Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Складской учет в HubEx: два сценария управления складом

В этом разделе вы узнаете:

В данной статье будут рассмотрены два сценария по организации складского учета в HubEx. Подходящий для вас сценарий позволит вам предотвратить перерасход, злоупотребления, кражу и потерю товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ). С помощью налаженной системы управления складом вы сможете выявить какие материалы и инструменты очень часто используются в ремонтах. Это позволит планировать и формировать заказы на будущие закупки. А также позволит проанализировать информацию о том, действительно ли так часто эти ТМЦ и инструменты необходимо использовать в ремонтах или же их использование не обосновано.

Как использовать HubEx, если у вас есть отдельная система складского учета

Если в вашей компании уже используется система складского учета, например, на базе 1С (1С ERP, 1С Торговля, 1С УНФ и т.д.), тогда оптимальным решением будет настройка интеграции HubEx с вашей системой учета.

Как это работает?

После настройки интеграции в HubEx необходимо загрузить остатки и создать склады из вашей системы.

Списание материалов в HubEx происходит во время заполнения выполненных работ в Заявке. В выполненных работах указываются израсходованные ТМЦ.

Все использованные материалы, указанные в выполненных работах, будут автоматически списываться в вашей системе 1С. Периодичность можно настроить по вашему запросу: раз в час, раз в день или задать любой другой интервал.

Также при поступлении новых товаров в 1С с помощью интеграции можно будет обновлять остатки в HubEx.

Как использовать HubEx, если у вас нет отдельной системы складского учета и поступления новых материалов происходят редко

Если в вашей компании не ведется отдельный складской учет, и поступления ТМЦ в основном происходят 1-2 раза в месяц, то вы можете полностью организовать контроль за остатками в HubEx.

Как это работает?

В течение нескольких дней вам необходимо будет провести инвентаризацию своих запасов. Затем сформированный список нужно будет загрузить в HubEx в меню web-версии Склады - Материалы (через функцию Экспорта материалов). Подробнее читайте в статье: Загрузка материалов и создание складов. Таким образом текущая информация о ваших остатках появится в HubEx.

Расход материалов отражается через оформление выполненных работ: в Заявке при заполнении выполненной работы диспетчер или исполнитель может внести израсходованные материалы. Расход по заявкам будет отражаться в меню HubEx в web-версии Склады - Расход.

При поступлении новых ТМЦ или при следующей процедуре инвентаризации вы сможете свести остатки и загрузить новую информацию о них также в меню Склады - Материалы. Сначала необходимо будет импортировать (выгрузить) текущие остатки, внести изменения и снова экспортировать (загрузить) уже обновленные данные. Подробнее об этом читайте в статье: Загрузка материалов и создание складов: Изменение количества материалов. В период обновления остатков списывать материалы в Заявках не рекомендуется, так как остатки будут меняться.

При любом из сценариев организации складского учета ваши сотрудники смогут:

Также с помощью HubEx можно реализовать формат складского учета через "рюкзак" выездного сотрудника: для этого необходимо будет создавать для каждого сотрудника отдельный склад (например, по фамилии этого сотрудника) и загружать остатки на эти склады. Таким образом можно выдавать выездным специалистам наборы материалов и запчастей для использования на заявках. И сотруднику будет удобно смотреть имеющиеся остатки в своем "электронном рюкзаке", а не на большом складе.

Учет использования ТМЦ по заявкам позволяет снизить расход материалов, наладить учет затрат ТМЦ по клиентам и обслуживаемым объектам, снизить вероятность хищений. При этом актуальная информация об остатках и аналитические данные о частоте использования тех или иных ТМЦ позволяют контролировать остатки и увеличивать оборачиваемость.

Следующие шаги: