Создание обслуживаемого оборудования
В этом разделе вы узнаете:
- Как создать объект (оборудование);
- Чем отличается родительский объект от дочернего;
- Способы создания дочерних объектов;
- Как разрешать подачу заявок на объект (оборудование).
Объект (оборудование) - элемент инфраструктуры, на который направлено предоставление услуг (видов работ). Аналогом объекта в ITSM-системах является конфигурационная единица. Например, объектами могут быть: офис, здание, АЗС, магазин, или другой элемент инфраструктуры. Оборудованием может быть: кондиционер, кофемашина, двигатель, топливный насос, медицинский аппарат и т.п.
Объекты необходимы для ведения учета заявок по различным сущностям: объектам, оборудованию, его компонентам, узлам, агрегатам и т.п.
Объекты (оборудование) привязываются к конкретным компаниям-заказчикам. Если детальный учет по различным объектам или оборудованию заказчика не требуется, можно завести один обслуживаемый объект для каждого заказчика и он автоматически будет подставляться в заявку при выборе заказчика.
Указывая в Заявках Объект (оборудование), можно в дальнейшем получать детальную аналитику обращений клиентов, заказов, выполненных работ по каждой единице оборудования заказчика. Также можно назначать Заявки по разным Объектам (оборудованию) на разных исполнителей.
По каждому заказчику и его Объектам в системе можно настроить индивидуальные правила расчета крайнего срока закрытия заявок. Подробнее читайте в статье: SLA - Правила расчета крайнего срока закрытия заявки.
Все варианты создания Объектов представлены в обучающем видеоролике Создание объектов обслуживания в HubEx: способы создания объектов обслуживания, маркировка, паспорт объекта. Подробная инструкция о создании и заполнении карточки Объекта представлена ниже.
Создание объекта (оборудования)
Создать новый Объект можно в меню Объекты|Оборудование по кнопке Создать объект. При создании форма Объекта состоит из следующих вкладок: Объект|Оборудование, Контакты, Обслуживание, Дополнительные поля. После сохранения карточки Объекта на форме появятся дополнительные вкладки: QR-коды, Дочерние объекты и История обслуживания.
Рассмотрим заполнение вкладки Объекты|Оборудование:
- Родительский объект: Объекты отображаются в системе иерархическим списком
(количество
вложенностей не ограничено). Иерархический список представляет собой расположение элементов от родительских к
дочерним.
Родительский объект обязательно должен иметь адрес. Для дочернего объекта наличие адреса необязательно, так как
он будет наследоваться от родителя. Адрес объекта в дальнейшем автоматически подставляется в Заявку по
выбранному объекту. Признак наличия адреса регулируется Типом оборудования (следующее поле).
Если вы создаете родительский объект, то в этом поле ничего указывать не нужно.
- Серийный номер заполняется для идентификации объектов с одинаковым наименованием. Например, у вас несколько одинаковых станков в одном заводском помещении.
- Тип (Тип оборудования) - это классификатор объектов и оборудования по функциональному назначению,
техническим
характеристикам и другим особенностям.
В системе HubEx по умолчанию созданы следующие базовые типы: Объект и Оборудование. У типа Объект по умолчанию в настройках установлен флажок Обязательное наличие адреса, у типа Оборудование его нет. Значит, создавая объекты, родительским будет элемент с типом Объект, а дочерними с типом Оборудование. Например, Объектом может быть Бизнес-центр с адресом ул. Ермакова 3, а Оборудованием – Кофемашина внутри центра, при этом у кофемашины может не быть своего адреса, но она будет его наследовать от Бизнес-центра. Другой пример: Объектом может быть Двигатель, а Оборудованием его более мелкая часть - Топливный насос.
Создать новый или изменить существующие Типы объектов можно в консоли администратора. Подробнее читайте в статье Типы оборудрования;
Обратите внимание! Сменить Тип оборудования можно только для Объекта снятого с публикации. Подробнее читайте в статье: Как изменить тип существующего оборудования?.
- Компания-владелец: выберите, какой компании принадлежит обслуживаемое оборудование. Выбор осуществляется из списка уже созданных компаний. Подробнее читайте в статье: Создание обслуживаемых компаний;
- флажок Мобильное оборудование отвечает за возможность изменить адрес Объекта при изменении адреса в Заявке. То есть заполняя Заявку, вы можете изменить автоматически подставленный из карточки Объекта адрес, тогда он изменится и в карточке Объекта;
- флажок Разрешить создавать заявки по этому объекту делает Объект доступным для выбора в Заявке. Подробнее об этом читайте ниже.
- Адрес обязательно указывать для родительских объектов. Дочерний объект может иметь свой собственный адрес или наследовать его от родителя. Адрес автоматически подставляется в Заявку;
- в поле План объекта можно загрузить план помещения самого объекта, или план, на котором находится оборудование. Использование планов помещений позволяет сократить затраты времени на поиск и устранение неисправностей: при подаче Заявки можно указать точное местоположение проблемы на карте бизнес-центра. План помещения добавляется индивидуально для каждого Объекта в формате .jpg, .jpeg, .png. Подробнее читайте в статье: Планы помещений.
- в поле Участок выберите, к какому участку принадлежит оборудование. Участок – классификация Объектов, Типов заявок, Сотрудников, Заказчиков по различным критериям: географическим, функциональным и т.д. Например, разделение по географии: Северо-Западный округ, Краснодарский край, Сибирь и т.д. Объект может принадлежать к нескольким участкам одновременно. Подробнее читайте в статье: Настройка участков;
- Файлы: При создании нового Объекта вы можете приложить файлы для помощи в
работе с
оборудованием. Это могут быть фотографии, инструкции в текстовых файлах. К каждому файлу можно ограничить права доступа. Подробнее читайте в статье: Ограничение доступа к файлам в заявке и объекте;
- График работы носит справочную информацию. Его заполнять не обязательно;
- Класс (Класс оборудования) - совокупность объектов (оборудования) с общими характеристиками, отличительными особенностями. Классы оборудования используются для группировки Объектов и для группировки Заявок по Объектам. Вы можете не использовать Классы и устанавливать у всех Объектов значение По умолчанию. Подробнее читайте в статье: Классы оборудования.
На вкладке Контакты можно указать контактную информацию ответственного по объекту со стороны заказчика. Также можно ввести дополнительные контакты, например, директора, диспетчера.
На вкладке Обслуживание заполняются следующие поля:
- В поле Ответственный за объект можно указать исполнителя, который постоянно обслуживает этот Объект. Эту информацию в дальнейшем можно использовать при настройке автораспределения исполнителей на Заявки. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- Вид работ - специфический вид деятельности (услуг), который может выполняться сотрудником и быть направлен на объект. Например, видами работ могут быть: услуги клининга, ремонт, диагностика, услуга аренды недвижимости, услуги доставки и т.д. Один из Видов работ установленных в карточке Объекта выбирается при создании Заявки. Также Вид работ может быть использован в настройке автораспределения исполнителей на Заявки. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- Навыки - дополнительные, особые умения, необходимые для выполнения определенной работы. Навыки позволяют дополнительно классифицировать Объекты и Сотрудников (исполнителей). С помощью Навыков можно детализировать особые знания, которыми должен обладать специалист для работы с Объектом. Например, знать английский язык для настройки приборов на английском языке. Указав Навыки в Объекте и карточке Сотрудника (исполнителя), можно настроить правила автоназначения. Подробнее читайте в статье: Правила автоназначения исполнителя.
- Если вы даете гарантию на свои услуги, то ее срок можно отразить с помощью реквизита На гарантии до.
- К Объекту можно привязать один Чек-лист. Чек-лист - это контрольный список дел или задач, которые необходимо выполнить или проверить по Объекту. Подробнее читайте в статье Чек-листы.
Вкладка QR-коды позволит вам промаркировать Объект - создать шаблон заявки с привязанным QR-кодом, паспорт объекта.
Сканируя QR-код в мобильном приложении, вы можете просмотреть паспорт объекта и подать по нему Заявку. Также QR-коды могут сканировать незарегистрированные в системе пользователи и подавать заявки. Подробнее читайте в статьях: QR-код в HubEx: основные понятия, Создание шаблона заявки, подача заявки по QR-коду, Подача заявок по QR-коду без приложения, самостоятельная регистрация нового пользователя.
На вкладку Дополнительные поля вы можете добавить дополнительные поля для заполнения. Создать дополнительные поля можно в консоли администратора. Например, можно указать площадь объекта, если это необходимо. Подробнее читайте в статье: Создание дополнительных полей для объекта.
На вкладке Дочерние объекты отображаются все дочерние объекты, а также есть возможность создать новый дочерний объект по кнопке +. Подробнее о создании дочерних объектов читайте ниже.
Во вкладке История обслуживания отображаются все созданные по объекту Заявки. При установке флажка С вложенными объектами в списке отразятся Заявки по дочерним объектам. По щелчку на любую Заявку из списка истории обслуживания она откроется в боковой панели справа.
Боковое окно содержит основные поля из полной формы Заявки, их можно редактировать и сохранять изменения. Кнопка Сохранить находится внизу боковой формы Заявки. По нажатию на кнопку К заявке в соседней вкладке будет открыта полная форма текущей Заявки.
Вы можете ускорить процесс добавления Объектов в систему HubEx с помощью функции Импорта.
Для выгрузки информации по Объектам из системы HubEx можно воспользоваться функцией Экспорта.
Способы создания дочерних объектов
Создать дочерний объект в системе можно несколькими способами:
- После сохранения карточки родительского объекта на вкладке Дочерние объекты по кнопке + можно создать новый дочерний объект.
- Из карточки родительского объекта по кнопке Контекстного меню (3 точки) в правом верхнем углу - Создать дочерний объект|оборудование.
В главном меню Объекты|Оборудование по кнопке Создать объект с указанием родительского элемента.
Выбрав конкретный объект из списка всех объектов в главном меню Объекты|Оборудование и нажав на кнопку Контекстного меню (3 точки) - Создать дочерний объект|оборудование.
Разрешение на подачу заявок
При создании нового Объекта на форме находится флажок Разрешить подавать заявки по этому объекту. Включение этой функции позволяет подавать Заявки по Объекту. Такой Объект считается опубликованным. Если снять флажок и сохранить карточку Объекта, то такой Объект будет считаться необпубликованным. Неопубликованные Объекты нельзя выбирать в Заявках.
Если вы создаете неопубликованные Объекты, которые в данный момент не обслуживаете или которые нуждаются в дальнейшем редактировании, то опубликовать их можно позже. Это позволит оптимизировать список Объектов и рассматривать как те объекты, которые уже обслуживаются, так и те по которым вы еще не проводите работы.
Также снимать с публикации можно Объекты, по которым закончился договор или гарантийное обслуживание, подавать Заявки на них будет нельзя, но история обслуживания таких Объектов будет храниться в системе.
Если флажок был установлен и Объект был записан, то снять флажок нельзя - он исчезает с формы записанного Объекта.
Чтобы опубликовать Объект, необходимо нажать кнопку Опубликовать в правом верхнем углу формы.
Чтобы снять Объект с публицкации, необходимо нажать кнопку Снять с публикации в правом верхнем углу формы.
