с системой: по умолчанию для этой роли доступны переходы Заявки по различным стадиям, просмотр абсолютно всех Заявок и т.д. "Сервисный специалист" по умолчанию может принимать и выполнять Заявку, видеть только назначенные на него Заявки и т.д. Подробнее читайте в статье: Настройка ролей.

Также в карточке сотрудника можно указать График работы. Он поможет учитывать рабочее время специалиста при назначении на Заявки. График работы можно учесть при настройке автоматического назначения исполнителей. Подробнее читайте в статьях: График работы исполнителей, Правила автоназначения исполнителя.

Дополнительные функции

Бан пользователя: реквизит появляется после сохранения данных о новом cотруднике напротив его имени. Бан используется в случае увольнения сотрудника, чтобы запретить ему доступ в систему. Данные заблокированного сотрудника будут доступны в разделе левого меню "Пользователи", подраздел "Сотрудники", применить фильтр "Только заблокированные". Также вы можете удалить пользователя из системы. Данные удаленного сотрудника будут доступны в разделе левого меню "Пользователи", подраздел "Сотрудники", применить фильтр "Только удаленные". Заблокированного сотрудника вы можете восстановить, но удаленного сотрудника восстановить не получится. Подробнее читайте в статье: Удаление объектов/сотрудников/заявок

Геолокация: перед началом работы в мобильном приложении пользователю нужно подтвердить использование геолокации. Геолокация позволит увидеть Сотрудника в меню Карты - Карта и отслеживать его перемещение.

Перевод Сотрудника в Заказчики: если вы случайно создали Сотрудника вместо Заказчика, тип Пользователя можно изменить. Сделать это необходимо, так как права Заказчика и Сотрудника различаются. Например, отсканировав QR-код, пользователь с типом Сотрудник может увидеть больше данных, чем нужно.

Откройте карточку Сотрудника и нажмите на Контекстное меню (3 точки), которое находится в правом верхнем углу. В этом меню выберите пункт "Перевести к заказчикам".

Нажмите кнопку Подтвердить в появившемся диалоговом окне.

При переводе пользователя из Сотрудников в Заказчики его Роль необходимо изменить вручную, если это необходимо.

---

Следующие шаги:

• Создание обслуживаемых компаний
• Ввод обслуживаемого оборудования
• Создание заказчика

---

• Перейти в меню