Создание обслуживаемого оборудования
Содержание статьи:
- Что такое «Объект/Оборудование»;
- Раздел «Объект/оборудование»;
- Раздел «Обслуживание»;
- Что представляет собой список объектов/оборудования;
- Раздел объекта «Контактные лица»;
- Функционал «Мобильное оборудование»;
- Функционал «Планы помещений»;
- Раздел «QR-коды» (функционал «Приемка и маркировка»);
- Раздел «Дополнительные поля»;
- Раздел «Дочерние объекты»;
- Раздел «История обслуживания»;
- Для интеграций (дополнительно).
Что такое «Объект/Оборудование»
Объект (оборудование) - это элемент инфраструктуры, на который направлено предоставление услуг (видов работ). Аналогом объекта в ITSM-системах является конфигурационная единица. Например, объектами могут быть: офис, здание, АЗС, магазин, или другой элемент инфраструктуры. Оборудованием может быть: кондиционер, кофемашина, двигатель, топливный насос, медицинский аппарат и т.п.
Объекты необходимы для ведения учета заявок по различным сущностям: объектам, оборудованию, его компонентам, узлам, агрегатам и т.п.
Объекты (оборудование) привязываются к конкретным компаниям-заказчикам. Если детальный учет по различным объектам или оборудованию заказчика не требуется, можно завести один обслуживаемый объект для каждого заказчика и он автоматически будет подставляться в заявку при выборе заказчика.
Указывая в заявках Объект (оборудование), можно в дальнейшем получать детальную аналитику обращений клиентов, заказов, выполненных работ по каждой единице оборудования заказчика. Также можно назначать заявки по разным Объектам (оборудованию) на разных исполнителей.
Все варианты создания Объектов представлены в обучающем видеоролике "Создание объектов обслуживания в HubEx: способы создания объектов обслуживания, маркировка, паспорт объекта".
Подробная инструкция о создании и заполнении карточки Объекта представлена ниже:
Раздел «Объект/оборудование»
Создать новый Объект можно в меню Объекты|Оборудование по кнопке "Создать объект".

При создании форма объекта состоит из следующих вкладок:
- Объект|Оборудование;
- Контакты
- Обслуживание;
- Дополнительные поля;

После создания объекта/оборудования на форме появятся дополнительные вкладки:
- QR-коды;
- Дочерние объекты;
- История обслуживания.

Рассмотрим основные поля для создания объекта|Оборудования:
- Название: Наименование объекта/оборудования
- Родительский объект: Объекты отображаются в системе иерархическим списком. Иерархический список представляет собой расположение элементов от родительских к дочерним. Родительский объект обязательно должен иметь адрес, а для дочернего объекта наличие адреса необязательно, так как он будет наследоваться от родительского объекта. Адрес объекта в дальнейшем автоматически подставляется в заявку по этому объекту. Признак наличия адреса регулируется Типом.
- Серийный номер: заполняется для идентификации объектов с одинаковым наименованием. Например, у вас несколько одинаковых станков в одном заводском помещении.
- Тип (Тип оборудования) - это классификатор объектов и оборудования по функциональному назначению, техническим характеристикам и другим особенностям.
- Компания-владелец: выберите, к какой компании принадлежит обслуживаемое оборудование.
- Описание: поле для ввода любой дополнительной информации.
- Адрес: обязательно указывать для родительских объектов. Дочерний объект может иметь свой собственный адрес или наследовать его от родительского объекта. Адрес автоматически подставляется в Заявку;
- Файлы: При создании нового Объекта вы можете приложить файлы для помощи в работе с оборудованием. Это могут быть фотографии, инструкции в текстовых файлах.
Если вы создаете объект без иерархии, то в этом поле ничего указывать не нужно.
В системе HubEx по умолчанию созданы следующие базовые типы: Объект и Оборудование. У типа Объект по умолчанию в настройках установлен флажок Обязательное наличие адреса, у типа Оборудование его нет. Значит, создавая объекты, родительским будет элемент с типом Объект, а дочерними с типом Оборудование. Например, Объектом может быть Бизнес-центр с адресом ул. Ермакова 3, а Оборудованием – Кофемашина внутри центра, при этом у кофемашины может не быть своего адреса, но она будет его наследовать от Бизнес-центра. Другой пример: Объектом может быть Двигатель, а Оборудованием его более мелкая часть - Топливный насос.
Создать новый или изменить существующие Типы можно в консоли администратора. Подробнее читайте в статье Типы оборудования;
Выбор осуществляется из списка уже созданных компаний. Подробнее читайте в статье: Создание обслуживаемых компаний

Другие поля в разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование":
- Разрешить создавать заявки по этому объекту: делает Объект доступным для выбора в Заявке. Такой Объект считается опубликованным. Если снять флажок и сохранить карточку Объекта, то такой Объект будет считаться неопубликованным. Неопубликованные Объекты нельзя выбирать в Заявках.
- Участок: определяет к какому участку принадлежит оборудование. Участок – классификация Объектов, Типов заявок, Сотрудников, Заказчиков по различным критериям: географическим, функциональным и т.д. Например, разделение по географии: Северо-Западный округ, Краснодарский край, Сибирь и т.д. Объект может принадлежать к нескольким участкам одновременно. Подробнее читайте в статье: Настройка участков;
- График работы: носит исключительно справочную информацию.
- Класс (Класс оборудования) - совокупность объектов (оборудования) с общими характеристиками, отличительными особенностями. Классы оборудования используются для группировки Объектов и для группировки Заявок по Объектам. Вы можете не использовать Классы и устанавливать у всех Объектов значение По умолчанию. Подробнее читайте в статье: Классы оборудования.

Раздел «Обслуживание»
Основные поля в разделе объекта/оборудования "Обслуживание":
- Ответственный за объект: можно указать исполнителя, который постоянно обслуживает этот Объект. Эту информацию в дальнейшем можно использовать при настройке автораспределения исполнителей на Заявки. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- Вид работ: это специфический вид деятельности (услуг), который может выполняться сотрудником и быть направлен на объект. Например, видами работ могут быть: услуги клининга, ремонт, диагностика, услуга аренды недвижимости, услуги доставки и т.д. Один из Видов работ установленных в карточке Объекта выбирается при создании Заявки. Также Вид работ может быть использован в настройке автораспределения исполнителей на Заявки. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- Навыки: это дополнительные, особые умения, необходимые для выполнения определенной работы. Навыки позволяют дополнительно классифицировать Объекты и Сотрудников (исполнителей). С помощью Навыков можно детализировать особые знания, которыми должен обладать специалист для работы с Объектом. Например, знать английский язык для настройки приборов на английском языке. Указав Навыки в Объекте и карточке Сотрудника (исполнителя), можно настроить правила автоназначения. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- На гарантии до: если вы даете гарантию на свои услуги, то вы можете установить срок гарантии.
- Чек-лист: вы можете привязывать заранее созданные Чек-листы к объекту, чтобы они автоматически подставлялись в заявку. Чек-лист - это контрольный список дел или задач, которые необходимо выполнить или проверить по Объекту. Подробнее читайте в статье: Чек-листы.

Что представляет собой список объектов/оборудования
Список всех созданных объектов в бизнес-аккаунте HubEx представляет собой карточный вид:

Вы можете фильтровать объекты, используя правое боковое меню:

В разделе левого бокового меню «Объекты/Оборудование», карточка объекта отображает:
- Название и адрес объекта;
- Компанию, к которой принадлежит объект;
- Количество активных заявок, созданных на этот объект.

Объекты/оборудование можно импортировать или экспортировать.

Подробнее об импорте вы можете прочитать в статье Импорт объектов.
Подробнее об экспорте вы можете прочитать в статье Экспорт объектов.
Раздел объекта «Контактные лица»
В разделе объекта/оборудования "Контакты" можно указать контактную информацию ответственного по объекту со стороны заказчика. Также можно ввести дополнительные контакты, например, директора, диспетчера.
Подробнее читайте в статье Контактные лица в карточке компании.

Функционал «Мобильное оборудование»
В разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование" флажок "Мобильное оборудование" отвечает за возможность изменить адрес объекта при изменении адреса в заявке. То есть заполняя заявку, вы можете изменить автоматически подставленный из карточки Объекта адрес, тогда он изменится и в карточке Объекта.

Подробнее о функционале читайте в статье: Мобильное оборудование - заявка по мобильному оборудованию.
Функционал «Планы помещений»
В разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование" параметр "План объекта": вы можете загрузить план помещения самого объекта, или план, на котором находится оборудование. Использование планов помещений позволяет сократить затраты времени на поиск и устранение неисправностей: при подаче Заявки можно указать точное местоположение проблемы на карте бизнес-центра. План помещения добавляется индивидуально для каждого Объекта в формате .jpg, .jpeg, .png.

Подробнее читайте в статье: Планы помещений.
Раздел объекта «QR-коды» (функционал «Приемка и маркировка»)
В разделе объекта/оборудования "QR-коды" можно промаркировать Объект - создать шаблон заявки с привязанным QR-кодом, паспорт объекта.

Сканируя QR-код в мобильном приложении, вы можете просмотреть паспорт объекта и подать по нему Заявку. Также QR-коды могут сканировать незарегистрированные в системе пользователи и подавать заявки. Подробнее читайте в статьях: QR-код в HubEx: основные понятия, Создание шаблона заявки, подача заявки по QR-коду, Подача заявок по QR-коду без приложения, самостоятельная регистрация нового пользователя.

Раздел объекта «Дополнительные поля»
В разделе объекта/оборудования "Дополнительные поля" вы можете добавить дополнительные поля для заполнения. Создать дополнительные поля можно в консоли администратора. Например, можно указать площадь объекта, если это необходимо. Подробнее читайте в статье: Создание дополнительных полей.

Раздел объекта «Дочерние объекты»
В разделе объекта/оборудования "Дочерние объекты" отображаются все дочерние объекты родительского объекта, а также есть возможность создать новый дочерний объект по кнопке +.

Создать дочерний объект в системе можно несколькими способами:
- После сохранения карточки родительского объекта на вкладке "Дочерние объекты" по кнопке "+" можно создать новый дочерний объект.
- Из карточки родительского объекта по кнопке контекстного меню (3 точки) в правом верхнем углу - "Создать дочерний объект|оборудование".
- В главном меню "Объекты|Оборудование" по кнопке "Создать объект" с указанием родительского элемента.
- Выбрав конкретный объект из списка всех объектов в главном меню "Объекты|Оборудование" и нажав на кнопку контекстного меню (3 точки) - "Создать дочерний объект|оборудование".




Раздел объекта «История обслуживания»
Во вкладке "История обслуживания" отображаются все созданные по объекту заявки. При установке флажка "С вложенными объектами" в списке отразятся заявки по дочерним объектам. По щелчку на любую заявку из списка истории обслуживания она откроется в боковой панели справа.

Боковое окно содержит основные поля из полной формы Заявки, их можно редактировать и сохранять изменения. Кнопка "Сохранить" находится внизу боковой формы Заявки. По нажатию на кнопку К заявке в соседней вкладке будет открыта полная форма текущей Заявки.


Для интеграций (дополнительно)
В разделе объекта/оборудования "Объект/оборудование" поле ERP ID: идентификатор объекта во внешней системе, например, 1С или Битрикс, который используется при интеграции.
