Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Склады и материалы

Содержание статьи:

Введение

Учет складов и материалов в системе HubEx позволяет:

  1. Вести учет всех имеющихся складов и материалов, находящихся на этих складах;
  2. Присваивать видимость того или иного склада с материалами для определенного сотрудника;
  3. Указывать диспетчеру или администратору необходимые материалы в Заявке для исполнителя;
  4. Указывать исполнителю фактический расход материалов в Заявке во время ее выполнения или завершения выполнения;
  5. Включать стоимость использованных материалов в Акт выполненных работ по заявке;
  6. Отслеживать диспетчеру или администратору остатки материалов на складах.

Для начала работы со складами и материалами в HubEx вам нужно перейти в левое боковое меню, раздел "Склады" - подраздел "Материалы".

Что представляет собой список складов и материалов

В веб-версии HubEx список всех созданных складов и материалов в бизнес-аккаунте HubEx представляет список со столбцами:

  1. Номенклатура/код;
  2. Склад/код;
  3. Импортировано;
  4. Кол-во на складе;
  5. Стоимость;
  6. Единица измерения.

Вы можете искать нужный склад или материал из общего списка с помощью строки поиска.

Обратите внимание! С помощью строки поиска вы можете найти склад или материал только по названию или коду.

Вы можете фильтровать склады и материалы, используя правое боковое меню:

Вы можете выбрать количество материалов, которое вы хотите видеть на странице:

Склады и материалы загружаются в систему с помощью шаблона импорта. В следующем разделе статьи мы рассмотрим импорт более подробно.

Также вы можете экспортировать ранее загруженные склады и материалы в Excel-файл:

Просмотр складов и материалов доступен и в "Мобильном приложении HubEx для исполнителя". Сотрудник в мобильном приложении может ознакомиться с доступными складами и материалами на этих складах в основном меню приложения в разделе Склады. При выполнении Заявки в мобильном приложении он может указать материалы с доступных ему складов.

Создание складов и материалов

Внести материалы и создать склады в HubEx можно в меню Склады - Материалы по кнопке Импорт материалов. Если вы загружаете материалы в первый раз:

Обратите внимание! За один раз можно загрузить до 1000 материалов.

Рассмотрим заполнение шаблона:

После заполнения шаблона в форме импорта материалов необходимо выбрать Загрузить готовый шаблон и выбрать заполненный файл. Материалы и склады будут созданы в системе.

Использование материалов в заявках

Расход материалов осуществляется в Заявке в web-версии или в мобильном приложении HubEx;

Расход материалов в web-версии можно указать в Заявке на вкладке Выполнение:

В мобильном приложении исполнителя Сотрудник может указывать расход материалов при выполнении Заявки:

Расход материалов по заявкам

Расход материалов по Заявкам отражается в web-приложении в меню Склады - Расход. Здесь вы можете просмотреть израсходованные материалы по каждой отдельной Заявке. А также узнать, когда были загружены материалы, с какого склада и в каком количестве они израсходованы, каким Сотрудником и на каком Объекте они были использованы. Из таблицы расхода вы можете открыть любую Заявку, щелкнув мышкой по ее номеру.

Настройка роли для работы с материалами в заявках

Вы можете разграничить доступ к работе с материалами и складами, и даже запретить определенным Ролям пользователей добавлять материалы при выполнении работ. Находятся все настройки в консоли администрирования.

Настроить доступ к разделу левого бокового меню Склады можно в консоли администрирования в разделе левого бокового меню Администрирование - подраздел Роли. Для этого необходимо выбрать Роль, для которой вы хотите скрыть или наоборот открыть доступ к меню Склады. Подробнее читайте в статье: Настройка ролей.

В разделе Полномочия выберите блок Материалы и склады и проверьте настройку следующих пунктов:

  1. Пункт главного меню - Склады;
  2. Пункт главного меню - Склады - Материалы;
  3. Пункт главного меню - Склады - Расход.

Если настройки включены, значит пользователю с данной Ролью будет открыт доступ в меню Склады.

Также здесь вы можете позволить или запретить экспорт, импорт материалов и т.д.

При заполнении выполненных работ в Заявке на вкладке Выполнение вы можете настроить возможность добавления материалов фактически израсходованных во время выполнения Заявки.

Сделать это можно по аналогии с предыдущим пунктом в консоли администрирования в меню Администрирование - Роли. В разделе Полномочия выберите блок Выполненные работы и стоимость и проверьте настройку пункта Израсходованные материалы на форме выполненных работ. Если настройки включены, значит пользователю с данной Ролью будет открыт доступ в меню Склады.

Также здесь вы можете позволить или запретить экспорт, импорт материалов и т.д.

Настройка видимости складов для сотрудников

Для того, чтобы Сотрудник при выполнении Заявки (заполнение вкладки Выполнение в Заявке) смог указать расход материалов, в карточке этого Сотрудника необходимо указать доступные склады. Сделать это можно в меню Пользователи - Сотрудники в карточке Сотрудника на вкладке Квалификация (блок Доступные склады). Подробнее читайте в статье: Создание пользователя вашей системы.

Изменение количества материалов на складах

Если вам необходимо изменить количество материалов (после инвентаризации или поступления новых товаров), то необходимо сначала в меню Склады - Материалы по кнопке Экспорт материалов выгрузить существующую таблицу материалов в Excel. Открыть таблицу, внести изменения по количеству и с помощью кнопки Импорт материалов загрузить таблицу повторно. Таким образом количество уже внесенной в систему номенклатуры изменится на указанное в таблице Excel.

Обратите внимание! Если вы хотите удалить материал со склада, то в поле Количество на складе необходимо поставить 0. Данные, которые когда-либо были загружены в систему возможно удалить только по запросу на почту support@hubex.ru.

Как использовать HubEx, если у вас есть отдельная система складского учета

В данном разделе статьи будут рассмотрены два сценария по организации складского учета в HubEx. Подходящий для вас сценарий позволит вам предотвратить перерасход, злоупотребления, кражу и потерю товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ). С помощью налаженной системы управления складом вы сможете выявить какие материалы и инструменты очень часто используются в ремонтах. Это позволит планировать и формировать заказы на будущие закупки. А также позволит проанализировать информацию о том, действительно ли так часто эти ТМЦ и инструменты необходимо использовать в ремонтах или же их использование не обосновано.

Если в вашей компании уже используется система складского учета, например, на базе 1С (1С ERP, 1С Торговля, 1С УНФ и т.д.), тогда оптимальным решением будет настройка интеграции HubEx с вашей системой учета.

Как это работает?

После настройки интеграции в HubEx необходимо создать склады и загрузить материалы из вашей системы. Подробнее в разделе: Создание складов и материалов

Списание материалов в HubEx происходит во время заполнения выполненных работ в Заявке. Подробнее в разделе: Использование материалов в заявках

Все использованные материалы, указанные в выполненных работах, будут автоматически списываться в вашей системе 1С. Периодичность можно настроить по вашему запросу: раз в час, раз в день или задать любой другой интервал.

Также при поступлении новых товаров в 1С с помощью интеграции можно будет обновлять остатки в HubEx.

Как использовать HubEx, если у вас нет отдельной системы складского учета

Если в вашей компании не ведется отдельный складской учет, и поступления ТМЦ в основном происходят 1-2 раза в месяц, то вы можете полностью организовать контроль за остатками в HubEx.

Как это работает?

В течение нескольких дней вам необходимо будет провести инвентаризацию своих запасов. Затем сформированный список нужно будет загрузить в HubEx в меню web-версии Склады - Материалы (через функцию Экспорта материалов). Подробнее читайте в статье: Изменение количества материалов на складах. Таким образом текущая информация о ваших остатках появится в HubEx.

Расход материалов отражается через оформление выполненных работ: в Заявке при заполнении выполненной работы диспетчер или исполнитель может внести израсходованные материалы. Расход по заявкам будет отражаться в меню HubEx в web-версии Склады - Расход.

При поступлении новых ТМЦ или при следующей процедуре инвентаризации вы сможете свести остатки и загрузить новую информацию о них также в меню Склады - Материалы. Сначала необходимо будет импортировать (выгрузить) текущие остатки, внести изменения и снова экспортировать (загрузить) уже обновленные данные. Подробнее об этом читайте в статье: Изменение количества материалов на складах. В период обновления остатков списывать материалы в Заявках не рекомендуется, так как остатки будут меняться.

При любом из сценариев организации складского учета ваши сотрудники смогут:

Также с помощью HubEx можно реализовать формат складского учета через "рюкзак" выездного сотрудника: для этого необходимо будет создавать для каждого сотрудника отдельный склад (например, по фамилии этого сотрудника) и загружать остатки на эти склады. Таким образом можно выдавать выездным специалистам наборы материалов и запчастей для использования на заявках. И сотруднику будет удобно смотреть имеющиеся остатки в своем "электронном рюкзаке", а не на большом складе.

Учет использования ТМЦ по заявкам позволяет снизить расход материалов, наладить учет затрат ТМЦ по клиентам и обслуживаемым объектам, снизить вероятность хищений. При этом актуальная информация об остатках и аналитические данные о частоте использования тех или иных ТМЦ позволяют контролировать остатки и увеличивать оборачиваемость.

Следующие шаги: