Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Создание обслуживаемого оборудования

Содержание статьи:

Что такое "Объект/Оборудование"

Объект (оборудование) - это элемент инфраструктуры, на который направлено предоставление услуг (видов работ). Аналогом объекта в ITSM-системах является конфигурационная единица. Например, объектами могут быть: офис, здание, АЗС, магазин, или другой элемент инфраструктуры. Оборудованием может быть: кондиционер, кофемашина, двигатель, топливный насос, медицинский аппарат и т.п.

Объекты необходимы для ведения учета заявок по различным сущностям: объектам, оборудованию, его компонентам, узлам, агрегатам и т.п.

Объекты (оборудование) привязываются к конкретным компаниям-заказчикам. Если детальный учет по различным объектам или оборудованию заказчика не требуется, можно завести один обслуживаемый объект для каждого заказчика и он автоматически будет подставляться в заявку при выборе заказчика.

Указывая в заявках Объект (оборудование), можно в дальнейшем получать детальную аналитику обращений клиентов, заказов, выполненных работ по каждой единице оборудования заказчика. Также можно назначать заявки по разным Объектам (оборудованию) на разных исполнителей.

Все варианты создания Объектов представлены в обучающем видеоролике "Создание объектов обслуживания в HubEx: способы создания объектов обслуживания, маркировка, паспорт объекта".

Подробная инструкция о создании и заполнении карточки Объекта представлена ниже:

Раздел "Объект/оборудование"

Создать новый Объект можно в меню Объекты|Оборудование по кнопке "Создать объект".

При создании форма объекта состоит из следующих вкладок:

После создания объекта/оборудования на форме появятся дополнительные вкладки:

Рассмотрим основные поля для создания объекта|Оборудования:

Другие поля в разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование":

Раздел "Обслуживание"

Основные поля в разделе объекта/оборудования "Обслуживание":

Что представляет собой список объектов/оборудования

Список всех созданных объектов в бизнес-аккаунте HubEx представляет собой карточный вид:

Вы можете фильтровать объекты, используя правое боковое меню:

В разделе левого бокового меню «Объекты/Оборудование», карточка объекта отображает:

  1. Название и адрес объекта;
  2. Компанию, к которой принадлежит объект;
  3. Количество активных заявок, созданных на этот объект.

Объекты/оборудование можно импортировать или экспортировать.

Подробнее об импорте вы можете прочитать в статье Импорт объектов.

Подробнее об экспорте вы можете прочитать в статье Экспорт объектов.

Раздел объекта "Контактные лица"

В разделе объекта/оборудования "Контакты" можно указать контактную информацию ответственного по объекту со стороны заказчика. Также можно ввести дополнительные контакты, например, директора, диспетчера.

Подробнее читайте в статье Контактные лица в карточке компании.

Функционал "Мобильное оборудование"

В разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование" флажок "Мобильное оборудование" отвечает за возможность изменить адрес объекта при изменении адреса в заявке. То есть заполняя заявку, вы можете изменить автоматически подставленный из карточки Объекта адрес, тогда он изменится и в карточке Объекта.

Подробнее о функционале читайте в статье: Мобильное оборудование - заявка по мобильному оборудованию.

Функционал "Планы помещений"

В разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование" параметр "План объекта": вы можете загрузить план помещения самого объекта, или план, на котором находится оборудование. Использование планов помещений позволяет сократить затраты времени на поиск и устранение неисправностей: при подаче Заявки можно указать точное местоположение проблемы на карте бизнес-центра. План помещения добавляется индивидуально для каждого Объекта в формате .jpg, .jpeg, .png.

Подробнее читайте в статье: Планы помещений.

Раздел объекта "QR-коды" (функционал "Приемка и маркировка")

В разделе объекта/оборудования "QR-коды" можно промаркировать Объект - создать шаблон заявки с привязанным QR-кодом, паспорт объекта.

Сканируя QR-код в мобильном приложении, вы можете просмотреть паспорт объекта и подать по нему Заявку. Также QR-коды могут сканировать незарегистрированные в системе пользователи и подавать заявки. Подробнее читайте в статьях: QR-код в HubEx: основные понятия, Создание шаблона заявки, подача заявки по QR-коду, Подача заявок по QR-коду без приложения, самостоятельная регистрация нового пользователя.

Раздел объекта "Дополнительные поля"

В разделе объекта/оборудования "Дополнительные поля" вы можете добавить дополнительные поля для заполнения. Создать дополнительные поля можно в консоли администратора. Например, можно указать площадь объекта, если это необходимо. Подробнее читайте в статье: Создание дополнительных полей для объекта.

Раздел объекта "Дочерние объекты"

В разделе объекта/оборудования "Дочерние объекты" отображаются все дочерние объекты родительского объекта, а также есть возможность создать новый дочерний объект по кнопке +.

Создать дочерний объект в системе можно несколькими способами:

  1. После сохранения карточки родительского объекта на вкладке "Дочерние объекты" по кнопке "+" можно создать новый дочерний объект.
  2. Из карточки родительского объекта по кнопке контекстного меню (3 точки) в правом верхнем углу - "Создать дочерний объект|оборудование".
  3. В главном меню "Объекты|Оборудование" по кнопке "Создать объект" с указанием родительского элемента.
  4. Выбрав конкретный объект из списка всех объектов в главном меню "Объекты|Оборудование" и нажав на кнопку контекстного меню (3 точки) - "Создать дочерний объект|оборудование".

Раздел объекта "История обслуживания"

Во вкладке "История обслуживания" отображаются все созданные по объекту заявки. При установке флажка "С вложенными объектами" в списке отразятся заявки по дочерним объектам. По щелчку на любую заявку из списка истории обслуживания она откроется в боковой панели справа.

Боковое окно содержит основные поля из полной формы Заявки, их можно редактировать и сохранять изменения. Кнопка "Сохранить" находится внизу боковой формы Заявки. По нажатию на кнопку К заявке в соседней вкладке будет открыта полная форма текущей Заявки.

Для интеграций (дополнительно)

В разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование" поле ERP ID: идентификатор объекта во внешней системе, например, 1С или Битрикс, который используется при интеграции.


Следующие шаги: