Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Графики работ

Содержание статьи:

Графики работы в HubEx

Графики работы позволяют:

Подробнее с правилами автоназначения исполнителей на заявки вы можете ознакомиться в статье: Правила автоназначения исполнителя

Графики работы по-умолчанию

По-умолчанию в бизнес-аккаунте HubEx созданы следующие графики работы:

Обратите внимание! В HubEx нет возможности отобразить в графиках работы обеденное время.

Как создавать или редактировать графики работы

Создание и редактирование персональных графиков находится в Консоли администратора в разделе левого бокового меню "Структура предприятия" - подраздел "Графики работы".

Создать новый график можно по кнопке "Создать график".

В системе предусмотрено создание и настройка двух типов графиков:

Рассмотрим создание каждого типа графиков подробно.

Создание недельного графика работы

Для создания недельного графика выполните следующие шаги:

  1. Введите Наименование: для удобства наименование следует задавать исходя из типа графика и времени работы. Например, для графика работы со вторника по субботу с 10.00 до 19.00 и выходными в воскресенье, и понедельник можно ввести наименование Вторник-суббота с 10 до 19;
  2. С помощью флажков укажите, какие дни недели будут являться рабочими по графику, и установите время работы в формате чч:мм. Для текущего примера с графиком работы со вторника по субботу с 10.00 до 19.00 и двумя выходными в воскресенье и понедельник необходимо установить флажки для вторника, среды, четверга, пятницы, субботы, а для воскресенья и понедельника флажки не ставить, так как это нерабочие дни;

  3. Установите дату начала действия текущего графика с помощью флажка Назначить дату начала календаря: этот пункт не является обязательным для выполнения, если дату начала не задать, то по умолчанию график будет работать со дня его создания в системе. Например, график работы начнет действовать с 20 февраля 2024 года;

  4. Проверьте отображение графика по кнопке Показать график в календаре: в новом окне появится распределение графика работы по месяцам. При внесении изменений в график кнопку Показать график в календаре нужно нажимать повторно;

  5. Нажмите кнопку "Создать график".

Чтобы использовать автоназначение на заявки по графику и отслеживать рабочее время исполнителей по календарю, необходимо указать созданный график в карточке Сотрудника.

Создание сменного графика работы

Для создания сменного графика выполните следующие шаги:

  1. Введите Наименование: для удобства наименование следует задавать исходя из типа графика и времени работы. Например, для сменного графика работы два дня рабочих с 8:30 до 20:00 и два дня выходных, можно ввести наименование "2/2 с 8:30 до 20:00";
  2. По-умолчанию для настройки сменного графика на форме представлен интервал 2/2: две рабочих смены с 8:30 до 20:00 и два выходных дня. Такой интервал будет повторяться друг за другом. Чтобы изменить настройки по умолчанию удаляйте строки смен и (или) выходных дней и добавляйте новые по кнопке + Добавить. Для каждой строки можно изменить тип дня графика: Смена или Выходной.

    Для нашего примера графика 2/2 поправим только время начала и окончания смен с 8.30 до 20.00.

    Обратите внимание! Время одной смены не может быть более 24 часов. Если ваши сотрудники работают более 24 часов в смене, создайте подряд две рабочие смены на 24 часа и на дополнительное время.

    Продолжительность смены рассчитывается исходя из установленного времени и отображается под каждой строкой смены.

  3. Установите дату начала действия текущего графика с помощью флажка "Назначить дату начала календаря": этот пункт не является обязательным для выполнения, если дату начала не задать, то по умолчанию график будет работать со дня его создания в системе. Например, график работы начнет действовать с 23 мая 2024 года;

  4. Проверьте отображение графика по кнопке "Показать график в календаре": в новом окне появится распределение графика работы по месяцам. При внесении изменений в график кнопку "Показать график в календаре" нужно нажимать повторно;

  5. Нажмите кнопку "Создать график".

Рассмотрим еще один пример создания сменных графиков: создание сменного графика 3/2/3, где первые 3 дня это дневные смены с 6:00 до 16:00, следом 2 дня ночные смены с 16:00 до 2:00 и 3 выходных дня.

Для создания графика 3/2/3 выполните следующие шаги:

  1. Введите Наименование: 3/2/3 с 6 до 16, с 16 до 2;
  2. Как описано выше, по-умолчанию для настройки сменного графика на форме представлен интервал 2/2. Интервал по умолчанию необходимо изменить под требования примера 3/2/3 следующим образом:
    • В первой строке для типа дня Смена измените количество на 3 и установить время начала 6:00 и время окончания смены на 16:00;

    • Так как следующая часть интервала - это ночные смены, то для второй строки интервала с типом дня Выходной измените тип на Смена, задайте количество 2 и установите время с 16:00 до 2:00.

      Обратите внимание! При задании ночных смен вводите время окончания следующего дня (например, 2 часа ночи), система автоматически рассчитает время продолжительности смены с переходом на следующий день и отобразит значение под строкой смены;

    • По кнопке "+Добавить" согласно графику добавьте строку с типом Выходной и количеством 3;
  3. Установите дату начала действия текущего графика с помощью флажка "Назначить дату начала календаря": этот пункт не является обязательным для выполнения, если дату начала не задать, то по-умолчанию график будет работать со дня его создания в системе. Например, график работы начнет действовать с 23 мая 2024 года;

  4. Проверьте отображение графика по кнопке Показать график в календаре: в новом окне появится распределение графика работы повторяющегося интервала 3/2/3;

  5. Нажмите кнопку "Создать график".

