Календарь заявок
В этом разделе вы узнаете:
- Как работает календарь в web-приложении: неназначенные, назначенные и плановые заявки;
- Как отобразить выполненные заявки в календаре;
- Как редактировать смены сотрудников в календаре;
- Как работает поиск по сотрудникам в календаре;
- Как работает календарь в мобильном приложении исполнителя;
- Как работают уведомления при назначении Заявки в Расписании заявок.
Календарь помогает начальникам сервисной службы или диспетчерам эффективно планировать расписание исполнителей. Исполнители в мобильном приложении в календаре могут просматривать свою дневную загрузку.
Прочтите подробную статью ниже или начните знакомство с темой с обучающего видеоролика Расписание заявок: как назначать заявки с помощью календаря.
Как работает календарь в web-приложении
Открыть календарь можно в меню Заявки - Расписание заявок.
Календарь доступен в трех вариантах: на день, на неделю и на месяц. Рассмотрим подробнее функциональные возможности каждого варианта календаря.
- Расписание на месяц
Календарь на месяц отображает загруженность Заявками на каждый день выбранного месяца.
Справа расположены три вкладки с Заявками:
- Неназначенные - здесь находятся все Заявки, для которых не был выбран
исполнитель.
Заявки, Крайний срок закрытия которых попадает на какую-либо дату выбранного месяца, будут отображаться в календаре на эту дату.
Например, если срок закрытия у Заявки 29 октября, то такая Заявка будет отображаться на дату 29 октября как Неназначенные 1, где 1 - это количество таких Заявок.
С помощью кнопки фильтров можно изменить временные границы Крайнего срока закрытия, сделать отбор по Объектам, Виду работ и т.д.
Например, отфильтровать список неназначенных Заявок со сроком закрытия до 31 октября.
Посмотреть детали по Заявке можно щелкнув по ее номеру в списке.
Откроется боковое окно с основными полями Заявки: поля можно редактировать и внесенные изменения сохранять по кнопке Сохранить внизу боковой формы. Боковое окно доступно для Заявок на вкладках Назначенные и Неназначенные.
По нажатию на кнопку внизу боковой формы К заявке в соседней вкладке будет открыта полная форма текущей Заявки.
- Назначенные - в списке отображаются все Заявки на выбранный месяц, на
которые был назначен исполнитель.
Заявки в списке Назначенные не фильтруются.
По нажатию на номер Заявки откроется боковое окно Заявки с информацией: Тип заявки, описание и т.д. Обратите внимание! У назначенных Заявок вы можете менять время выполнения. Это необходимо в случае, если Заявку назначили на исполнителя, а он ушел на больничный или не может ее выполнить в связи с большой нагрузкой.
- В web-приложении для календаря на месяц доступно отображение плановых заявок на отдельной вкладке
Планировщик. Подробнее читайте в
статье: Создание плановой
заявки.
Плановые заявки будут располагаться как на вкладке Планировщик, так и в самом календаре на запланированную дату.
Например, если у вас запланирована Заявка на 19 октября, то вы увидите ее в календаре отметку Планировщик 1 на дату 19 октября, где 1 - это количество плановых заявок.
Обратите внимание! Во вкладке Планировщик отображаются все плановые заявки на выбранный месяц. Если вы выберете конкретный день, в который запланирована, например, одна плановая заявка, то на вкладке Планировщик отобразится именно одна эта заявка. Чтобы вернуть отображение всех плановых заявок на выбранный месяц, еще раз щелкните правой кнопкой мыши по выбранному дню, чтобы снять фокус с этого дня.
Если в настройках плановой заявки не указан исполнитель, то по кнопке + на вкладке Планировщик вы можете выбрать подходящего сотрудника и назначить его на выполнение плановой заявки.
Календарь на месяц отображает загруженность Заявками на каждый день выбранного месяца.
Занятость по дням отображается с помощью индикатора загрузки: в каждой ячейке указано количество часов загруженности в день, количество Заявок, а также цветной индикатор, который позволит визуально очень быстро определять загруженность дня.
Чтобы определить загрузку специалиста в месяц, выберите его в списке слева. Тогда календарь отфильтруется только по выбранному Сотруднику. Чтобы снять фильтр, щелкните на выбранного сотрудника еще раз.
По щелчку на ячейку с загрузкой исполнителя будет доступна только вкладка Назначенные. Таким образом вы просматриваете назначенные Заявки на выбранный день по Сотруднику. По повторному щелчку на выбранный день календаря фильтрация по назначенным Заявкам сбрасывается.
Чтобы посмотреть, какие Сотрудники работают в определенный день, щелкните по этому дню мышкой. Справа в списке Назначенные отобразятся все Заявки на выбранный день, с метками назначенных исполнителей.
Дневная занятость выбранного в месячном календаре Сотрудника отображается с помощью индикатора загрузки: в каждой ячейке указано количество часов загруженности, количество Заявок, а также цветной индикатор, который позволит визуально очень быстро определять занятость исполнителя на день. Цветной индикатор разбит на 8 точек от зеленого до красного цвета, что соответствует неполной и максимальной загрузке специалиста.
Если у Сотрудника занято мало рабочего времени, то индикатор будет ярким и зеленым только в начале, остальные точки будут бледными - свободное время.
Если у Сотрудника занято максимум рабочего времени, то индикатор будет ярким от зеленого до красного.
Обратите внимание! У каждого Сотрудника в списке отображается индикатор смены: зеленый значок – на смене в текущее время, серый значок – не на смене. Отредактировать смену можно прямо в календаре. Для этого необходимо нажать на контекстное меню (три точки) и выбрать пункт Редактировать смену. Внесите необходимые изменения и нажмите Сохранить. Подробнее читайте в статье: Индивидуальный график работы: функционал На смене.
Как назначить Заявки с помощью месячного календаря? Заявки без исполнителя отображаются справа на вкладке Неназначенные, а также в ячейках согласно установленному в них Крайнему сроку закрытия.
Назначить свободную Заявку на специалиста из месячного календаря можно по кнопке +.
Заявка из неназначенных будет перенесена в список Назначенных.
- Неназначенные - здесь находятся все Заявки, для которых не был выбран
исполнитель.
- Расписание на неделю
Календарь на неделю отличается от календаря на месяц тем, что здесь каждая строка соответствует исполнителю из списка слева, отбор по сотрудникам здесь делать не нужно.
Аналогично месячному календарю в недельном присутствуют три вкладки Неназначенные, Назначенные и Планировщик.
Обратите внимание! Неназначенные Заявки также отображаются в ячейках самой верхней строки Без исполнителя. Располагаются они согласно Крайнему сроку закрытия. При нажатии на любую ячейку Без исполнителя все Заявки этой ячейки отобразятся в списке Неназначенные, либо на вкладке Планировщик, если заявки плановые.
В календаре на неделю отображается занятость каждого Сотрудника согласно графику его работы. График работы также отображается в календаре:
- ячейки белого цвета - рабочий день;
- ячейки, заштрихованные серым цветом - выходной/нерабочий день;
- ячейки, заштрихованные желтым цветом - ночная смена.
График работы задается для каждого Сотрудника в его карточке на вкладке Трудоустройство. Подробнее читайте в статье: График работы исполнителей.
Дневная занятость Сотрудника отображается с помощью индикатора загрузки: в каждой ячейке указано количество часов загруженности, количество Заявок, а также цветной индикатор, который позволит визуально очень быстро определять занятость исполнителя на день. Цветной индикатор разбит на 8 точек от зеленого до красного цвета, что соответствует неполной и максимальной загрузке специалиста.
Если у Сотрудника занято мало рабочего времени, то индикатор будет ярким и зеленым только в начале, остальные точки будут бледными - свободное время.
Если у Сотрудника занято максимум рабочего времени, то индикатор будет ярким от зеленого до красного.
Как назначить Заявку на исполнителя с помощью недельного календаря? Неназначенные Заявки также отображаются в ячейках самой верхней строки Без исполнителя. Располагаются они согласно Крайнему сроку закрытия. При нажатии на любую ячейку Без исполнителя все Заявки этой ячейки отобразятся в списке Неназначенные.
Назначить Заявку можно несколькими способами:
- перетащить Заявку из списка Неназначенные на доступный рабочий день
исполнителя;
- по кнопке + у Заявки в списке Неназначенные;
Переназначить Заявку на другого исполнителя можно из списка Назначенные перетащив Заявку на другого Сотрудника.
- Расписание на день
Расписание на текущий день отображает занятость каждого Сотрудника на день с разбивкой по часам.
График работы также отображается в календаре:
- ячейки белого цвета - рабочий день;
- ячейки, заштрихованные серым цветом - выходной/нерабочий день;
- ячейки, заштрихованные желтым цветом - ночная смена.
Справа в дневном расписании находится список Неназначенные заявки. Вы можете перетащить Заявку из этого списка на необходимого исполнителя. Сотрудник сразу получит push-уведомление о назначении. Также эта Заявка отобразится в его личном расписании.
При назначении Заявки через календарь срок ее выполнения устанавливается исходя из плановых трудозатрат, либо по умолчанию 4 часа. Плановые трудозатраты могут быть установлены в карточках Видов работ или Типов заявки. Подробнее читайте в статьях: Виды работ, Типы заявок
Для изменения срока исполнения Заявки потяните ее за «хвост» в левую или правую сторону.
Вы можете поставить Заявку на другое время или перенести ее на другого специалиста. Нажмите на нее в календаре и передвиньте на нужное время или нужного исполнителя.
Обратите внимание на Попову Марию. На 05.04.2022 не видно начала Заявки в рамках рабочего дня. Это значит, что Заявка назначена на несколько дней, например, с 01.04 по 10.04.
Если на сервисного специалиста назначено несколько Заявок в один и тот же промежуток времени, то поле с его Заявками будет расширено. Обе заявки будут отображены.
Из Расписания заявок вы можете подать Заявку по кнопке + в правом верхнем углу. В новом окне откроется стандартная форма Заявки. Подробнее читайте в статье: Создание заявки.
Обратите внимание! При создании Заявки и выборе исполнителя вам необходимо проверить заполненность поля Дата и время выполнения, чтобы Заявка сразу отразилась в календаре.
Когда вы выбираете исполнителя, Дата и время выполнения заполняются автоматически. В поле Начало устанавливается текущий день и ближайший час. В поле Окончание дата и время может быть рассчитано в двух вариантах:
- Если у Вида работ заполнены Плановые трудозатраты в количестве часов (минут или дней), то это значение прибавляется к начальной дате и времени;
- Если у Вида работ не заполнены Плановые трудозатраты, то по умолчанию система прибавит один час к начальной дате и времени.
Подробнее читайте в статье: Виды работ.
Как отобразить выполненные и закрытые заявки в календаре
Отображение закрытых заявок позволяет:
- управлять задачами: в календаре вы получите полный обзор рабочей нагрузки сотрудников;
- оптимизировать ресурсы: закрытые задачи позволят проводить рестроспективный анализ загрузки специалистов;
- анализ производительности: возможность просмотра закрытых заявок позволяет оценить соблюдение графиков работ.
Чтобы отобразить выполненные и закрытые заявки, откройте любой из вариантов отображения календаря (на день, на неделю или на месяц) и в правом верхнем углу нажмите значок шестеренки.
Установите флажок в выпадающем меню Показывать выполненные заявки. Автоматически поле календаря обновится, и вы увидите заявки, которые были уже выполнены специалистами.
Поиск по сотрудникам в календаре
Фильтры по сотрудникам доступны для дневного, недельного и месячного отображения календаря. С помощью фильтров можно по различным критериям отобрать необходимых исполнителей для назначения Заявок.
В календаре над списком сотрудников слева находится кнопка Фильтровать сотрудников.
По нажатию на кнопку фильтров справа откроется боковое окно с параметрами доступными для выбора сотрудников. Отбор можно осуществлять по Видам работ, Участкам, Компаниям, Ролям и признаку Мобильный сотрудник.
Обратите внимание! Признак Мобильный сотрудник по умолчанию включен в настройках фильтров, так как это признак выездных сотрудников, на которых назначаются Заявки. Чтобы увидеть в списке других сотрудников, снимите флажок в настройках фильтров.
В модальном окне для каждого из параметров доступен множественный выбор. Например, можно выбрать несколько Видов работ для поиска подходящих сотрудников и нажать кнопку Выбрать.
Таким образом, можно более точно отфильтровать подходящих исполнителей. Фильтрация по сотрудникам также удобна при работе в группе компаний, когда сотрудники устроены в разные компании одного холдинга, когда сотрудников очень много.
После указания всех параметров на боковой панели фильтров нажмите кнопку Применить.
Список сотрудников будет отфильтрован согласно заданным фильтрам, также сетка календаря будет скорректирована согласно отбору. После применения фильтра по сотрудникам над списком сотрудников будет отображаться количество подходящих исполнителей, а также кнопка сброса фильтрации.
Таким образом фильтры позволяют диспетчерам, руководителям подразделения эффективнее работать с расписанием заявок: подбирать исполнителей по Видам работ, отслеживать загрузку сотрудников в разрезе Компаний и Участков, быстро и гибко принимать решения о назначении Заявок на сотрудников с определенными ролями в вашей компании.
Использование календаря в мобильном приложении исполнителя
Прочтите статью ниже или посмотрите обучающий видеоролик Мобильное приложение инженера. Как работать сервисному специалисту на телефоне? В нем представлен широкий обзор функциональных возможностей мобильного приложения для выездных сотрудников: авторизация в приложении, получение уведомлений, работа с Заявками, с чек-листами, выполненными работами, общение в чатах, работа с календарем и функционалом На смене.
При создании Заявки в мобильном приложении исполнителя вы также можете указать Дату и время выполнения после выбора исполнителя. Таким образом Заявка отобразится у исполнителя в календаре на указанную дату и время.
В мобильном приложении календарь можно открыть по кнопке в правом верхнем углу. Либо с помощью бокового меню.
Исполнитель сможет увидеть Заявки, которые ему необходимо выполнить в течение дня. Текущее время дня отображается в календаре красной горизонтальной чертой. Заявка на несколько дней будет растянута на весь указанный срок.
Вы можете просмотреть расписание на любой день месяца. Нажмите на наименование месяца вверху, например, у вас выбран Август.
Можно открыть любую Заявку из календаря, нажав на нее. Обратите внимание! Если вы не указали Дату и время выполнения, Заявка не будет отображаться в календаре у сервисного исполнителя.
Отложенные уведомления при назначении Заявки в Расписании заявок
При назначении Заявок в Расписании заявок уведомления будут приходить с задержкой в 5 минут по умолчанию. Эта задержка позволит избежать отправки лишних push-уведомлений во время планирования расписания каждого из сотрудников. Если Заявка была назначена на исполнителя и не была переназначена на другого или перенесена по времени в течение 5 минут, то исполнителю придет уведомление. Если в течение 5 минут Заявка была переназначена на другого специалиста, то первому назначенному уведомление не придет. Если Заявка была снята спустя 5 минут, то исполнителю придет новое push-уведомление с текстом «С вас была снята заявка номер заявки». Если Заявка была перенесена по времени после 5 минут, сотруднику придет новое push-уведомление с текстом «Время выполнения по заявке номер заявки было изменено». Подробнее читайте в статье: Настройка оповещений.