Создание пользователя вашей системы
Содержание статьи:
- Введение;
- Основные поля. Раздел карточки сотрудника "Общее";
- Что представляет собой список сотрудников;
- Раздел карточки сотрудника "Квалификация";
- Раздел карточки сотрудника "Трудоустройство";
- Дополнительные функции.
Введение
В системе HubEx существует два типа пользователей: Сотрудники и Заказчики.
Сотрудники – пользователи, которые могут создавать и выполнять Заявки. Сотрудники являются лицензируемыми пользователями системы. Для Сотрудников доступно web- и Мобильное приложение HubEx для исполнителя. Сотрудником может являться диспетчер вашей организации, который создает заявки в web-приложении, руководитель вашей организации (например, Начальник сервисной службы), исполнитель (например, Сервисный инженер).
Заказчик - пользователь, который может создавать Заявки в мобильном приложении заказчика. Заказчик привязывается к компании-заказчику.
Подробнее о создании заказчика читайте в статье: Создание заказчика.
Для работы Сотрудников доступна web-версия HubEx и мобильное приложение HubEx исполнитель.
Мобильное приложение доступно для скачивания на Android и на iOS.
Войти в свой аккаунт HubEx сотрудник или заказчик сможет только после создания аккаунта для него и подтверждения регистрации по телефону или почте.
Прочтите подробную статью ниже или начните знакомство с темой с обучающего видеоролика "Как создать нового пользователя в HubEx".
Основные поля. Раздел карточки сотрудника "Общее"
Создать нового пользователя можно в меню "Пользователи" - "Сотрудники" по кнопке "Добавить сотрудника"
Форма создания нового сотрудника (карточка сотрудника) состоит из нескольких вкладок:
- Общее;
- Квалификация;
- Трудоустройство.
Рассмотрим основные поля, раздел карточки сотрудника - "Общее".
- ФИО;
- Пол;
- Мобильный сотрудник: чаще всего включается для выездных сотрудников, работающих с HubEx. Эта функция разрешает сотруднику участвовать в автоматическом распределении на Заявку и указывать его, как исполнителя уже выполненных работ.
Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- Отслеживать местоположение сотрудника: позволит отслеживать пользователя на карте;
- E-mail (электронная почта) или Мобильный телефон: будет являться логином для входа в аккаунт. После создания и сохранения карточки Сотрудника на указанный телефон/электронную почту придет сообщение/письмо с подтверждением регистрации и созданием пароля;
- Рабочий телефон или Другой телефон: необязательные поля;
- Роль: набор прав и полномочий, которые определяют уровень доступа к функционалу системы.
Создать и настроить Роль можно в консоли администратора
Для сервисного инженера роль будет "Сервисный специалист", для начальника - "Начальник Сервисной Службы".
Роль "Начальника Сервисной Службы" предоставляет больше прав для работы с системой: по умолчанию для этой роли доступны переходы Заявки по различным стадиям, просмотр абсолютно всех Заявок и т.д. "Сервисный специалист" по умолчанию может принимать и выполнять Заявку, видеть только назначенные на него Заявки и т.д.
Подробнее читайте в статье: Настройка ролей.
Что представляет собой список сотрудников
Список всех сотрудников представляет собой карточный вид:
Вы можете фильтровать список сотрудников, используя правое боковое меню:
В списке всех сотрудников карточка одного сотрудника отображает:
- Аватар (фото);
- ФИО;
- Должность;
- Рейтинг сотрудника;
- Активные заявки на сотруднике для "Сотрудника";
- Кнопка вызова по телефону.
Дополнительные настройки (три точки) дают возможность:
- Копировать сотрудника;
- Отправить приглашение повторно. Если пользователь в течение суток не успел перейти по отправленной ему ранее ссылке-подтверждению регистрации, то эту ссылку можно получить повторно. В карточке Сотрудника или в общем списке всех Сотрудников нажмите на контекстное меню (три точки) и выберите пункт "Отправить приглашение повторно".
- Удалить сотрудника.
Обратите внимание! Вы можете удалить сотрудника из системы только при условии, что на момент удаления на сотрудника не назначены какие-либо из активных заявок.
Сотрудников можно импортировать или экспортировать.
Подробнее об импорте вы можете прочитать в статье Импорт пользователей.
Подробнее об экспорте вы можете прочитать в статье Экспорт пользователей.
Раздел карточки сотрудника "Квалификация"
- Ставка для клиента: стоимость работы исполнителя за 1 час.
- Участок: классификация Объектов, Типов заявок, Сотрудников, Заказчиков по различным критериям: географическим, функциональным и т.д.
- Виды работ: специфический вид деятельности (услуг), который может выполняться Сотрудником и быть направлен на Объект.
Ставка используется при подсчете итоговой стоимости работ по Заявке при формировании Акта выполненных работ. Ставка может изменяться вручную при заполнении Выполненных работ в Заявке. При расчете итоговой стоимости ставка умножается на количество часов, потраченных на выполнение работы. Подробнее читайте в статье: Акт выполненных работ.
С помощью настройки Ролей по Участкам можно разграничить доступ Сотрудников и Заказчиков к работе с определенными Объектами и Типами заявок. Например, можно создать участок «Электрооборудование» и отнести к нему все подходящие объекты. Далее создать тип заявки, например, «Ремонт электрооборудования», который будет иметь специфический жизненный цикл, и указать у него участок «Электрооборудование». Затем указать у сотрудника тот же участок. Таким образом, этот сотрудник сможет создавать заявки с типом «Ремонт электрооборудования» и выбирать объекты только по участку «Электрооборудования». Для Cотрудника, Объекта, Заказчика и Типа заявки можно указать несколько Участков. Участки создаются и настраиваются в консоли администратора. Подробнее читайте в статьях: Настройка участков, Настройка ролей.
Например, ваш Сотрудник квалифицируется на монтаже оборудования и (или) Ремонте. Виды работ в карточке Сотрудника можно использовать для настройки правила автоназначения на Заявки. Система будет подбирать исполнителя по совпадению Вида работ в карточке Сотрудника и выбранного Вида работ в Заявке.
Подробнее читайте в статье: Правила выбора исполнителя. Чтобы в Заявке выбрать определенный Вид работ, необходимо сначала указать Виды работ в карточке этого Объекта.
Новый Вид работ можно создать в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Виды работ.
- Навыки - дополнительные, особые умения, необходимые для выполнения определенной работы. С помощью Навыков в системе можно настроить точное автораспределение сотрудников на Заявки. Навыки создаются в консоли администратора. Подробнее читайте в статье: Навыки.
- Доступные склады указываются для того, чтобы при заполнении Выполненных работ в Заявке можно было указать материалы, потраченные в ходе выполнения. Подробнее читайте в статье: Загрузка материалов и создание складов.
Раздел карточки сотрудника "Трудоустройство"
- Компания: в которой работает Сотрудник;
- Должность: в свободной форме;
- Табельный номер: несет исключительно информационный характер. Необязательно для заполнения.
Также на вкладке "Трудоустройство" вы можете указать График работы. Он поможет учитывать рабочее время специалиста при назначении на Заявки. График работы можно учесть при настройке автоматического назначения исполнителей. Подробнее читайте в статьях: График работы исполнителей, Правила автоназначения исполнителя.
Дополнительные функции
Бан пользователя: реквизит появляется после сохранения данных о новом cотруднике напротив его имени. Бан используется в случае увольнения сотрудника, чтобы запретить ему доступ в систему. Данные заблокированного сотрудника будут доступны в разделе левого меню "Пользователи", подраздел "Сотрудники", применить фильтр "Только заблокированные". Также вы можете удалить пользователя из системы. Данные удаленного сотрудника будут доступны в разделе левого меню "Пользователи", подраздел "Сотрудники", применить фильтр "Только удаленные". Заблокированного сотрудника вы можете восстановить, но удаленного сотрудника восстановить не получится. Подробнее читайте в статье: Удаление объектов/сотрудников/заявок
Геолокация: перед началом работы в мобильном приложении пользователю нужно подтвердить использование геолокации. Геолокация позволит увидеть Сотрудника в меню Карты - Карта и отслеживать его перемещение.
Перевод Сотрудника в Заказчики: если вы случайно создали Сотрудника вместо Заказчика, тип Пользователя можно изменить. Сделать это необходимо, так как права Заказчика и Сотрудника различаются. Например, отсканировав QR-код, пользователь с типом Сотрудник может увидеть больше данных, чем нужно.
Откройте карточку Сотрудника и нажмите на Контекстное меню (3 точки), которое находится в правом верхнем углу. В этом меню выберите пункт "Перевести к заказчикам".
Нажмите кнопку Подтвердить в появившемся диалоговом окне.
При переводе пользователя из Сотрудников в Заказчики его Роль необходимо изменить вручную, если это необходимо.