Графики работы для сотрудников

График работы позволят распределять Заявки на исполнителей точно по времени. Вы увидите рабочие и выходные дни сотрудников.

График работы выбирается для каждого Сотрудника индивидуально в его карточке на вкладке Трудоустройство.

Как использовать График работы? В Заявке при выборе Исполнителя укажите специалиста, которого хотите назначить. Вы увидите его расписание на текущий день: рабочий день (белые поля), выходной (заштрихованные поля), назначенные на него Заявки и продолжительность их выполнения. Эта информация позволит вам сделать выбор при назначении - оценить свободное время, выбрать другой рабочий день этого специалиста, либо выбрать другого специалиста.

Выбрать другой день можно с помощью стрелок вперед-назад.

Для назначения Заявки выберите подходящее время начала выполнения и кликните на него левой кнопкой мыши.

Обратите внимание! После того как вы установите Заявку на подходящее время на форме выбора Исполнителя параметры Дата и время выполнения установятся автоматически: Начало - та дата и время, на которое вы установили Заявку, Окончание - высчитывается исходя из установленных Плановых трудозатрат в настройке Вида работ.

С помощью графика работы исполнителей вы можете посмотреть отработанное время исполнителей и их переработки в отчете по сотрудникам. Подробнее читайте в статье: Отработанное время

Как изменить график сотрудника

В WEB-версии HubEx можно отредактировать смены можно двумя способами.

  1. Первый способ: в карточке Сотрудника (левое боковое меню Пользователи - подраздел "Сотрудники") на вкладке "Трудоустройство". На вкладке "Трудоустройство" вы увидите уже заданный график работ. Подробнее читайте в статье: График работы исполнителей.

    Обратите внимание! Смены можно устанавливать, даже если в карточке сотрудника НЕ выбран график работ.

    Нажмите кнопку "Редактировать смену" и выберите необходимую дату для детальной настройки:

    • Если вы выбрали рабочий день, то вы можете отредактировать время выхода на смену, либо сделать день нерабочим, выбрав вариант Не на смене.

      После внесения изменений нажмите кнопку Сохранить;

    • Если вы выбрали выходной день, то вы можете сделать день рабочим, выбрав вариант На смене и указать время смены;

      После внесения изменений нажмите кнопку Сохранить.

  2. Второй способ: в расписании заявок (раздел левого бокового меню "Заявки" - подраздел "Расписание заявок") при работе в любом из режимов представления (день, неделя, месяц) у каждого Сотрудника в списке отображается индикатор смены: зеленый значок – на смене в текущее время, серый значок – не на смене. Для редактирования смены необходимо нажать на контекстное меню (три точки) и выбрать пункт "Редактировать смену".

    Выберите необходимую дату для детальной настройки:

    • если вы выбрали рабочий день, то вы можете отредактировать время выхода на смену, либо сделать день нерабочим, выбрав вариант Не на смене.

      После внесения изменений нажмите кнопку "Сохранить";

    • Если вы выбрали выходной день, то вы можете сделать день рабочим, выбрав вариант На смене и указать время смены;

      После внесения изменений нажмите кнопку Сохранить.

Отредактировать заданный график работы исполнитель может самостоятельно в мобильном приложении HubEx исполнитель.

Обратите внимание! Смены можно устанавливать, даже если в карточке сотрудника НЕ выбран график работ.

Откройте боковое меню и нажмите на иконку исполнителя.

Перед вами откроется заданный график работы. Напоминаем, что график работы устанавливается в WEB-версии в карточке Сотрудника на вкладке "Трудоустройство".

Выберите необходимую дату для детальной настройки:

Графики работы для объектов

За любым Объектом/оборудованием можно закрепить График работы. Поле будет носить исключительно справочную информацию.

Графики работы в SLA

Также Графики работы используются в SLA - Правила расчета крайнего срока закрытия заявки.

График обслуживания заявки определяет рабочее время выполнения заявок. Например, если вы установили в правило SLA график работы "Понедельник-пятница с 9:00 до 18:00" и плановое время закрытия заявки 45 часов, далее создали заявку в понедельник в 9:00, то крайний срок закрытия этой заявки будет определен на пятницу в 18:00.

Функционал "Я на смене"

Диспетчеру сервисной службы или начальнику сервиса удобно видеть сотрудников, которые работают в данный момент времени, чтобы оперативно назначать на них Заявки.

Сервисному специалисту также важно предупреждать работодателя о том, что он приступил к работе, чтобы получать Заявки, либо закончил смену и не может больше брать Заявки.

В "Мобильном приложении HubEx для исполнителя" перейдите в левое боковое меню. Для того чтобы начать смену, нажмите кнопку "Начать смену".

Обратите внимание! Вы НЕ можете указать другое время начала смены. Поле "Время по" заполняется автоматически, исходя из настроек графика.

Если вы хотите уменьшить или увеличить количество часов в смене, то сначала измените ее, и только потом нажимайте кнопку "Начать смену".

По завершению рабочего дня перейдите также в левое боковое меню и нажмите кнопку "Завершить смену".

По завершению смены вы увидите расчет времени смены и нажмите кнопку "Сохранить".

Следующие шаги: