Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Знакомство с системой HubEx

Система HubEx предназначена для автоматизации подачи и обработки заявок, управления и контроля за мобильными сотрудниками, управления сервисом оборудования. В HubEx представлен очень гибкий функционал, который легко можно настроить под специфику вашего бизнеса.

Работа в HubEx складывается из двух частей:

  1. работа на стороне пользовательских приложений (web-версии и мобильных приложений): заполнение справочников, создание заявок, аналитика и т.д.;
  2. работа в консоли администрирования: настройки доступа, работы с заявками, пользовательского интерфейса и т.д..

В этой статье мы рассмотрим стартовые шаги для работы с HubEx. Подробные статьи по функционалу и администрированию системы вы найдете в следующих разделах нашего руководства.

Ознакомьтесь с видеороликом С чего начать работу в HubEx? и прочтите пошаговую инструкцию ниже.

Для того, чтобы перейти к созданию Заявок, необходимо заполнить основные справочники системы:

После внесения оснвных данных можно переходить к созданию Заявок в мобильном и web-приложениях.

Мобильное приложение инженера HubEx Engineer вы можете скачать для Android или для iOS.

Мобильное приложение заказчика HubEx Customer вы можете скачать также для Android или для iOS.

Создание Компании

Компании – это юридические или физические лица, которые выступают заказчиками и (или) подрядчиками. Также в справочник Компании вносятся данные по организации, от лица которой ведется учет в системе (наша компания).

Компании позволяют:

С помощью Компаний и настройки Ролей в системе можно разграничить доступ пользователей. Например, заказчики, создавая Заявки, будут видеть только Объекты принадлежащие к их Компании. Подробнее читайте в статьях: Создание компаний, Настройка ролей.

Перед началом работы на вкладке Компании вы увидите одну уже созданную компанию - вашу.

Если ваша компания обслуживает несколько организаций, добавляйте каждую из них в справочник по кнопке Создать компанию. Подробная инструкция по заполнению реквизитов Компании находится в статье Создание обслуживаемых компаний.

Создание обслуживаемого оборудования

Объект (оборудование) - элемент инфраструктуры, на который направлено предоставление услуг (видов работ). Аналогом объекта в ITSM-системах является конфигурационная единица. Объекты (оборудование) привязываются к конкретным компаниям-заказчикам и необходимы для ведения учета Заявок, для привязки выполненных работ.

Например, объектами могут быть: офис, здание, АЗС, магазин, или другой элемент инфраструктуры. Оборудованием может быть: кондиционер, кофемашина, двигатель, топливный насос, медицинский аппарат и т.п.

Если детальный учет по различным объектам или оборудованию заказчика не требуется, можно завести один обслуживаемый Объект для каждого и он автоматически будет подставляться в Заявку при выборе заказчика.

Внести необходимое оборудование можно на вкладке бокового меню Объекты|Оборудование по кнопке Создать объект.

Подробная инструкция по заполнению всех реквизитов оборудования находится в статье Ввод обслуживаемого оборудования. Необязательно вводить все объекты вручную. Для оперативности ввода данных можно использовать функцию импорта.

Создание Сотрудников и Заказчиков

В системе HubEx существует два типа пользователей: Сотрудники и Заказчики.

Сотрудники – пользователи, которые могут создавать и выполнять Заявки. Сотрудники являются лицензируемыми пользователями системы. Для Сотрудников доступно web- и мобильное приложение инженера. Сотрудником может являться диспетчер вашей организации, который создает заявки в web-приложении, руководитель вашей организации, сервисный специалист (исполнитель), который работает по Заявкам.

Заказчик - пользователь, который может создавать Заявки в мобильном приложении заказчика. Заказчик привязывается к компании-заказчику.

Подробнее читайте в статьях: Создание заказчика и Создание пользователя вашей системы.

Создание Заявок

В системе HubEx предусмотрено два способа подачи Заявки: вручную и в полуавтоматическом режиме. Рассмотрим подробнее:

  1. Вручную Заявку можно создать с помощью web- или мобильного приложения. Web-приложение для подачи Заявки используется администратором (или диспетчером), мобильное приложение – заказчиком и сервисным инженером.

    Создать новую Заявку можно на вкладке Заявки бокового меню по кнопке Создать заявку. На форме Заявки обязательно указываются: объект, по которому будет создана заявка, адрес, описание и др.

    Для подачи Заявки через мобильное приложение необходимо нажать на кнопку в правом нижнем углу. Подробнее читайте в статье Создание заявки.

  2. Полуавтоматический режим подразумевает сканирования QR-кода оборудования через мобильное приложение инженера или заказчика. Подробнее читайте в статье: QR-код в HubEx: основные понятия.

Также Заявки можно загрузить в систему с помощью импорта: вы подготавливаете специальный шаблон в формате Excel и с его помощью можете загрузить до 1000 Заявок за раз. Подробнее читайте в статье: Импорт.