Создание обслуживаемого оборудования
В этом разделе вы узнаете:
- Как создать объект (оборудование);
- Чем отличается родительский объект от дочернего;
- Способы создания дочерних объектов;
- Как разрешать подачу заявок на объект (оборудование).
Объект (оборудование) - элемент инфраструктуры, на который направлено предоставление услуг (видов работ). Аналогом объекта в ITSM-системах является конфигурационная единица. Например, объектами могут быть: офис, здание, АЗС, магазин, или другой элемент инфраструктуры. Оборудованием может быть: кондиционер, кофемашина, двигатель, топливный насос, медицинский аппарат и т.п.
Объекты необходимы для ведения учета заявок по различным сущностям: объектам, оборудованию, его компонентам, узлам, агрегатам и т.п.
Объекты (оборудование) привязываются к конкретным компаниям-заказчикам. Если детальный учет по различным объектам или оборудованию заказчика не требуется, можно завести один обслуживаемый объект для каждого заказчика и он автоматически будет подставляться в заявку при выборе заказчика.
Указывая в Заявках Объект (оборудование), можно в дальнейшем получать детальную аналитику обращений клиентов, заказов, выполненных работ по каждой единице оборудования заказчика. Также можно назначать Заявки по разным Объектам (оборудованию) на разных исполнителей.
По каждому заказчику и его Объектам в системе можно настроить индивидуальные правила расчета крайнего срока закрытия заявок. Подробнее читайте в статье: SLA - Правила расчета крайнего срока закрытия заявки.
Создание объекта (оборудования)
Создать новый Объект можно в меню Объекты|Оборудование по кнопке Создать объект. При создании форма Объекта состоит из следующих вкладок: Объект|Оборудование, Контакты, Обслуживание, Дополнительные поля. После сохранения карточки Объекта на форме появятся дополнительные вкладки: QR-коды, Дочерние объекты и История обслуживания.
Рассмотрим заполнение вкладки Объекты|Оборудование:
- Родительский объект: Объекты отображаются в системе иерархическим списком
(количество
вложенностей не ограничено). Иерархический список представляет собой расположение элементов от родительских к
дочерним.
Родительский объект обязательно должен иметь адрес. Для дочернего объекта наличие адреса необязательно, так как
он будет наследоваться от родителя. Адрес объекта в дальнейшем автоматически подставляется в Заявку по
выбранному объекту. Признак наличия адреса регулируется Типом оборудования (следующее поле).
Если вы создаете родительский объект, то в этом поле ничего указывать не нужно.
- Тип (Тип оборудования) - это классификатор объектов (оборудования) по признаку наличия адреса.
В системе HubEx по умолчанию созданы следующие базовые типы: Объект и Оборудование. У типа Объект по умолчанию в настройках установлен флажок Обязательное наличие адреса, у типа Оборудование его нет. Значит, создавая объекты, родительским будет элемент с типом Объект, а дочерними с типом Оборудование. Например, Объектом может быть Бизнес-центр с адресом ул. Кирова 53, а Оборудованием – Кофемашина внутри центра, при этом у кофемашины может не быть своего адреса, но она будет его наследовать от Бизнес-центра. Другой пример: Объектом может быть Двигатель, а Оборудованием его более мелкая часть - Топливный насос.
Создать новый или изменить существующие Типы объектов можно в консоли администратора. Подробнее читайте в статье Типы оборудрования;
- Компания-владелец: выберите, какой компании принадлежит обслуживаемое оборудование. Выбор осуществляется из списка уже созданных компаний. Подробнее читайте в статье: Создание обслуживаемых компаний;
- флажок Мобильное оборудование отвечает за возможность изменить адрес Объекта при изменении адреса в Заявке. То есть заполняя Заявку, вы можете изменить автоматически подставленый из карточки Объекта адрес, тогда он изменится и в карточке Объекта;
- Адрес обязательно указывать для родительских объектов. Дочерний объект может иметь свой собственный адрес или наследовать его от родителя. Адрес автоматически подставляется в Заявку;
- в поле Участок выберите, к какому участку принадлежит оборудование. Участок – классификация Объектов, Типов заявок, Сотрудников, Зказчиков по различным критериям: географическим, функциональным и т.д. Например, разделение по географии: Северо-Западный округ, Краснодарский край, Сибирь и т.д. Объект может принадлежать к нескольким участкам одновременно. Подробнее читайте в статье: Настройка участков;
- Файлы: При создании нового Объекта вы можете приложить файлы для помощи в
работе с
оборудованием. Это могут быть фотографии, инструкции в текстовых файлах. К каждому файлу можно ограничить права доступа. Подробнее читайте в статье: Ограничение доступа к файлам в заявке и объекте;
- График работы носит справочную информаци. Его заполнять не обязательно;
- Класс (Класс оборудования) - совокупность объектов (оборудования) с общими характеристиками, отличительными особенностями. Классы оборудования используются для группировки Объектов и для группировки Заявок по Объектам. Вы можете не использовать Классы и устанавливать у всех Объектов значение По умолчанию. Подробнее читайте в статье: Классы оборудования.
На вкладке Контакты можно указать контактную информацию ответственного по объекту со стороны заказчика. Также можно ввести дополнительные контакты, например, директора, диспетчера.
На вкладке Обслуживание заполняются следующие поля:
- В поле Ответственный за объект можно указать сервисного инженера, который постоянно обслуживает этот Объект. Эту информацию в дальнейшем можно использовать при настройке автораспределения исполнителей на Заявки. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- Вид работ - специфический вид деятельности (услуг), который может выполняться сотрудником и быть направлен на объект. Например, видами работ могут быть: услуги клининга, ремонт, диагностика, услуга аренды недвижимости, услуги доставки и т.д. Один из Видов работ установленных в карточке Объекта выбирается при создании Заявки. Также Вид работ может быть использован в настройке автораспределения исполнителей на Заявки. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- Навыки - дополнительные, особые умения, необходимые для выполнения определенной работы. Навыки позволяют дополнительно классифицировать Объекты и Сотрудников (исполнителей). С помощью Навыков можно детализировать особые знания, которыми должен обладать специалист для работы с Объектом. Например, знать английский язык для настройки приборов на английском языке. Указав Навыки в Объекте и карточке Сотрудника (исполнителя), можно настроить правила автоназначения. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- Если вы даете гарантию на свои услуги, то ее срок можно отразить с помощью реквизита На гарантии до.
- К Объекту можно привязать один Чек-лист. Чек-лист - это контрольный список дел или задач, которые необходимо выполнить или проверить по Объекту. Подробнее читайте в статье Чек-листы.
Вкладка QR-коды позволит вам промаркировать Объект - создать шаблон заявки с привязанным QR-кодом, паспорт объекта.
Сканируя QR-код в мобильном приложении, вы можете просмотреть паспорт объекта и подать по нему Заявку. Также QR-коды могут сканировать незарегистрированные в системе пользователи и подавать заявки. Подробнее читайте в статьях: QR-код в HubEx: основные понятия, Создание шаблона заявки, подача заявки по QR-коду, Подача заявок по QR-коду без приложения, самостоятельная регистрация нового пользователя.
На вкладку Дополнительные поля вы можете добавить дополнительные поля для заполнения. Создать дополнительные поля можно в консоли администратора. Например, можно указать площадь объекта, если это необходимо. Подробнее читайте в статье: Создание дополнительных полей в объекте.
На вкладке Дочерние объекты отображаются все дочерние объекты, а также есть возможность создать новый дочерний объект по кнопке +. Подробнее о создании дочерних объектов читайте ниже.
Во вкладке История обслуживания отражаются все созданные по объекту Заявки. При установке флажка С вложенными объектами в списке отразятся Заявки по дочерним объектам.
Вы можете ускорить процесс добавления Объектов в систему HubEx с помощью функциии Импорта.
Для выгрузки информации по Объектам из системы HubEx можно воспользоваться функцией Экспорта.
Способы создания дочерних объектов
Созать дочерний объект в системе можно несколькими способами:
- После сохранения карточки родительсого объекта на вкладке Дочерние объекты по кнопке + можно создать новый дочерний объект.
- Из карточки родительского объекта по кнопке Контекстного меню (3 точки) в правом верхнем углу - Создать дочерний объект|оборудование.
В главном меню Объекты|Оборудование по кнопке Создать объект с указанием родительского элемента.
Выбрав конкретный объект из списка всех объектов в главном меню Объекты|Оборудование и нажав на кнопку Контекстного меню (3 точки) - Создать дочерний объект|оборудование.
Разрешение на подачу заявок
При создании нового Объекта на форме находится флажок Разрешить подавать заявки по этому объекту. Включение этой функции позволяет подавать Заявки по Объекту. Если вы хотите добавить в систему Объект, который в данный момент не обслуживаете или который нуждается в дальнейшем редактировании, то влючить эту функцию можно позже. Это позволит оптимизировать список Объектов и рассматривать как те объекты, которые уже обслуживаются, так и те по которым вы еще не проводите работы.
Если флажок был установлен и Объект был записан, то снять флажок нельзя - он исчезает с формы записанного Объекта.
