Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Загрузка материалов и создание складов

В этом разделе вы научитесь:

Учет материалов в системе HubEx позволяет:

Материалы и склады загружаются в систему с помощью функции импорта. Заполняется готовый шаблон в формате Excel для импорта и загружается в HubEx. При этом из заполненного шаблона создаются материалы и склады.

Обратите внимание! Функции импорта в системе HubEx полностью совместимы с Excel, ExcelOnline, частично с Google Spreadsheet, но не совместимы с Mac Spreadsheet. Также не рекомендуем использовать сторонние сервисы для работы с шаблонами Excel из-за возможных ограничений функционала.

Загрузка материалов и создание складов

Внести материалы и создать склады в HubEx можно в меню Склады - Материалы по кнопке Импорт материалов. Если вы загружаете материалы в первый раз, в появившемся окне выберите Скачать форму шаблона. После чего будет скачан специальный шаблон в формате Excel, который необходимо заполнить.

Обратите внимание! За один раз можно загрузить до 1000 материалов.

Рассмотрим заполнение шаблона:

После заполнения шаблона в форме импорта материалов необходимо выбрать Загрузить готовый шаблон и выбрать заполненный файл. Материалы и склады будут созданы в системе.

Ручное создание складов

Помимо импорта через Excel, вы можете создать склад вручную прямо в web-интерфейсе:

  1. Перейдите в меню Склады | Материалы.
  2. Нажмите кнопку Создать склад — откроется боковая панель.
  3. Заполните поля:
  • Название склада — обязательное поле;
  • Адрес склада — необязательное поле для указания адреса размещения;
  • Пользователи склада — радиобаттон с тремя значениями:
    • Никто — склад недоступен никому, кроме пользователей с полномочием доступа ко всем складам;
    • Все — склад доступен всем сотрудникам тенанта;
    • По списку — выбор конкретных сотрудников через модальное окно;
  • ERP ID — числовое поле для синхронизации с внешней системой (необязательное);
  • Выбрать основным складом — чекбокс, помечающий склад как основной.
Важно! При выборе режима «По списку» необходимо добавить хотя бы одного сотрудника. Настроить доступ пользователя к определённым складам по-прежнему можно в карточке Сотрудника на вкладке Квалификация.
Ручное создание материалов

Справочник материалов также можно пополнять вручную, без подготовки Excel-шаблонов:

  1. Перейдите в меню Склады | Материалы на вкладку Материалы.
  2. Нажмите кнопку Создать материал — откроется боковая панель.
  3. Заполните поля:
  • Наименование — обязательное поле;
  • Описание — многострочное текстовое поле (необязательное);
  • Артикул — текстовое поле (необязательное);
  • Единица измерения — выпадающий список, обязательное поле (по умолчанию — «Штука»);
  • Стоимость — дробное числовое поле (необязательное);
  • ERP ID — текстовое поле для связи с внешней системой (необязательное);
  • Маркируемый материал — чекбокс, признак маркируемого материала для Data Matrix («Честный знак»).

Также в таблице материалов доступно контекстное меню (три точки):

  • Копировать — открывает боковую панель создания со всеми заполненными полями оригинала. Название автоматически дополняется префиксом «Копия».
  • Удалить — удаляет материал после подтверждения.
Важно! Функционал импорта материалов через Excel сохраняется и работает параллельно с ручным созданием. При копировании материала значение ERP ID также переносится — убедитесь, что оно не дублируется с существующими записями.
Изменение количества материалов

Если вам необходимо изменить количество материалов (после инвентаризации или поступления новых товаров), то необходимо сначала в меню Склады - Материалы по кнопке Экспорт материалов выгрузить существующую таблицу материалов в Excel. Открыть таблицу, внести изменения по количеству и с помощью кнопки Импорт материалов загрузить таблицу повторно. Таким образом количество уже внесенной в систему номенклатуры изменится на указанное в таблице Excel.

Обратите внимание! Если вы хотите удалить материал со склада, то в поле Количество на складе необходимо поставить 0. Данные, которые когда-либо были загружены в систему возможно удалить только по запросу на почту help@hubex.ru.

Привязка складов к Сотруднику

Для того, чтобы Сотрудник при выполнении Заявки (заполнение вкладки Выполнение в Заявке) смог указать расход материалов, в карточке этого Сотрудника необходимо указать доступные склады. Сделать это можно в меню Пользователи - Сотрудники в карточке Сотрудника на вкладке Квалификация (блок Доступные склады). Подробнее читайте в статье: Создание пользователя вашей системы.

Просмотр складов в мобильном приложении исполнителя

Сотрудник в мобильном приложении исполнителя может ознакомиться с доступными складами и материалами на этих складах в основном меню приложения в разделе Склады. При выполнении Заявки в мобильном приложении он может указать материалы с доступных ему складов. Подробнее читайте в статье: Расход материалов по заявке, отчет по расходу.

Следующие шаги: