Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Корпоративная база знаний

В этом разделе вы узнаете:

Что такое база знаний

База знаний — плагин HubEx для хранения, организации и просмотра документации внутри системы: регламентов, инструкций, ответов на частые вопросы. Он встроен прямо в интерфейс HubEx, поэтому сотрудникам не нужно искать документы в чатах, на дисках и в почте — достаточно найти нужную статью по разделу или через поиск.

Ответственный сотрудник может создавать и обновлять статьи самостоятельно, без участия разработчиков — изменения сразу видны читателям.

Как получить доступ

Плагин «База знаний» подключается через Магазин плагинов. Отдельная регистрация или приглашение не требуются: если плагин включён для роли пользователя в HubEx, эта роль автоматически получает доступ к базе знаний — пункт «База знаний» появится в меню.

Как найти нужную статью
  1. Откройте раздел «База знаний» в главном меню HubEx.
  2. В боковом меню слева найдите нужный раздел и кликните по нему, чтобы развернуть список статей внутри. Разделы могут быть вложены друг в друга — разворачивайте их по очереди, пока не найдёте нужную статью.
  3. Либо начните вводить запрос в строку поиска вверху экрана — поиск работает и по заголовкам, и по содержимому статей, результаты появляются сразу по мере ввода.
  4. Кликните на статью в боковом меню или в результатах поиска — она откроется справа: заголовок, краткое описание, содержимое статьи, «хлебная крошка» с названием раздела вверху и дата последнего обновления внизу.
  5. При необходимости сверните боковое меню кнопкой — это освобождает место при узком окне.
Как создать раздел и статью

Доступно сотрудникам с правом на редактирование базы знаний (режим редактирования).

  1. Откройте базу знаний в режиме редактирования.
  2. Чтобы создать раздел — нажмите кнопку создания раздела и укажите, в какое место дерева его добавить.
  3. Чтобы создать статью — выберите раздел, в который она должна попасть, и нажмите кнопку создания статьи.
  4. Чтобы изменить порядок или вложенность — перетащите (drag-and-drop) раздел или статью мышью на новое место в дереве.
  5. Чтобы удалить статью — нажмите на иконку удаления рядом с ней и подтвердите действие.
Как заполнить и оформить статью
  1. В форме редактирования заполните заголовок статьи.
  2. Добавьте краткое описание — оно отображается пользователю под заголовком.
  3. Проверьте или выберите раздел, к которому относится статья. Если нужного раздела ещё нет — создайте его прямо здесь, он сразу подставится в поле.
  4. Заполните содержимое статьи в редакторе: заголовки, списки, таблицы, изображения, ссылки, выделения.
  5. Если у вас уже есть готовый документ — перетащите файл в редактор, чтобы прикрепить его к статье. Чтобы перенести сам текст документа в содержимое статьи, откройте документ, скопируйте нужный текст и вставьте его в редактор.
  6. Чтобы приложить к статье сразу несколько файлов — откройте диалог загрузки и выберите их все за один раз, не нужно повторять действие для каждого файла.
  7. Редактор блочный: статья сразу отображается в том виде, в котором её увидит читатель — отдельного окна предпросмотра нет.
  8. Нажмите Сохранить — новая статья сразу появится в списке у читателей. Отмена возвращает к списку без сохранения.
Как настроить доступ к статье по ролям
  1. Откройте статью в режиме редактирования.
  2. В настройках доступа выберите одну, несколько или все роли HubEx, которым разрешено видеть эту статью.
  3. Сохраните изменения.
  4. Пользователи с другими ролями не увидят эту статью ни в боковом меню, ни в результатах поиска — так можно скрыть служебные или черновые материалы и показывать разным отделам только их документацию. Отдельных ролей внутри самого плагина больше нет — доступ управляется обычными ролями HubEx.

Следующие шаги: