Создание обслуживаемого оборудования

Содержание статьи:

Что такое «Объект/Оборудование»;
Раздел «Объект/оборудование»;
Раздел «Обслуживание»;
Что представляет собой список объектов/оборудования;
Раздел объекта «Контактные лица»;
Функционал «Мобильное оборудование»;
Функционал «Планы помещений»;
Раздел «QR-коды» (функционал «Приемка и маркировка»);
Раздел «Дополнительные поля»;
Раздел «Дочерние объекты»;
Раздел «История обслуживания»;
Раздел «Договоры»;
Для интеграций (дополнительно).

Что такое «Объект/Оборудование»

Объект (оборудование) - это элемент инфраструктуры, на который направлено предоставление услуг (видов работ). Аналогом объекта в ITSM-системах является конфигурационная единица. Например, объектами могут быть: офис, здание, АЗС, магазин, или другой элемент инфраструктуры. Оборудованием может быть: кондиционер, кофемашина, двигатель, топливный насос, медицинский аппарат и т.п.

Объекты необходимы для ведения учета заявок по различным сущностям: объектам, оборудованию, его компонентам, узлам, агрегатам и т.п.

Объекты (оборудование) привязываются к конкретным компаниям-заказчикам. Если детальный учет по различным объектам или оборудованию заказчика не требуется, можно завести один обслуживаемый объект для каждого заказчика и он автоматически будет подставляться в заявку при выборе заказчика.

Указывая в заявках Объект (оборудование), можно в дальнейшем получать детальную аналитику обращений клиентов, заказов, выполненных работ по каждой единице оборудования заказчика. Также можно назначать заявки по разным Объектам (оборудованию) на разных исполнителей.

Все варианты создания Объектов представлены в обучающем видеоролике "Создание объектов обслуживания в HubEx: способы создания объектов обслуживания, маркировка, паспорт объекта".

Подробная инструкция о создании и заполнении карточки Объекта представлена ниже:

Раздел «Объект/оборудование»

Создать новый Объект можно в меню Объекты|Оборудование по кнопке "Создать объект".

При создании форма объекта состоит из следующих вкладок:

Объект|Оборудование;
Контакты
Обслуживание;
Дополнительные поля;

После создания объекта/оборудования на форме появятся дополнительные вкладки:

QR-коды;
Дочерние объекты;
История обслуживания;
Договоры.

Рассмотрим основные поля для создания объекта|Оборудования:

Название: Наименование объекта/оборудования
Родительский объект: Объекты отображаются в системе иерархическим списком. Иерархический список представляет собой расположение элементов от родительских к дочерним. Родительский объект обязательно должен иметь адрес, а для дочернего объекта наличие адреса необязательно, так как он будет наследоваться от родительского объекта. Адрес объекта в дальнейшем автоматически подставляется в заявку по этому объекту. Признак наличия адреса регулируется Типом.

Если вы создаете объект без иерархии, то в этом поле ничего указывать не нужно.

Серийный номер: заполняется для идентификации объектов с одинаковым наименованием. Например, у вас несколько одинаковых станков в одном заводском помещении.
Тип (Тип оборудования) - это классификатор объектов и оборудования по функциональному назначению, техническим характеристикам и другим особенностям.

В системе HubEx по умолчанию созданы следующие базовые типы: Объект и Оборудование. У типа Объект по умолчанию в настройках установлен флажок Обязательное наличие адреса, у типа Оборудование его нет. Значит, создавая объекты, родительским будет элемент с типом Объект, а дочерними с типом Оборудование. Например, Объектом может быть Бизнес-центр с адресом ул. Ермакова 3, а Оборудованием – Кофемашина внутри центра, при этом у кофемашины может не быть своего адреса, но она будет его наследовать от Бизнес-центра. Другой пример: Объектом может быть Двигатель, а Оборудованием его более мелкая часть - Топливный насос.

Создать новый или изменить существующие Типы можно в консоли администратора. Подробнее читайте в статье Типы оборудования;

Компания-владелец: выберите, к какой компании принадлежит обслуживаемое оборудование.

Выбор осуществляется из списка уже созданных компаний. Подробнее читайте в статье: Создание обслуживаемых компаний

Описание: поле для ввода любой дополнительной информации.
Адрес: обязательно указывать для родительских объектов. Дочерний объект может иметь свой собственный адрес или наследовать его от родительского объекта. Адрес автоматически подставляется в Заявку;
Файлы: При создании нового Объекта вы можете приложить файлы для помощи в работе с оборудованием. Это могут быть фотографии, инструкции в текстовых файлах.

Другие поля в разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование":

Разрешить создавать заявки по этому объекту: делает Объект доступным для выбора в Заявке. Такой Объект считается опубликованным. Если снять флажок и сохранить карточку Объекта, то такой Объект будет считаться неопубликованным. Неопубликованные Объекты нельзя выбирать в Заявках.
Участок: определяет к какому участку принадлежит оборудование. Участок – классификация Объектов, Типов заявок, Сотрудников, Заказчиков по различным критериям: географическим, функциональным и т.д. Например, разделение по географии: Северо-Западный округ, Краснодарский край, Сибирь и т.д. Объект может принадлежать к нескольким участкам одновременно. Подробнее читайте в статье: Настройка участков;
График работы: носит исключительно справочную информацию.
Класс (Класс оборудования) - совокупность объектов (оборудования) с общими характеристиками, отличительными особенностями. Классы оборудования используются для группировки Объектов и для группировки Заявок по Объектам. Вы можете не использовать Классы и устанавливать у всех Объектов значение По умолчанию. Подробнее читайте в статье: Классы оборудования.

Раздел «Обслуживание»

Основные поля в разделе объекта/оборудования "Обслуживание":

Ответственный за объект: можно указать исполнителя, который постоянно обслуживает этот Объект. Эту информацию в дальнейшем можно использовать при настройке автораспределения исполнителей на Заявки. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
Вид работ: это специфический вид деятельности (услуг), который может выполняться сотрудником и быть направлен на объект. Например, видами работ могут быть: услуги клининга, ремонт, диагностика, услуга аренды недвижимости, услуги доставки и т.д. Один из Видов работ установленных в карточке Объекта выбирается при создании Заявки. Также Вид работ может быть использован в настройке автораспределения исполнителей на Заявки. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
Навыки: это дополнительные, особые умения, необходимые для выполнения определенной работы. Навыки позволяют дополнительно классифицировать Объекты и Сотрудников (исполнителей). С помощью Навыков можно детализировать особые знания, которыми должен обладать специалист для работы с Объектом. Например, знать английский язык для настройки приборов на английском языке. Указав Навыки в Объекте и карточке Сотрудника (исполнителя), можно настроить правила автоназначения. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
На гарантии до: если вы даете гарантию на свои услуги, то вы можете установить срок гарантии.
Чек-лист: вы можете привязывать заранее созданные Чек-листы к объекту, чтобы они автоматически подставлялись в заявку. Чек-лист - это контрольный список дел или задач, которые необходимо выполнить или проверить по Объекту. Подробнее читайте в статье: Чек-листы.

Что представляет собой список объектов/оборудования

Список всех созданных объектов в бизнес-аккаунте HubEx представляет собой карточный вид:

Вы можете фильтровать объекты, используя правое боковое меню:

Состав и порядок фильтров можно настроить под себя: добавляйте нужные поля (доступны как основные поля объекта, так и все дополнительные поля — текстовые, числовые, даты, справочники, переключатели, многострочный текст), удаляйте ненужные и меняйте порядок перетаскиванием (drag-and-drop). Настройки сохраняются автоматически и не сбрасываются при обновлении страницы. Сбросить все фильтры можно одной кнопкой.

Найти нужный объект можно с помощью строки поиска над списком. По умолчанию поиск выполняется по всем доступным полям объекта; настроить, по каким именно полям искать, можно кнопкой рядом со строкой поиска — отметьте нужные поля (например, Название, Серийный номер, Адрес) чекбоксами и нажмите Сохранить. Список доступных для поиска полей формируется автоматически с учётом дополнительных полей вашего тенанта. Чтобы запустить поиск, нажмите Enter или кнопку «Найти» — автоматического поиска по мере набора текста нет.

Если для поиска выбрано ровно одно поле, можно искать сразу по нескольким значениям: введите их через разделитель ;; (например, Объект 12;;Объект 45;;Склад-Север) — система найдёт все объекты, подходящие под любое из значений. Список значений можно вставить из Excel сочетанием Ctrl+Shift+V — разделители расставятся автоматически. Если для поиска выбрано больше одного поля, множественный поиск недоступен. За один раз можно искать не более 50 значений.

В разделе левого бокового меню «Объекты/Оборудование», карточка объекта отображает:

Название и адрес объекта;
Компанию, к которой принадлежит объект;
Количество активных заявок, созданных на этот объект.

Объекты/оборудование можно импортировать или экспортировать.

Подробнее об импорте вы можете прочитать в статье Импорт объектов.

Подробнее об экспорте вы можете прочитать в статье Экспорт объектов.

Раздел объекта «Контактные лица»

В разделе объекта/оборудования "Контакты" можно указать контактную информацию ответственного по объекту со стороны заказчика. Также можно ввести дополнительные контакты, например, директора, диспетчера.

Подробнее читайте в статье Контактные лица в карточке компании.

Функционал «Мобильное оборудование»

В разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование" флажок "Мобильное оборудование" отвечает за возможность изменить адрес объекта при изменении адреса в заявке. То есть заполняя заявку, вы можете изменить автоматически подставленный из карточки Объекта адрес, тогда он изменится и в карточке Объекта.

Подробнее о функционале читайте в статье: Мобильное оборудование - заявка по мобильному оборудованию.

Функционал «Планы помещений»

В разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование" параметр "План объекта": вы можете загрузить план помещения самого объекта, или план, на котором находится оборудование. Использование планов помещений позволяет сократить затраты времени на поиск и устранение неисправностей: при подаче Заявки можно указать точное местоположение проблемы на карте бизнес-центра. План помещения добавляется индивидуально для каждого Объекта в формате .jpg, .jpeg, .png.

Подробнее читайте в статье: Планы помещений.

Раздел объекта «QR-коды» (функционал «Приемка и маркировка»)

В разделе объекта/оборудования "QR-коды" можно промаркировать Объект - создать шаблон заявки с привязанным QR-кодом, паспорт объекта.

Сканируя QR-код в мобильном приложении, вы можете просмотреть паспорт объекта и подать по нему Заявку. Также QR-коды могут сканировать незарегистрированные в системе пользователи и подавать заявки. Подробнее читайте в статьях: QR-код в HubEx: основные понятия, Создание шаблона заявки, подача заявки по QR-коду, Подача заявок по QR-коду без приложения, самостоятельная регистрация нового пользователя.

Раздел объекта «Дополнительные поля»

В разделе объекта/оборудования "Дополнительные поля" вы можете добавить дополнительные поля для заполнения. Создать дополнительные поля можно в консоли администратора. Например, можно указать площадь объекта, если это необходимо. Подробнее читайте в статье: Создание дополнительных полей.

Поля с типом «Значение из справочника» также можно заполнять прямо в этой вкладке, а также в паспорте объекта в мобильном приложении (раздел «Характеристики»). Обратите внимание! Заполнение полей-справочников недоступно в офлайн-режиме мобильного приложения.

Раздел объекта «Дочерние объекты»

В разделе объекта/оборудования "Дочерние объекты" отображаются все дочерние объекты родительского объекта, а также есть возможность создать новый дочерний объект по кнопке +.

Создать дочерний объект в системе можно несколькими способами:

После сохранения карточки родительского объекта на вкладке "Дочерние объекты" по кнопке "+" можно создать новый дочерний объект.

Из карточки родительского объекта по кнопке контекстного меню (3 точки) в правом верхнем углу - "Создать дочерний объект|оборудование".

В главном меню "Объекты|Оборудование" по кнопке "Создать объект" с указанием родительского элемента.

Выбрав конкретный объект из списка всех объектов в главном меню "Объекты|Оборудование" и нажав на кнопку контекстного меню (3 точки) - "Создать дочерний объект|оборудование".

Раздел объекта «История обслуживания»

Во вкладке "История обслуживания" отображаются все созданные по объекту заявки. При установке флажка "С вложенными объектами" в списке отразятся заявки по дочерним объектам. По щелчку на любую заявку из списка истории обслуживания она откроется в боковой панели справа.

Заявки в списке отображаются с учётом иерархии «Родитель — дочерняя»: любая заявка с заполненным полем «Родительская заявка» автоматически считается дочерней, уровень вложенности не ограничен (у дочерних заявок могут быть свои дочерние). Родительские заявки помечены значком для раскрытия/сворачивания списка дочерних заявок; заявки без дочерних элементов отображаются без такого значка. Если родительская заявка недоступна пользователю по правам — вся её иерархия, включая дочерние заявки, скрывается из просмотра.

Боковое окно содержит основные поля из полной формы Заявки, их можно редактировать и сохранять изменения. Кнопка "Сохранить" находится внизу боковой формы Заявки. По нажатию на кнопку К заявке в соседней вкладке будет открыта полная форма текущей Заявки.

Раздел объекта «Договоры»

На вкладке «Договоры» отображается список договоров, связанных с текущим Объектом — в том же формате, что и на вкладке «Договоры» в карточке Компании: название и номер договора, описание, условия, срок действия.

Клик по строке договора открывает боковое окно с детальной информацией. Кнопка «Создать договор» открывает форму создания нового договора с уже заполненными полями Компания (владелец объекта) и Объект (текущее оборудование).

Для интеграций (дополнительно)

В разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование" поле ERP ID: идентификатор объекта во внешней системе, например, 1С или Битрикс, который используется при интеграции.

Следующие шаги:

Перейти в меню