Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Календарь заявок

В этом разделе вы узнаете:

Календарь помогает начальникам сервисной службы или диспетчерам эффективно планировать расписание исполнителей. Исполнители в мобильном приложении в календаре могут просматривать свою дневную загрузку.

Как работает календарь в web-приложении

Открыть календарь можно в меню Заявки - Расписание заявок.

Календарь доступен в трех вариантах: на день, на неделю и на месяц. Рассмотрим подробнее функциональные возможности каждого варианта календаря.

  1. Расписание на день

    Расписание на текущий день отображает занятость каждого Сотрудника на день с разбивкой по часам.

    Справа в дневном расписании находится список Неназначенные заявки. Вы можете перетащить Заявку из этого списка на необходимого исполнителя. Сотрудник сразу получит push-уведомление о назначении. Также эта Заявка отобразится в его личном расписании.

    Для увеличения срока исполнения Заявки потяните ее за «хвост».

    Вы можете поставить Заявку на другое время. Нажмите на нее в календаре и передвиньте на нужное время. Обратите внимание на Кошкина Ивана. На 05.09.2020 не видно начала Заявки. Это значит, что она начата ранее, например 04.09.2020. Таким образом отображаются Заявки, которые назначены более чем на один день.

    Если на сервисного специалиста назначено несколько Заявок в один и тот же промежуток времени, то поле с его Заявками будет расширено. Обе заявки будут отображены.

  2. Расписание на неделю

    В календаре на неделю отображается занятость каждого Сотрудника согласно графику его работы. График работы также отображается в календаре:

    • ячейки белого цвета - рабочий день;
    • ячейки, заштрихованные серым цветом - выходной/нерабочий день;
    • ячейки, заштрихованные желтым цветом - ночная смена.

    График работы задается для каждого Сотрудника в его карточке на вкладке Трудоустройство. Подробнее читайте в статье: График работы исполнителей.

    Дневная занятость Сотрудника отображается с помощью индикатора загрузки: в каждой ячейке указано количество часов загруженности, количество Заявок, а также цветной индикатор, который позволит визуально очень быстро определять занятость исполнителя на день. Цветной индикатор разбит на 8 точек от зеленого до красного цвета, что соответствует неполной и максимальной загрузке специалиста.

    Если у Сотрудника занято мало рабочего времени, то индикатор будет ярким и зеленым только в начале, остальные точки будут бледными - свободное время.

    Если у Сотрудника занято максимум рабочего времени, то индикатор будет ярким от зеленого до красного.

    Справа расположены две вкладки с Заявками:

    • Неназначенные - здесь находятся все Заявки, для которых не был выбран исполнитель. По умолчанию в этой вкладке отображаются неназначенные Заявки, Крайний срок закрытия которых укладывается в рамки выбранной недели. Например, если выбрали неделю с 18 по 24 октября, то по умолчанию увидим Заявки, Крайний срок закрытия которых установлен с 18 по 24 октября.

      С помощью кнопки фильтров можно изменить временные границы Крайнего срока закрытия.

      Например, вывести все Заявки до 31 октября.

      Посмотреть детали по Заявке можно щелкнув по ее номеру в списке.

      Откроется боковое окошко с деталями: Типом заявки, описанием и т.д.. По кнопке Открыть в соседнем окне вы можете открыть полную форму выбранной Заявки в соседнем окне браузера.

    • Назначенные - в списке отображаются все Заявки на выбранную неделю, на которых был назначен исполнитель. Заявки в списке Назначенные не фильтруются.

      По нажатию на номер Заявки откроется боковое окошко с информацией: Тип заявки, описание и т.д.. Обратите внимание! У назначенных Заявок вы можете менять время выполнения. Это необходимо в случае, если Заявку случайно назначили на выходной день исполнителя и т.п.

    По щелчку на ячейку с загрузкой исполнителя будет доступна только вкладка Назначенные. Таким образом вы просматриваете назначенные Заявки на выбранный день по Сотруднику. По щелчку на любую свободную область календаря фильтрация по назначенным Заявкам сбрасывается.

    Как назначить Заявку на исполнителя с помощью недельного календаря? Неназначенные Заявки также отображаются в ячейках самой верхней строки Без исполнителя. Располагаются они согласно Крайнему сроку закрытия. При нажатии на любую ячейку Без исполнителя все Заявки этой ячейки отобразятся в списке Неназначенные.

    Назначить Заявку можно несколькими способами:

    1. перетащив Заявку из списка Неназначенные на доступный рабочий день исполнителя;
    2. по кнопке + у Заявки в списке Неназначенные;

    Переназначить Заявку на другого исполнителя можно из списка Назначенные перетащив Заявку на другого Сотрудника.

  3. Расписание на месяц

    Календарь на месяц отображает загруженность Заявками на каждый день выбранного месяца.

    Занятость по дням отображается с помощью индикатора загрузки: в каждой ячейке указано количество часов загруженности в день, количество Заявок, а также цветной индикатор, который позволит визуально очень быстро определять загруженность дня.

    Чтобы определить загрузку специалиста в месяц, выберите его в списке слева. Тогда календарь отфильтруется только по выбранному Сотруднику.

    Чтобы посмотреть, какие Сотрудники работают в определенный день, щелкните по этому дню мышкой. Справа в списке Назначенные отобразятся все Заявки на выбранный день, с метками назначенных исполнителей.

    Заявки без исполнителя отображаются справа на вкладке Неназначенные, а также в ячейках согласно установленному в них Крайнему сроку закрытия.

    Назначить свободную Заявку на специалиста из месячного календаря можно по кнопке +.

Из Расписания заявок вы можете подать Заявку по кнопке + в правом верхнем углу. В новом окне откроется стандартная форма Заявки. Подробнее читайте в статье: Создание заявки.

Обратите внимание! При создании Заявки и выборе исполнителя вам необходимо проверить заполненность поля Дата и время выполнения, чтобы Заявка сразу отразилась в календаре.

Когда вы выбираете исполнителя, Дата и время выполнения заполняются автоматически. В поле Начало устанавливается текущий день и ближайший час. В поле Окончание дата и время может быть рассчитано в двух вариантах:

Подробнее читайте в статье: Виды работ.

Использование календаря в мобильном приложении инженера

При создании Заявки в мобильном приложении инженера вы также можете указать Дату и время выполнения после выбора исполнителя. Таким образом Заявка отобразится у исполнителя в календаре на указанную дату и время.

В мобильном приложении календарь можно открыть по кнопке в правом верхнем углу. Либо с помощью бокового меню.

Инженер сможет увидеть Заявки, которые ему необходимо выполнить в течение дня. Текущее время дня отображается в календаре красной горизонтальной чертой. Заявка на несколько дней будет растянута на весь указанный срок.

Вы можете просмотреть расписание на любой день месяца. Нажмите на наименование месяца вверху, например, у вас выбран Август.

Можно открыть любую Заявку из календаря, нажав на нее. Обратите внимание! Если вы не указали Дату и время выполнения, Заявка не будет отображаться в календаре у сервисного исполнителя.

Отложенные уведомления при назначении Заявки в в Расписании заявок

При назначении Заявок в Расписании заявок уведомления будут приходить с задержкой в 5 минут по умолчанию. Эта задержка позволит избежать отправки лишних push-уведомлений во время планирования расписания каждого из сотрудников. Если Заявка была назначена на инженера и не была переназначена на другого или перенесена по времени в течение 5 минут, то инженеру придет уведомление. Если в течение 5 минут Заявка была переназначена на другого специалиста, то первому назначенному уведомление не придет. Если Заявка была снята спустя 5 минут, то инженеру придет новое push-уведомление с текстом «С вас была снята заявка номер заявки». Если Заявка была перенесена по времени после 5 минут, сотруднику придет новое push-уведомление с текстом «Время выполнения по заявке номер заявки было изменено». Подробнее читайте в статье: Настройка оповещений.

Следующие шаги: