Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Анализ эффективности процессов

В этом разделе вы научитесь работать с аналитическим отчетом по Анализу эффективности процессов, который содержит в себе несколько вкладок:

HubEx предназначен для улучшения бизнес-процессов. Внедрение системы управления заявками и мобильными сотрудниками способствует как улучшению качества предоставляемых услуг, так и повышению эффективности внутренних взаимодействий. С помощью аналитических отчетов вы можете оценить показатели сотрудников, проанализировать время выполнения Заявок и другие данные, которые позволят принимать взвешенные бизнес-решения.

Чтобы понять, насколько эффективны процессы, которые вы выстроили в HubEx, воспользуйтесь аналитическим отчетом Анализ эффективности процессов.

С его помощью вы сможете:

Например, перед выполнением Заявки ваши сервисные специалисты всегда заезжают на склад за запчастями, что увеличивает время выезда на Заявку. Как можно изменить такой процесс? Например, хранить запчасти в машине специалиста. После внесенных изменений, можно будет оценить, станет ли новый процесс более эффективным или нет.

Отчет по анализу эффективности находится в меню Аналитика - Анализ эффективности процессов. Данные в отчете обновляются один раз в сутки. Дата обновления отображается слева от наименования отчета (под периодом).

Рассмотрим подробнее каждую вкладку.

Выявление проблем в бизнес-процессах

С помощью показателей и визуализаций с данной вкладки вы сможете выявить неоптимальные процессы выполнения Заявок и определить причины негативного влияния на процессы для дальнейшей оптимизации.

В рамках данного аналитического отчета под процессом подразумевается последовательность прохождения Заявок по конкретному набору стадий. Например, переход по стадиям Новая - Назначена - В работе - Выполнена - Закрыта - это один процесс, а переход по стадиям Новая - Назначена - Не принята исполнителем - Назначена - В работе - Выполнена - Закрыта - это другой процесс.

Обратите внимание, что на вкладках Выявление проблем в бизнес-процессах и Сравнение эффективности процессов рассматриваются только закрытые Заявки. Для того, чтобы рассматривать процесс, он должен быть завершен.

Выбранный период для отчета - это период, в который Заявки были созданы.

В верхней части представлены основные показатели за выбранный период:

  1. Количество выполненных заявок;
  2. Количество переходов по стадиям - по умолчанию для отчета настроено ограничение в отображении до 30.000 переходов. Если вам необходимо видеть больше переходов, напишите нам в Чат с поддержкой в web-приложении или на почту support@hubex.ru;
  3. Количество вариантов процессов - количество вариантов прохождения Заявок по конкретному набору стадий;
  4. Среднее время выполнения заявки;
  5. Среднее время закрытия заявки - закрытой Заявка считается, когда она переведена на стадию Закрыта.

Далее представлено несколько диаграмм и визуализаций.

В диаграмме Выявление неоптимальных вариантов процесса прохождения заявок по стадиям находится список всех процессов. Синими столбцами диаграммы представлено количество Заявок, красными - среднее время выполнения в часах. Первыми в списке стоят те процессы, на которые необходимо обратить особое внимание - время выполнения Заявок в рамках этих процессов превышает среднее время выполнения Заявок по организации и количество Заявок также существенное.

Выберем процесс с наибольшим временем выполнения и с большим количеством Заявок для дальнейшего анализа.

Например, Процесс №1 включает в себя 7 Заявок, каждая из которых выполнялась в среднем 49 дней 13 часов, что значительно превышает показатель Среднего времени выполнения заявок по организации (8 дней 20 часов).

По нажатию на один из процессов отображение всех показателей и визуализаций фильтруется по выбранному процессу, и данные отображаются только по нему.

Если вы хотите сбросить фильтрацию по выбранному процессу, нажмите кнопку Сбросить выделение.

На визуализации Скорость выполнения заявок вы увидите разбивку Заявок по выбранному процессу на группы по времени выполнения.

С помощью этой визуализации вы можете конкретнее отфильтровать проблемную группу/группы Заявок. Например, выбрать группы 2 и 3, т.к. их время выполнения Заявок более 1000 часов. Чтобы выбрать несколько групп удерживайте зажатой клавишу Ctrl и нажимайте на группы по очереди.

Далее можно перейти к анализу Схемы прохождения заявок по стадиям. Разверните схему по кнопке Режим фокусировки.

Здесь вы сможете увидеть, по каким стадиям проходили те самые Заявки, время выполнения которых сильно превышало среднее время по организации. Также здесь отображается время переходов от одной стадии к другой, а, следовательно, мы можем увидеть, какая стадия является наиболее долгой в процессе закрытия этих Заявок.

В примере обратите внимание на стадию Ожидает ТМЦ переход с которой занял 2 месяца. Возможно, нужных запчастей не оказалось на складе. Их заказ и ожидание заняло два месяца, после чего Заявку смогли выполнить.

Если в вашем процессе много стадий, то быстро найти стадию, на которой задерживаются Заявки, можно также с помощью визуализации Среднее время нахождения заявок на стадиях.

Здесь мы также видим, что стадия Ожидает ТМЦ заняла много времени в процессе выполнения Заявок.

С помощью кнопки Открыть список заявок на панели навигации вы можете открыть список "проблемных" Заявок и зайти в каждую из них.

В списке Заявок вы можете проанализировать их общие черты. Например, для ремонта каких объектов потребовалась ждать запчасти или какие именно запчасти пришлось так долго ждать.

В примере видим, что почти все Заявки были связаны с заменой уплотнительных резинок, которых не оказалось на складе.

Если в вашей выборке слишком много Заявок, то с помощью кнопки Открыть аналитические разрезы.

С помощью аналитических разрезов можно разбить выборку по различным характеристикам - Вид работ, Тип объекта, Объект, Заказчик и т.д. Нажмите кнопку + для выбора разреза. Таким образом вы сможете найти связующие элементы и принимать дальнейшие решения. Например, вариант оптимизации складских запасов или ускоренной поставкой ТМЦ для холодильного оборудования или регулярного пополнения запасов, чтобы избежать ситуации с долгим ожиданием.

В текущем примере проблема связана со стадией Ожидание ТМЦ, поэтому мы можем разбить Заявки по Типу объекта, чтобы определить проблемное оборудование.

Чтобы сбросить характеристику нажмите Х рядом с ее названием.

Рассмотрим диаграмму Заявки с циклом в процессе. Она показывает соотношение Заявок, в маршруте прохождения которых была зацикленность по стадиям. Цикл означает прохождение Заявки через одну/несколько одинаковых стадий более, чем один раз. В текущем примере все Заявки процесса прошли через стадию В работе 2 раза из-за ожидания ТМЦ.

Для отчета также доступна стандартная фильтрация, которая настраивается по кнопке Открыть панель фильтров. Здесь вы можете указать Тип заявки и сравнивать процессы, относящиеся к одному типу и т.д. Фильтры работают на всех вкладках отчета.

Сравнение эффективности бизнес-процессов

Вторая вкладка отчета предназначена для сравнения двух вариантов процесса выполнения Заявок, их вариаций и эффективности (Вариант А и Вариант В). К отчету прилагаются также ключевые показатели, они располагаются над каждым из вариантов.

Для каждого из двух вариантов процесса доступны свои наборы фильтров: по кнопке Открыть панель фильтров вы сможете настроить отбор для каждого из вариантов.

Например, с помощью этого отчета можно сравнить чем отличается процесс выполнения срочных Заявок от обычных. В таком случае можем выбрать значение Критичности для первого варианта - Срочная, для второго - Обычная.

На примере видим, что срочные Заявки выполняются на 5 дней быстрее обычных.

Для сравнения вы можете выбирать процессы из таблиц слева.

При наведении на процесс вы увидите подробную информацию о времени нахождении Заявок на стадиях - это дополнительная подсказка для принятия решения о необходимости сравнения процессов.

Обратите внимание на процессы, на которые тратится большев ремени, чем на остальные.

Еще один из популярных запросов для сравнения - узнать, как наша компания справлялась с выполнением определенных Типов заявок или Видов работ в разные периоды. Например, в предыдущий месяц и текущий, после внесения каких-либо изменений в процессы.

Настроим необходимые фильтры и для варианта А выберем октябрь 2021, для варианта В – ноябрь 2021.

Мы видим, что сократилось среднее время выполнения Заявок, снизилось количество Заявок, на которые тратится много времени. Значит оптимизация процесса дает положительный результат.

Также здесь вы можете использовать кнопку Открыть аналитические разрезы. С ее помощью вы сможете разбить Заявки по процессам и развернуть их по различным характеристикам - Тип объекта, Объект, Заказчик и т.д.

Время прохождения заявок по стадиям

С помощью данной вкладки вы сможете увидеть изменения в продолжительности стадий, что полезно после оптимизации частей процесса выполнения Заявок.

Здесь можно отслеживать не только среднюю продолжительность отдельной стадии, но и среднее время, которое занимает переход от одной стадии к другой, например, от стадии Назначена до стадии Выполнена в рамках выбранного периода.

В поле Со стадии 1 выберите стадию Назначена. Обратите внимание, что верхний график Среднее время нахождения заявок на стадии будет отображать динамику изменения средней продолжительности этой стадии за выбранный период. Вы наглядно сможете оценить, сколько времени Заявки проводят на этой стадии, прежде чем отправиться на следующую.

Далее в поле На стадию 2 выберем - Выполнена.

Теперь график будет отображать среднее время перехода от стадии Назначена до стадии Выполнена.

Ниже находится диаграмма Динамика соотношений средней продолжительности стадий, которая отображает соотношение продолжительности стадий. Вверху каждого месяца находятся те стадии, которые в этом месяце заняли больше всего времени. Такая динамика позволяет понять, каким образом меняется время нахождения Заявок на стадиях.

Дополнительно ознакомьтесь с двумя обучающим видеороликами HubEx: Анализ эффективности процессов.


Следующие шаги: