Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Создание заявки

Содержание статьи:

Что такое заявка в HubEx

Заявка – это выражение намерения получить какие-либо услуги и(или) товар. В HubEx под заявкой подразумевается карточка для создания и назначения задач в системе. Заявка содержит информацию о содержании задачи, исполнителях, сроках выполнения и другие параметры исполнения задачи.

Учет по заявкам позволяет:

Заявки создаются в разрезе объектов, что позволяет хранить историю всех обращений (заявок) по каждому объекту.

С помощью настройки различных Типов заявок можно реализовать как простые процессы прохождения заявки:

Новая → Назначена диспетчером → Принята исполнителем → Выполнена

Так и более сложные. Тип заявки определяет по каким стадиям должна проходить заявка, срок ее закрытия и так далее.

Например, когда заявка создана она находится в стадии Новая, после назначения сервисного специалиста, заявка переходит в стадию Назначена. Когда сервисный специалист выезжает на объект, он переводит заявку в стадию Выехал на объект и т.д. Одной из конечных стадий заявки может быть стадия Закрыта.

Подробнее читайте в статье: Переход заявки по стадиям и удаление заявки.

Основные поля на форме заявки

Ознакомьтесь с обучающим видеороликом "Создание заявки в HubEx: расшифровка и заполнение всех полей на форме заявки". В нем мы рассказываем о назначении всех полей на форме заявки и как их правильно заполнять.

Подробная инструкция о создании и альтернативных способах подачи заявок представлена ниже:

Нажмите на строку, чтобы открыть и посмотреть дополнительный видеоролик Способы подачи заявки в HubEx.

Создать заявку можно перейдя в раздел левого бокового меню "Заявки", подраздел "Все заявки". Нажмите на кнопку "Создать заявку".

Обратите внимание! Заявка на момент создания имеет только одну вкладку слева: "Заявка".

После сохранения заявки на форме появятся еще несколько вкладок:

Обратите внимание! Состав полей на форме Заявки можно настраивать в разрезе Ролей пользователей и Стадий заявки. Например, вы можете запретить определенной роли (например, "Сервисный специалист") изменять исполнителя в Заявке на стадии Назначена.

Подробнее читайте в статьях: Поля на форме заявки: настройка доступа к полям заявки, Настройка ролей.

Заполнение вкладки заявки "Заявка" разделено на смысловые блоки:

Рассмотрим заполнение основных полей на форме создания заявки

  1. По релевантности. Этот вариант сортирует список сотрудников учитывая несколько параметров:
    • "Вид работ", указанный в заявке;
    • "Ответственный за объект", который устанавливается в карточке выбранного Объекта;
    • "Участок", "Навыки" и "График работ", указанные также в карточке выбранного Объекта;

    Чем больше указанных параметров в Заявке и Объекте совпадет с теми, что указаны в карточке Сотрудника, тем выше он будет в списке по релевантности.

    Иконки критериев релевантности будут отображаться справа от ФИО исполнителей.

    При наведении на иконки будет всплывать подсказка с расшифровкой. На картинке ниже представлена расшифровка всех возможных критериев отбора.

  2. ФИО исполнителя: этот вариант сортирует список по алфавиту от А до Я.

Установите флажок слева от имени одного или нескольких специалистов для назначения на заявку. Чтобы проверить занятость выбранного сотрудника, нажмите кнопку "Календарь" справа от имени. Календарь занятости будет отображаться в поле справа. Вы можете выбирать любую дату в календаре для просмотра загрузки специалиста.

Обратите внимание! Чтобы смотреть загрузку разных специалистов, нажимайте на кнопку "Календарь" рядом с их именем. Когда календарь одного из сотрудников активен, то кнопка "Календарь" становится синего цвета.

Каждый из выбранных специалистов получит уведомление о назначении на Заявку, сможет добавлять выполненные работы и переводить Заявку на стадии в "Мобильном приложении HubEx для исполнителя".

Что представляет собой список заявок

Рассмотрим все виды списка заявок в HubEx:

Карточное отображение заявок (по-умолчанию):

Вы можете фильтровать заявки, используя правое боковое меню:

При использовании фильтра вы можете посмотреть по каким параметрам фильтруется список заявок:

Вы можете создавать быстрые фильтры, чтобы применять ранее установленный фильтр по заявкам в 1 клик:

В списке всех заявок карточка заявки отображает:

Чтобы обновить список заявок нажмите на специальную кнопку:

Вы можете установить количество отображаемых карточек заявок на одной странице:

Существует возможность массового редактирования заявок в списке:

Загрузка заявок через импорт: с помощью специального шаблона в формате Excel можно загрузить до 1000 заявок за 1 раз.. Подробнее читайте в статье: Импорт заявок.

Экспорт заявок осуществляется по кнопке "Экспорт". Подробнее читайте в статье: Экспорт заявок.

Табличное отображение заявок:

У вас есть возможность применять все ранее перечисленные функции, описанные в карточном отображении, а так же настраивать отображение столбцов табличного вида:

Сортировка заявок включает в себя следующие столбцы:

Отображение заявок на карте

Подробнее с этим вариантом отображения заявок вы можете ознакомиться в статье: Заявки и сотрудники на карте.

Необязательные поля для заполнения на форме заявки

Раздел заявки "Заявка"

На вкладку "Заявка" могут быть добавлены дополнительные поля для внесения и хранения учетной информации. Это может быть стоимость оборудования, габариты, заключение по заявке и т.д. Дополнительные поля располагаются внизу страницы. Подробнее читайте в статье: Создание дополнительных полей в заявке.

Также дополнительные поля можно вынести в табличное отображение Заявок, чтобы сразу видеть необходимую информацию в таблице, не открывая каждую Заявку. Подробнее читайте в статье: Список заявок, поиск заявок с помощью фильтров.

Раздел заявки "Необходимые материалы"

Рассмотрим вкладку "Необходимые материалы". Она носит рекомендательный характер. Здесь можно отразить перечень материалов, которые могут понадобиться специалисту для выполнения Заявки.

Нажмите на кнопку "Добавить материалы". Выбор можно осуществлять с отбором по определенному складу или всем складам. Укажите количество и нажмите кнопку "Выбрать".

Обратите внимание! Материалы предварительно должны быть внесены в систему. Подробнее читайте в статьях: Загрузка материалов и создание складов, Подача заявки с указанием рекомендованных материалов.

Раздел заявки "Сообщения"

На вкладке "Сообщения" можно вести переписку всем заинтересованным лицам по данной заявке. Подробнее читайте в статье: Сообщения по заявке.

Раздел заявки "Чек-листы"

На вкладке "Чек-листы" вы увидите Чек-лист, если он был привязан к Объекту. Вы можете добавить Чек-лист вручную по кнопке "Добавить чек-лист" или удалить не нужный в контекстном меню (три точки) - Удалить. Подробнее читайте в статье: Чек-листы.

Раздел заявки "Дочерние заявки"

Заявки в системе могут иметь иерархическую структуру: дочерние заявки подчиняются родительским. На вкладке Дочерние заявки можно создавать дочерние заявки (по кнопке +Создать дочернюю заявку ) и просматривать уже созданные. С помощью дочерних заявок можно разделять выполнение объемных задач и проектов. Подробнее читайте в статье: Дочерние заявки.

Раздел заявки "Выполнение"

На вкладке Выполнение будут отражаться работы по Заявке, которые внесет исполнитель. Обратите внимание на поля Стоимость и Ставка/час. Они необходимы для расчета итоговой стоимости работ по Заявке и отражаются в Акте выполненных работ. Подробнее читайте в статье: Прикрепление выполненных работ в web- и мобильном приложении. Все выполненные работы по Заявке располагаются в списке справа.

Раздел заявки "Акт выполненных работ"

На вкладке Акт выполненных работ автоматически формируется Акт для заказчика. Акт заполняется по данным выполненных работ. В мобильном приложении можно получить подпись заказчика к Акту. Подробнее читайте в статье: Акт выполненных работ.

Раздел заявки "История изменений"

Вкладка История изменений хранит все действия над Заявкой с момента ее первого сохранения. Подробнее читайте в статье: История изменений заявки.

Дополнительная информация о заявках

Подавать Заявку в web-версии HubEx можно без привязки к Заказчику или Объекту, без указания адреса или Вида работ. Такой формат очень актуален для работы с внутренними задачами. Например, можно создавать внутренние заявки для бухгалтеров, it-специалистов, курьеров и т.д.

На форме Заявки обязательным для заполнения полем является только Тип заявки. Отключить заполнение этого поля нельзя. Видимость и заполнение всех остальных полей можно отключить в настройках консоли администрирования в разделе левого бокового меню "Настройки заявки" - подраздел "Поля на форме заявки". Для отключения полей необходимо выбрать "Роли" и "Стадии", и убрать настройку чтения и заполнения для необязательных полей. Подробнее читайте в статье: Поля на форме заявки: настройка доступа к полям заявки.

Например, ниже представлена настройка для отключения выбора Объекта.

Итоговая упрощенная форма Заявки с отключением всех необязательных полей может выглядеть следующим образом:

Обратите внимание! Если вы создаете заявку в мобильном приложении, то поля "Заказчик", "Объект", "Вид работ", "Адрес" будут обязательными при создании Заявки.

Если Заявку подавали с WEB-приложения без заполнения необязательных полей, то она отобразится в мобильном приложении с пустыми полями. Такую Заявку можно будет просматривать и редактировать в обычном режиме.

Вы можете создать Заказчика и Объект напрямую из формы создания Заявки без предварительного заполнения в соответствующих справочниках. А также можете создать Вид работ, если у вас есть права администратора для входа в консоль. О создании Вида работ можно прочитать здесь.

Еще один способ создать новый Объект: создать его через форму выбора объекта из списка существующих. Пример: вы вводите значение в поисковую строку, вам выдаются результаты поиска. Вы можете выбрать найденных Объект или создать новый Объект.

Создание заявки в мобильном приложении

Создать Заявку в мобильном приложении HubEx исполнитель можно несколькими способами.

Первый способ быстрой подачи Заявки:

Обратите внимание! В "Мобильном приложении HubEx для исполнителя" также можно выбрать нескольких исполнителей на заявку. Подробнее читайте в статье: Как выбрать нескольких исполнителей в заявке. Доступ к выбору исполнителей настраивается в консоли администрирования в разделе Настройки заявки - Поля на форме заявки в разрезе Ролей и Стадий заявки. Подробнее читайте в статье: Поля на форме заявки: настройка доступа к полям заявки.

Если объекты промаркированы QR-стикерами (QR-шильдами), то можно подать Заявку через сканирование QR-кода в приложении:

Третий вариант подачи Заявки доступен из основного меню мобильного приложения HubEx исполнитель:

Дополнительно ознакомьтесь с обучающим видеороликом "Мобильное приложение HubEx для исполнителя". Как работать сервисному специалисту на телефоне?. В нем представлен широкий обзор функциональных возможностей мобильного приложения для выездных сотрудников: авторизация в приложении, получение уведомлений, работа с Заявками, с чек-листами, выполненными работами, общение в чатах, работа с календарем и функционалом На смене.

Альтернативные способы подачи заявок

В данной статье рассмотрен основной вариант подачи Заявок - в ручном режиме. Существует еще несколько вариантов, о которых подробнее будет рассказано в следующих статьях:


Следующие шаги: