Загрузка материалов и создание складов

В этом разделе вы научитесь:

Загружать материалы и создавать склады;
Изменять количество материалов;
Привязывать склады к Сотруднику;
Просматривать склады в мобильном приложении исполнителя.

Учет материалов в системе HubEx позволяет:

указывать рекомендуемые материалы в Заявке. Подробнее читайте в статье: Подача заявки с указанием рекомендованных материалов;
указывать фактический расход материалов по Заявке. Подробнее читайте в статье: Расход материалов по заявке, отчет по расходу;
включать стоимость материалов в Акт выполненных работ. Подробнее читайте в статье: Акт выполненных работ;
отслеживать остатки материалов. Подробнее читайте в статье: Расход материалов по заявке, отчет по расходу.

Материалы и склады загружаются в систему с помощью функции импорта. Заполняется готовый шаблон в формате Excel для импорта и загружается в HubEx. При этом из заполненного шаблона создаются материалы и склады.

Обратите внимание! Функции импорта в системе HubEx полностью совместимы с Excel, ExcelOnline, частично с Google Spreadsheet, но не совместимы с Mac Spreadsheet. Также не рекомендуем использовать сторонние сервисы для работы с шаблонами Excel из-за возможных ограничений функционала.

Загрузка материалов и создание складов

Внести материалы и создать склады в HubEx можно в меню Склады - Материалы по кнопке Импорт материалов. Если вы загружаете материалы в первый раз, в появившемся окне выберите Скачать форму шаблона. После чего будет скачан специальный шаблон в формате Excel, который необходимо заполнить.

Обратите внимание! За один раз можно загрузить до 1000 материалов.

Рассмотрим заполнение шаблона:

в поле Номенклатура материала введите наименование номенклатуры (материала). Для корректного ведения справочника номенклатуры можно разработать регламент – правила ввода наименований, маркировок, каталожных номеров и т.д., чтобы избежать дублей в справочнике;
поле Код номенклатуры используется при выгрузке номенклатурного списка из других систем для синхронизации.
Обратите внимание! Если вы будете загружать остатки материалов в систему повторно с другими кодами номенклатуры, у вас будут созданы новые позиции и вы получите дубликаты номенклатуры. Поэтому для корректировки остатков рекомендуется экспортировать текущий перечень материалов, вносить изменения в него и загружать заново;
Стоимость номенклатуры будет включаться в Акт выполненных работ, при указании использованных материалов в выполненных работах. Подробнее читайте в статье: Акт выполненных работ;
в поле Название склада введите наименование склада. Таким образом при импорте склады также создадутся в системе. Обратите внимание! Созданные при импорте материалов склады станут доступны для выбора в карточках Сотрудников.
в поле Количество на складе укажите фактическое количество материалов на складе;
в поле Единица измерения выберите необходимую единицу измерения из списка. Если не нашли подходящей, напишите нам в Чат с поддержкой в web-приложении или на почту support@hubex.ru, мы добавим необходимые единицы измерения.

После заполнения шаблона в форме импорта материалов необходимо выбрать Загрузить готовый шаблон и выбрать заполненный файл. Материалы и склады будут созданы в системе.

Изменение количества материалов

Если вам необходимо изменить количество материалов (после инвентаризации или поступления новых товаров), то необходимо сначала в меню Склады - Материалы по кнопке Экспорт материалов выгрузить существующую таблицу материалов в Excel. Открыть таблицу, внести изменения по количеству и с помощью кнопки Импорт материалов загрузить таблицу повторно. Таким образом количество уже внесенной в систему номенклатуры изменится на указанное в таблице Excel.

Обратите внимание! Если вы хотите удалить материал со склада, то в поле Количество на складе необходимо поставить 0. Данные, которые когда-либо были загружены в систему возможно удалить только по запросу на почту support@hubex.ru.

Привязка складов к Сотруднику

Для того, чтобы Сотрудник при выполнении Заявки (заполнение вкладки Выполнение в Заявке) смог указать расход материалов, в карточке этого Сотрудника необходимо указать доступные склады. Сделать это можно в меню Пользователи - Сотрудники в карточке Сотрудника на вкладке Квалификация (блок Доступные склады). Подробнее читайте в статье: Создание пользователя вашей системы.

Просмотр складов в мобильном приложении исполнителя

Сотрудник в мобильном приложении исполнителя может ознакомиться с доступными складами и материалами на этих складах в основном меню приложения в разделе Склады. При выполнении Заявки в мобильном приложении он может указать материалы с доступных ему складов. Подробнее читайте в статье: Расход материалов по заявке, отчет по расходу.

Следующие шаги:

Перейти в меню