Контактные лица
В этом разделе вы узнаете:
- Как заполнить контактные лица в карточке Компании;
- Как заполнить контактные лица в карточке Объекта;
- Как отображаются контактные лица в Заявке;
- Как настроить роли для управления контактными лицами;
- Как настроить доступ к контактам для формы Заявки.
С помощью контактных лиц можно указывать способы связи с сотрудниками компаний-заказчиков: это могут быть сотрудники, ответственные за объекты со стороны заказчиков (директор, менеджер и т.д.)
Создавать контактные лица можно в карточке Компании и в карточке Объекта. Все контактные лица, созданные в HubEx, хранятся в одном списке.
Создавать и выбирать контактные лица можно только в web-версии HubEx.
Контактные лица из карточки Компании и карточки Объекта отображаются в Заявке. Для Заявки можно настроить видимость контактов для различных ролей. Например, скрыть от сервисных специалистов доступ к контактам заказчика, но разрешить диспетчерам на любой стадии просматривать контакты.
Контактные лица в карточке Компании
Чтобы указать контактные лица в карточке Компании, выполните следующие шаги:
- откройте необходимую Компанию в меню Компании (или начните создавать новую) и на вкладке Компания нажмите кнопку +Добавить контактное лицо;
- чтобы создать новый контакт, нажмите на кнопку + в конце строки или кнопку Создать+ (внизу выпадающего списка созданных контактов);
- заполните необходимую информацию: обязательными полями для заполнения являются ФИО и Телефон;
- нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить контактное лицо;
- нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить карточку Компании с указанным контактным лицом.
Обратите внимание! Если щелкнуть на появившуюся строку, то перед вами откроется список всех уже созданных ранее контактных лиц: можно выбрать ранее созданный контакт или создать новый.
В каждую карточку Компании можно добавить несколько контактных лиц.
Если необходимо изменить данные у контактного лица, то нажмите кнопку Редактировать.
Контактное лицо из карточки Компании будет отображаться в Заявке, в которой данная Компания указана в поле Заказчик. Подробнее об этом далее в статье.
Контактные лица в карточке Объекта
Чтобы указать контактные лица в карточке Объекта, выполните следующие шаги:
- откройте необходимый Объект в меню Объекты|Оборудование - Объекты|Оборудование (или начните создавать новый);
- перейдите на вкладку Контакты;
- чтобы создать новый контакт, нажмите на кнопку + в конце строки или кнопку Создать+ (внизу выпадающего списка созданных контактов);
- заполните необходимую информацию: обязательными полями для заполнения являются ФИО и Телефон;
- нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить контактное лицо;
- нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить карточку Объекта с указанным контактным лицом.
Обратите внимание! Если щелкнуть на появившуюся строку, то перед вами откроется список всех уже созданных ранее контактных лиц: можно выбрать ранее созданный контакт или создать новый.
В каждую карточку Объекта можно добавить несколько контактных лиц.
Если необходимо изменить данные у контактного лица, то нажмите кнопку Редактировать.
Контактное лицо из карточки Объекта будет отображаться в Заявке, в которой данная Компания указана в поле Заказчик. Подробнее об этом далее в статье.
Отображение контактных лиц в Заявке
Контактные лица, заполненные в карточке Объекта и Компании отображаются в Заявке в поле Контакты по заказчику и объектам.
Если разные контактные лица заполнены и в выбранном Заказчике, и в выбранном Объекте, то оба этих контакта отобразятся.
Настройка ролей для управления контактными лицами
В настройках ролей можно управлять возможностью работы с контактными лицами: разрешить добавлять и выбирать контактные лица, либо наоборот - запретить.
Например, для диспетчера, администратора можно оставить полный доступ к контактным лицам, а выездному специалисту - запретить доступ.
Для настроек просмотра и выбора контактов перейдите в консоль администратора в меню Администрирование - Роли. В разделе Пользователи и контакты - Справочники найдите два полномочия:
- Все контакты: с включенным полномочием для роли будет доступен просмотр всех созданных в HubEx контактов;
- Контакты моей компании: с включенным полномочием пользователю будут доступны контакты, привязанные к Компании, которая установлена в карточке Сотрудника.
Для настройки возможности создавать и удалять контактные лица в настройках роли в разделе Пользователи и контакты - Элементы интерфейса найдите два полномочия:
- Добавление контактов: включение данного полномочия позволит пользователю создавать новые контактные лица;
- Удаление контактов: включение полномочия позволит пользователю удалять контактные лица.
Подробнее читайте в статье: Настройка ролей.
Настройка доступа к контактам для формы Заявки
С формы Заявки можно скрыть видимость поля Контакты по заказчику и объектам для различных ролей пользователей.
Для настроек отображения контактов в Заявке перейдите в консоль администратора в меню Настройки заявки - Поля на форме заявки.
Укажите для каких ролей и стадий необходимо произвести настройку. В таблице найдите по слову "контакт" поля Адрес эл. почты контактного лица, Контакты по объекту, Телефон контактного лица, ФИО контактного лица и установите необходимые настройки:
- Настройка не выбрана - этот пункт означает, что поле не будет отображаться на форме совсем;
- RO (только для чтения) означает, что поле будет доступно только для просмотра, его нельзя будет редактировать;
- RW (чтение и запись) означает, что поле будет доступно и для просмотра, и для редактирования (необязательного редактирования);
- RWM (чтение и обязательная запись) означает, что поле доступно для просмотра и обязательно должно быть заполнено.
Подробнее читайте в статье: Поля на форме заявки: настройка доступа к полям заявки.
Следующие шаги:
- QR-код в HubEx: основные понятия
- Создание шаблона оборудования, приемка и маркировка по QR-коду
- Создание шаблона заявки, подача заявки по QR-коду