Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Чек-листы

Содержание статьи:

Что такое чек-лист

Чек-лист – это список дел или задач, которые необходимо выполнить для достижения определенного результата.

Использование Чек-листов позволяет:

Например, выдержка из чек-листа по ремонту автомобиля.

Чек-листы, прикрепленные к заявке, отображаются в заявке (вкладка заявки "Чек-листы").

Подробная статья о назначении и работе с чек-листами представлена ниже. Знакомство с темой можно начать с обучающего видеоролика "Чек-листы в HubEx: контролируйте качество работ, обучайте новых сотрудников".

Как создать чек-лист

Создать новые чек-листы можно в разделе левого бокового меню HubEx "Чек-листы" по кнопке "Создать чек-лист".

Рассмотрим создание нового чек-листа:

Если в чек-листе указаны Объекты/оборудование и (или) Виды работ, то при выборе в Заявке указанных в чек-листе Объектов/оборудования и (или) Видов работ, чек-лист прикрепится автоматически.

Вы можете не указывать Объекты/оборудование и Виды работ, тогда чек-лист автоматически не привяжется к заявке, его можно будет добавить в заявку вручную.

Пункты - это действия, которые необходимо выполнить: проверить, измерить и т.д.

Каждый Пункт может содержать внутри себя Атрибут.

Атрибут - это способ измерения/выражения для пункта чек-листа. Атрибут используется в случае, когда требуется вписать ответ в виде числа, даты, текстовой строки или прикрепить файл.

Как добавить в пункт новый Атрибут или изменить имеющийся атрибут для чек-листов, подробно читайте ниже в статье.

Без указания Атрибутов чек-лист будет представлять собой список пунктов, выполнение которых нужно будет отметить с помощью установки флажка.

Как создать атрибут

Рассмотрим, как создать в качестве атрибута вложенный файл. Зачем может пригодиться прикрепление файла? Например, зафиксировать выполнение какого-либо пункта Чек-листа с помощью фотографии.

Рассмотрим добавление вложенного файла в качестве атрибута к уже созданному Чек-листу.

Создать новый атрибут можно в консоли администратора в разделе левого бокового меню "Настройки системы" - подраздел "Дополнительные поля".

  1. Нажмите кнопку "Создать новое поле";

  2. Введите "Наименование поля", например, "Фотография". Укажите "Тип поля": "Вложенный файл";
  3. В параметре "Используется для" установите "Чек-листы";
  4. Нажмите Сохранить.

Обратите внимание! Вложенным файлом может быть не только фотография, но и видео. А если вы заполняете чек-лист через WEB-версию HubEx, то в чек-лист можно приложить документы в форматах .doc, .xls, .pdf. Допускается загрузка нескольких файлов к одному пункту чек-листа.

Теперь в пункт любого Чек-листа можно добавить атрибут, который позволит загружать фотографии.

Добавление/удаление чек-листа в заявке

Если вы создали Чек-лист без привязки к конкретному Объекту/оборудованию и (или) Виду работ, то в Заявке можно добавить Чек-лист вручную.

  1. Откройте активную заявку в списке всех заявок;
  2. Перейдите в раздел заявки "Чек-листы";
  3. Нажмите кнопку "Добавить чек-лист";

  4. Выберите подходящий чек-лист из списка.

Также в заявке доступна функция удаления чек-листов. Чек-лист можно удалить с помощью контекстного меню (три точки) - "Удалить".

Обратите внимание! Вручную добавлять и удалять чек-листы в заявке можно только через WEB-версию HubEx. В мобильном приложении такой возможности нет.

Привязка чек-листа к объекту/оборудованию

Если к чек-листу привязать объект/оборудование, то после создания заявки на указанный в чек-листе объект/оборудование, этот чек-лист автоматически привяжется к заявке.

Привязка чек-листа к виду работ

Если к чек-листу привязать вид работ, то после создания заявки на указанный в чек-листе вид работ, этот чек-лист автоматически привяжется к заявке.

Привязка чек-листа к объекту/оборудованию и виду работ

Если к чек-листу привязать объект/оборудование и вид работ, то после создания заявки на указанный в чек-листе объект/оборудование и вид работ, этот чек-лист автоматически привяжется к заявке.

Чек-лист в "Мобильном приложении HubEx для исполнителя"

Прочтите пошаговую инструкцию ниже или посмотрите обучающий видеоролик "Мобильное приложение инженера. Как работать сервисному специалисту на телефоне?". В нем представлен широкий обзор функциональных возможностей мобильного приложения для исполнителя: авторизация, получение уведомлений, работа с Заявками, с чек-листами, выполненными работами, общение в чатах, работа с календарем и функционалом "На смене".

В мобильном приложении исполнителя Чек-листы отображаются в Заявке на панели навигации внизу. Выберите из списка Чек-лист и заполните его. Выполнение пунктов Чек-листа может заключаться в установке флажков напротив действий, прикреплении фотографий, заполнении строковых полей и т.д. Например, прикрепить фото необходимо для подтверждения, что мобильный сотрудник был на объекте, и зафиксировал выполнение работ.

После заполнения всех пунктов нажмите кнопку Сохранить. В общем списке Чек-листов заполненный Чек-лист отмечается зеленой галочкой.

При отсутствии подключения к сети в приложении отображается нескрываемое уведомление Нет подключения к интернету. В этом случае вы все равно можете заполнить Чек-лист. Для этого откройте Заявку и перейдите к Чек-листам.

Заполните необходимый Чек-лист в обычном порядке и нажмите кнопку Сохранить.

После сохранения у Чек-листа вы увидите значок синхронизации. При появлении мобильной сети Чек-лист будет автоматически загружен в HubEx, ваши коллеги смогут его просмотреть с web-приложения. Значок синхронизации после загрузки Чек-листа пропадает.

С помощью настройки Cтадии заявки в "Консоли администрирования" (раздел левого бокового меню "Настройки заявки" - подраздел "Стадии заявки") можно установить Требование "Обработаны чек-листы". Например, установить такую настройку можно на стадию заявки "Выполнена". Тогда исполнитель не сможет перевести заявку на стадию "Выполнена", пока не заполнит хотя бы один пункт Чек-листа в Заявке.

С помощью настройки Полей на форме заявки в "Консоли администрирования" (раздел левого бокового меню "Настройки заявки" - подраздел "Поля на форме заявки") можно установить параметр "RW" для поля "Чек-листы", например,на стадии "В работе" и роли исполнителя, тогда исполнитель не сможет перевести заявку со стадии "В работе" на стадию "Выполнена", пока не заполнит все пункты Чек-листа в Заявке.

Следующие шаги: