Руководство пользователя HubEx

Краткие инcтрукции по работе, основные понятия и первые шаги по освоению платформы.

Согласование заявок: линейное и параллельное согласование

В этом разделе вы узнаете:

Согласование заявок - это способ контролировать выполнение процессов. Согласование может быть внутренним и внешним. Ко внешнему согласованию относится, например, подтверждение заказчиком выполненных работ по Заявке. Ко внутреннему согласованию можно отнести контроль над внутренними раходами ресурсов (финансовых, трудовых, материальных и т.д.).

Ежедневные расходы организаций могут исчисляться сотнями тысяч и даже миллионами рублей. Выполняя ремонтные работы, предприятия нуждаются в постоянном пополнении материальных запасов. Конечно, такие заявки могут обходиться и без согласования. Но пропуская процедуру контроля, мы получаем нецелевое использование денежных средств, излишки запасов на складах, ошибки исполнения задач и т.д.

В системе HubEx реализован удобный функционал согласования - вы можете настроить параллельное согласование несколькими лицами, можете использовать последовательное согласования, а также передавать информацию о согласованных заявках в 1С системы (с помощью интеграции).

Внедрив процесс согласования внутренних Заявок, вы получите:

Как работает согласование в HubEx?
  1. вы создаете внутреннюю Заявку (на расходование денежных средств, на оплату счета, закупку ТМЦ и т.д.) и переводите ее на стадию Согласование заявки;
  2. ответственный за согласование (это может быть руководитель, начальник подразделения, ответственный за направление бизнеса и т.д.) получает уведомление о необходимости согласовать Заявку и принимает решение о подтверждении или возврате Заявки инициатору;
  3. далее он либо согласует, либо отклоняет заявку;
  4. инициатор заявки получает уведомление о согласованнии, либо возврате на него Заявки.

В рамках этой процедуры может быть организовано параллельное согласование, когда два или более ответственных лиц со своей стороны смогут проверить Заявку и обозначить свое решение относительно нее.

Что необходимо сделать в HubEx для настройки такой процедуры? Чтобы организовать согласование необходимо провести ряд настроек в консоли администратора:

  1. для Заявок разного типа (для оплаты, закупки и т.д.) могут быть определены разные этапы прохождения (бизнес-процессы). Под каждый процесс вы можете создавать свой Тип заявки. Если все внутренние Заявки проходят одинаковые этапы, то достаточно будет одного Типа заявки, который будет определять их жизненный цикл;
  2. создать необходимые Стадии заявки для согласования;
  3. настроить жизненный цикл;
  4. настроить получение уведомлений.

В рамках данной статьи будут рассмотрены настройки для двух видов согласования: линейное (простое) с одним согласующим и парарллельное с двумя согласующими лицами.

1. Линейное согласование

Возьмем один из самых популярных бизнес-процессов - закупку ТМЦ. Сотрудники подразделения создают Заявки на закупку ТМЦ, но перед непосредственной закупкой эти Заявки должны быть одобрены ответственным по закупкам (это может быть руководитель организации, начальник отдела закупок и другое ответственное лицо). Процесс, включающий в себя согласование, представлен на схеме ниже. Такую схему можно взять за основу для любых процессов, включающих согласование, а также для дальнейших настроек HubEx.

Отрисовка такой схемы является подготовительным этапом перед настройкой процедуры согласования - из нее мы четко видим процесс, можем выделить Стадии заявки, понять настройку жизненного цикла и увидеть, на каких Стадиях заявок и кому должны приходить уведомления.

Теперь пройдемся по консоли администратора и настроим согласование в HubEx.

1.1. Тип заявки для линейного согласования

Мы будем использовать отдельный Тип заявки для настройки конкретного процесса - закупки ТМЦ.

Новый тип можно создать в меню консоли администратора Настройки заявки - Типы заявок. Назовем его Закупка ТМЦ. Подробнее читайте в стате: Типы заявок.

Обратите внимание! Если вы используете Участки, их необходимо указывать при создании Типа заявки. Подробнее читайте в статях: Настройка участков, Типы заявок.

1.2. Стадии заявки и настройка жизненного цикла для линейного согласования

В рамках данного примера считается, что стадии Новая, Выполнена и Закрыта уже были созданы.

Для настройки согласования вам потребуется создать три новые стадии (если они не были созданы ранее) в меню консоли администратора Настройки заявки - Стадии заявки. Задайте стадиям различные цвета:

Для настройки переходов по стадиям необходимо настроить жизненный цикл заявки.

Сделать это можно в меню Настройки заявки - Жизненный цикл заявки:

Вы можете настроить дальнейшие переходы со стадий Согласована на Выполнена и далее - Закрыта, со стадии Не согласована, например, на стадию Закрыта или Согласование заявки - для повторного согласования, после внесения изменений.

1.3. Настройка оповещений для линейного согласования

Для простой схемы согласования можно настроить уведомления на трех стадиях:

Сначала настроим оповещение для ответственного за согласование о том, что Заявку необходимо согласовать. Уведомление может прийти по электронной почте или в виде push-уведомления на телефон.

Перейдите в меню консоли Настройка оповещений - Правила выбора получателя. Создайте новое правило с названием Уведомление о согласовании для ответственного по закупкам. В поле Роль, которая получит уведомление выберите Ответственный по закупкам и сохраните правило.

Далее перейдите в меню Настройки оповещений - Триггеры уведомлений. Здесь настраивается условия получения уведомления и шаблон сообщения:

Письмо по этому триггеру уведомление придет на почтовый адрес пользователя, чья Роль была указана в правиле выбора.

После согласования или отклонения согласования инициатор Заявки должен получить уведомление о принятом решении. Для этого необходимо создать новое Правило выбора получателя и два новых Триггера уведомлений (для стадий Согласована и Не согласована).

Обратите внимание! ФИО пользователя, инициирующего подачу Заявки, отображается в Заявке, в блоке Детальная информация - поле Иниициатор заявки. Доступ к полю может быть скрыт с помощью настройки доступа к полям в меню консоли администрирования Настройки заявки - Поля на форме заявки. Подробнее читайте в статье: Поля на форме заявки: настройка доступа к полям заявки

Для правила выбора установите название, например, Уведомление об итогах согласования для инициатора. В поле Получатели уведомления укажите параметр Обратившийся пользователь - т.е. инициатор подачи Заявки.

Также создаем новые Триггеры уведомлений. Для стадий Согласована и Не согласована нужно создать разные триггеры с разным текстом о результатах согласования и указать соответствующие стадии в настройках.

Далее в примере вы наглядно увидите, как выглядит письмо с одним из результатов согласования.

1.4. Процесс линейного согласования в web-приложении

Инициатор создает Заявку с типом Закупка ТМЦ.

Переведите Заявку на стадию Согласование заявки или дождитесь автоматического перехода (который был настроен в рамках жизненного цикла для стадии Согласование заявки).

Ответственный за согласование (с ролью Ответственный по закупкам) при этом получит сообщение на электронную почту в формате, который мы указали в настроках триггера уведомлений.

Ответственный за согласование под своей учетной записью открывает Заявку и переводит ее либо на стадию Согласована, либо Не согласована.

По результатам согласования инициатор Заявки получит сообщение на почту.

2. Параллельное согласование

В параллельном согласовании участвуют несколько согласующих лиц. Для примера рассмотрим вариант с двумя согласующими для процесса закупки ТМЦ. Сотрудники подразделения создают Заявки на закупку ТМЦ, но перед непосредственной закупкой эти Заявки должны быть одобрены ответственным по закупкам (это может быть руководитель организации, начальник отдела закупок и другое ответственное лицо) и начальником подразделения (начальником цеха, руководителем организации). Процесс, включающий в себя параллельное согласование, представлен на схеме ниже. Данная схема отрисована с учетом настроек в HubEx.

Обратите внимание на стадии со звездочкой: Согласована начальником подразделения и Согласована начальником подразделения* - одинаковые по смыслу, но в HubEx необходимо создать именно две разных стадии. Обе стадии предназначены для одного согласующего лица, но на разных ветках процесса для этих стадий должны быть настроены разные уведомления. Также в зависимости от местонахождения стадии в процессе, они имеют разные точки выхода - продолжение процедуры согласования или ее завершение.

Тоже самое касается и стадий Согласована ответственным по закупкам и Согласована ответственным по закупкам*.

Схема процесс согласования является подготовительным этапом перед настройкой процедуры параллельного согласования - из нее мы четко видим процесс, можем выделить Стадии заявки, понять настройку жизненного цикла и увидеть, на каких Стадиях и кому должны приходить уведомления.

Теперь пройдемся по консоли администратора и настроим паралелльное согласование в HubEx.

2.1. Тип заявки для параллельного согласования

В примере мы будем использовать тот же Тип заявки, который использовался для примера линейного согласования - Закупка ТМЦ.

Но настройка Жизненного цикла будет отличаться. Для одного Типа заявки может быть настроен только один Жизненный цикл.

Подробнее читайте в стате: Типы заявок.

Обратите внимание! Если вы используете Участки, их необходимо указывать в карточке Типа заявки. Подробнее читайте в статях: Настройка участков, Типы заявок.

2.2. Стадии заявки и настройка жизненного цикла для параллельного согласования

В рамках данного примера считаем, что стадии Новая, Выполнена и Закрыта уже были созданы.

Для настройки параллельного согласования вам потребуется создать шесть новых стадий (если они не были созданы ранее) в меню консоли администратора Настройки заявки - Стадии заявки. Задайте стадиям различные цвета:

Для настройки переходов по стадиям необходимо настроить жизненный цикл заявки.

Сделать это можно в меню Настройки заявки - Жизненный цикл заявки:

Вы можете настроить дальнейшие переходы со стадий Согласована начальником подразделения* и Согласована ответственным по закупкам* на Выполнена и далее - Закрыта, со стадии Не согласована, например, на стадию Закрыта или На согласовании - для повторного согласования, после внесения изменений.

2.3. Настройка оповещений для параллельного согласования

Для простой схемы согласования можно настроить уведомления на пяти стадиях:

Сначала настроим оповещение для двух ответственных о том, что Заявку необходимо согласовать. Уведомление может прийти по электронной почте или в виде push-уведомления на телефон.

Перейдите в меню консоли Настройка оповещений - Правила выбора получателя. Создайте два новых правила с названием Уведомление о согласовании для ответственного по закупкам и Уведомление о согласовании для начальника подразделения. В поле Роль, которая получит уведомление выберите Ответственный по закупкам, а во втором правиле - Начальник подразделения сохраните правило.

Далее перейдите в меню Настройки оповещений - Триггеры уведомлений. Здесь настраивается условия получения уведомления и шаблон сообщения:

Письмо по этому триггеру уведомление придет на почтовые адреса пользователей, чьи Роли былы указаны в правилах выбора.

Далее настроим уведомление для Ответственного по закупкам и Начальника подразделения. Один из них должен всегда получать уведомление о том, что второй согласующий Заявку принял.

Мы будем использовать уже созданные ранее правила выбора - Уведомление о согласовании для ответственного по закупкам, Уведомление о согласовании для начальника подразделения. Создадим для них два новых триггера уведомления, т.к. текст сообщений для каждого из ответственных будет разный.

В меню Настройки оповещений - Триггеры уведомлений создаем новый триггер. Здесь настраивается условия получения уведомления и шаблон сообщения:

Письмо по этому триггеру уведомление придет на почтовый адреса Ответственного по закупкам.

Аналогичным образом создается и настраивается триггер для начальника подразделения: в настройках укажите стадию - Согласована ответственным по закупкам и в тексте сообщения замените строку "была согласована начальником подразделения" на "была согласована ответственным по закупкам". В тексте сообщения вы можете указывать ФИО пользователей для более формализованного обращения.

После согласования обоими согласующими или отклонения согласования инициатор Заявки должен получить уведомление о принятом решении. Для этого необходимо созать новое Правило выбора получателя и два новых Триггера уведомлений (для стадий Согласована ответственным по закупкам*, Согласована начальником подразделения* - один и Не согласована - второй).

Обратите внимание! ФИО пользователя, инициирующего подачу Заявки, отображается в Заявке, в блоке Детальная информация - поле Иниициатор заявки. Доступ к полю может быть скрыт с помощью настройки доступа к полям в меню консоли администрирования Настройки заявки - Поля на форме заявки. Подробнее читайте в статье: Поля на форме заявки: настройка доступа к полям заявки.

Для правила выбора установите название, например, Уведомление об итогах согласования для инициатора. В поле Получатели уведомления укажите параметр Обратившийся пользователь - т.е. инициатор подачи Заявки.

Также создаем новые Триггеры уведомлений. Для стадий Согласована ответственным по закупкам* и Согласована начальником подразделения* будет один триггер и для стадии Не согласована - другой. В этих триггерах необходимо указать разный текст об итогах согласования и указать соответствующие стадии в настройках.

Письмо по этим триггерам уведомлениий придет на почтовый адрес Ответственного по закупкам. Например, об удачном согласовании письмо будет выглядеть следуюим образом.

Далее рассмотрим поэтапно процесс согласования я web-приложении.

2.4. Процесс параллельного согласования в web-приложении

Инициатор создает Заявку с типом Закупка ТМЦ и переводит ее на стадию Согласование заявки или дожидается автоматического перехода (который был настроен в рамках жизненного цикла для стадии Согласование заявки).

Оба ответственных за согласование (Ответственный по закупкам и Начальник подразделения) получают сообщение на электронную почту в формате, который мы указали в настроках триггера уведомлений.

Далее один из ответственных открывает Заявку (например, первым будет Начальник подразделения) и переводит ее либо на стадию Согласована начальником подразделения, либо Не согласована.

В случае, когда первый ответственный согласовал Заявку, второму (например, вторым будет Ответственный по закупкам) приходит уведомление, о том, что первый ответственный уже согласовал Заявку и требуется решение второго.

Второй ответственный также открывает Заявку и переводит ее либо на стадию Согласована ответственным по закупкам* (со звездочкой), либо Не согласована.

По результатам согласования инициатор Заявки получит сообщение на почту.


Следующие шаги: