Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Интеграция по электронной почте, подача заявок по электронной почте

В этом разделе вы научитесь:

Настройка интеграции по электронной почте

Интеграция с HubEx по электронной почте позволяет создавать Заявки с помощью получения электронных писем от ваших Заказчиков. Также вы можете настроить двустороннюю интеграцию и получать ответные письма из HubEx на электронную почту.

Обратите внимание:

  1. Интеграцию по электронной почте можно настроить для любых сервисов, кроме mail.ru.
  2. Для почтового сервиса необходимо установить разрешение доступа к почтовому ящику. Например, для Яндекс почты разрешение доступа находится в настройках Почта - Все настройки - Почтовые программы.
  3. Для почтового ящика должна быть отключена двухфакторная аутентификация или безопасный вход. Например, для отключения двухфакторной аутентификации Яндекс почты перейдите в настройки аккаунта Яндекс и в разделе Пароли и авторизация выберите Способ входа - Вход с паролем.
  4. Для работы интеграции нужно активировать сервисную учетную запись. Подробнее читайте в статье: Служебные пользователи.

    Активировать сервисную учетную запись можно в меню Интеграция - Служебные пользователи. Переключите тумблер Пользователя API вправо и установите необходимые настройки: выберите какие Роли получат возможность использовать интеграцию со сторонними системами (рекомендуется выдавать такие права только Начальнику сервисной службы и Администратору). Также выберите Участки, информацию по которым хотите интегрировать. Подробнее читайте в статье: Настройка участков.

    Нажмите кнопку Сгенерировать.

Настройка интеграции находится в консоли администратора, в разделе Интеграция - Интеграция по электронной почте. Нажмите кнопку Подключить эл. почту. Заполните все необходимые поля:

  1. Адрес сбора заявок: укажите тот электронный адрес, на который будут поступать письма с заявками.
  2. В полях Логин и Пароль/Ключ укажите логин и пароль от почтового аккаунта, на который будут поступать письма.
  3. Поля Хост, Порт, Сетевой протокол, а также Протокол безопасности заполните в соответствии с настройками вашего почтового сервера.

    Например, для Yandex эти настройки будут: Хост= imap.yandex.ru, Порт= 993. Узнать хост и порт можно в вашем почтовом ящике или у вашего системного администратора.

Далее нажмите кнопку Добавить адрес. Введите адрес электронной почты, с которого можно будет отправлять Заявки. Вы можете добавить несколько адресов:

  1. Отправитель - конкретный e-mail адрес, у которого будет право создания Заявки. Также вы можете ввести значение "*@yandex.ru" (без кавычек), тогда у всех почтовых ящиков *@yandex.ru будет доступ к подаче Заявок через e-mail.
  2. В поле Шаблон заявки выберите из списка тот шаблон, согласно которому будет создаваться Заявка. Шаблон заявки – образец Заявки с заполненными основными полями. Шаблон заявки привязывается к объекту (оборудованию) с помощью QR-кода. Подробнее читайте в статье Создание шаблона заявки, подача заявки по QR-коду.

    Обратите внимание! У Шаблона заявки должны быть заполнены поля Объект и Вид работ, иначе он не отобразится в списке.

  3. для получения писем с указанного адреса установите переключатель Разрешить получение писем вправо;
  4. дополнительно можно подключить двустороннюю интеграцию и отправлять сообщения Заказчику на почту из чатов по Заявкам, для этого переведите переключатель Уведомлять о статусе отправки вправо;

    Как работает двусторонняя интеграция?

    • на первом шаге выполняем настройки интеграции по данной статье;
    • Заказчик отправляет письмо с описанием Заявки;
    • в HubEx создается Заявка;
    • в Заявке во вкладке Сообщения в чате с заказчиком можно вести переписку (задавать уточняющие вопросы, просить прислать фото, видео и т.д.) и каждое сообщение для Заказчика будет отправлено не только в чат, но и сформировано как ответное письмо на адрес, с которого была отправлена Заявка.
  5. Настройка регулярных выражений: данный блок настроек необходим для создания правил заполнения Заявки по тексту электронного письма. Например, из электронного письма при создании Заявки в системе можно будет заполнить Объект, Вид работ, Срок закрытия и т.д. Настройка регулярных выражений является дополнительной опцией. Для создания регулярных выражений обратитесь в службу поддержки по адресу support@hubex.ru

После заполнения всех данных нажмите кнопку Сохранить.

Обратите внимание на тумблер Включения/Выключения интеграции с электронной почтой. В положении Выключено вы больше не сможете подавать заявку через почту, однако данная интеграция не будет удалена из системы. При необходимости вы сможете снова ее включить.

Подача заявки через электронную почту
  1. Напишите письмо на адрес электронной почты, который был указан как Адрес сбора заявок.
  2. Введите тему сообщения и текст письма.

    Обратите внимание! Тему и текст письма нужно будет вводить согласно заданных Настроек регулярных выражений (см.выше). В этом вам также помогут специалисты нашей службы поддержки по адресу support@hubex.ru.

После отправки письма, в системе будет создана Заявка. На почту вы получите уведомление о ее создании. Вы можете написать ответ на письмо, в таком случае он будет указан в системе, как сообщение по Заявке.

Обратите внимание! Если Заявка была подана с электронного адреса, который не был зарегистрирован в системе, то пользователю, создавшему Заявку, придет письмо с ссылкой для регистрации в системе.

Дополнительно ознакомьтесь с кратким видеороликом Как подавать заявки с электронной почты в HubEx? о настройке интеграции по электронной почте.